Kako uporabljati SharePoint

Preučili smo, kaj je SharePoint, zdaj pa si oglejte nekaj pogostih uporab. SharePoint je platforma za sodelovanje z drugimi člani skupine. To so pogosto skupine podjetij, vendar jih ni treba. Nekatere aplikacije, ki niso povezane z delom podjetja SharePoint, vključujejo:

• Športne ekipe lahko koledar uporabljajo za objavljanje razporeda iger in knjižnico dokumentov, ki naj imajo igralne video posnetke.
• Knjižni klubi bi lahko objavljali povezave do knjige prihodnjega tedna, medtem ko bi pisne skupine lahko sprejemale kritike in pripombe.
• Skupine prostovoljcev, ki načrtujejo obnovitveni projekt, lahko ustvarijo načrt z nalogami in časovnico.
• Soseska, ki izvaja prodajo na dvorišču, lahko objavlja obvestila o novih udeležencih, ali pa seznam predmetov in cen v skupni datoteki Excel v knjižnici dokumentov.

Seveda je zgornja možnost možna z drugimi aplikacijami in storitvami, vendar jih SharePoint vse skupaj združuje na enem mestu s spletnim vmesnikom, ki se lahko uporablja v operacijskih sistemih Windows, MacOS in Linux; Na voljo so tudi aplikacije za Android in iOS. Poleg tega lahko aplikacije Microsoft Office lahko zgrabijo datoteke neposredno iz SharePointa, s čimer prenesete prenos in naložite hitrost.

V naslednjih razdelkih bomo ustvarili nov prostor SharePoint in nato opravili korake za nekaj skupnih funkcij: skupne rabe datotek, ustvarjanje preprostih spletnih strani in dodajanje funkcionalnih pripomočkov na te strani.

Kako ustvariti spletno mesto SharePoint

Preden boste lahko ustvarili svojo spletno mesto, boste potrebovali nekaj stvari:

• Najprej boste potrebovali dostop do računa za Office 365, vendar ne samo za kateri koli račun. Mora biti poslovni račun, saj SharePoint ni vključen v potrošniške račune.
• Prav tako morate biti skrbnik, da sami ustvarite spletno mesto. Če niste, lahko vedno prosim svoje prijazno skrbništvo sosedov, da ga ustvarite za vas.

Ustvarjanje mesta SharePoint je enostavno opraviti naslednje:

1. Prijavite se v Office 365 kot skrbnik, nato pa izberite Točka za deljenje v meniju aplikacij v zgornjem levem kotu.

   

2. V meniju strani izberite + Ustvari spletno mesto gumb.

3. Izberite Team Site v pogovornem oknu, ki sledi. (Komunikacijska spletna mesta so večinoma le za objavo obvestil in druge vsebine.)

4. Izberite začetni načrt za vaše spletno mesto. To se bo zapolnil z nekaterimi starter vsebinami - ne skrbite, jih lahko vedno prilagodite kasneje.

5. Navedite podrobnosti vaše spletne strani, vključno z njegovim imenom in opisom.

6. Izberite Dokončaj za dokončanje nastavitve. SharePoint bo delal v ozadju, da bi ustvaril spletno mesto, vendar si boste lahko ogledali njen napredek.

   

Zdaj, ko imate nastavljeno presledek, boste imeli nekaj funkcij, ki so na voljo neposredno iz polja (prikazano zgoraj), vključno z:

• Pogovori: Zasebne oglasne table za svojo skupino.
• Dokumenti: Tukaj lahko delite datoteke. Ti bodo imeli koristi od funkcij različice in prijave / odjave, ki smo jih opisali med uvajanjem SharePointa.
• OneNote Notebook: Vaši sorodniki lahko sodelujejo s tem OneNote prenosnikom z ustvarjanjem in dodajanjem na strani.
• Strani strani: Dovolite, da ustvarite spletne strani po meri za svojo ekipo.

Skupna raba datotek z uporabo knjižnice dokumentov je še vedno zelo pogosta uporaba za SharePoint Sites. Oglejmo si, kako to storiti.

Kako uporabljati knjižnice dokumentov SharePoint

Dokumentacijske knjižnice vsebujejo mape in datoteke in delujejo, kot bi pričakovali. Če želite uporabljati knjižnico dokumentov:

1. Izberite Dokumenti povezavo v levi navigaciji.

2. Izberite + Novo gumb za dodajanje novih predmetov, kot so mape ali datoteke Microsoft Office. Lahko pa povlečete in spustite druge datoteke v trenutno mapo knjižnice; ne potrebujejo Officeovih datotek.

   

3. Izberite datoteko sistema Office, da jo odprete v ustrezni spletni aplikaciji. Če izberete ne-uradno datoteko, boste naredili eno od treh stvari:

   • Odprite ga za predogled, če je spletno prijazna oblika, kot je slika ali PDF;
   • Odprite v ustrezni aplikaciji, če uporabljate Windows (ki ve, kako govoriti s SharePointom);
   • Prenesite ga na svoj računalnik, kjer ga lahko odprete z ustreznim programom.

4. Čeprav sodobne spletne aplikacije hkrati omogočajo urejanje datoteke s kolegom, imate še vedno možnost, da "preverite" datoteko. Izberite datoteke, tako da izberete v levem stolpcu kljukice, nato pa v meniju prelete v desno. The Preveri možnost preprečuje, da bi kdor med shranjevanjem nove datoteke shranil novo različico datoteke; drugi uporabniki še vedno lahko prenesete kopijo in delate na njej, vendar ne morejo ustvariti nove različice, dokler jo ne shranite in znova »preverite«.

   

Kako ustvariti spletne strani SharePoint

Strani spletnega mesta SharePoint vam omogočajo, da ustvarite spletne strani z besedilnimi in grafičnimi podatki. Glavna razlika je, da bodo lahko le člani vaše spletne strani videli, ko bodo prijavljeni, zaradi česar je to malo zasebnega intraneta. Če želite ustvariti nove strani v svojem spletnem mestu SharePoint:

1. Izberite Strani iz leve navigacije.

2. V zgornjem meniju izberite + Novo, nato izberite med vrstami strani:

   • Wiki strani so samoumevne.
   • Strani strani so prazne strani, ki jih lahko ustvarite iz naslova.
   • Strani spletnih strani zagotovite nekaj vnaprej določenih postavitev, ki vam omogočajo, da se spustite v vse vrste pripomočkov, v stilu nadzorne plošče.

   

3. Ko jo ustvarite, se bo odprla stran za začetek urejanja. Začnete lahko z imenom. Dodatna vsebina je v obliki spletnih strani, ki jih bomo dobili spodaj.

   

4. Izberite Objavi da bodo vaše spremembe na voljo kolegom.

5. Vaše strani so na voljo znotraj Strani seznam v levi navigaciji.

6. Lahko si ogledate obstoječe strani in nato izberite Uredi gumb v meniju.

   

Kako dodati spletne dele v SharePoint strani

Ena od odličnih funkcij SharePointa je spletni del, ki ga lahko vstavite v svoje strani. Tudi če želite dodati navaden tekst in grafike, morate dejansko najprej dodati spletni del, da ga zadržite; ti pripomočki lahko vključujejo stvari, kot so novice, imenik članov skupine ali sezname nedavne dejavnosti na spletnem mestu. Če ste v zgornjih korakih ustvarili stran, ji dodajte spletni del tako, da naredite naslednje:

1. Izberite stran, nato pa jo vstavite v Uredi kot je opisano zgoraj.

2. Spletne dele lahko dodate na strani na lokacijah, kjer Plus (+) se prikaže znak. Izberite ta gumb, ko se prikaže in v pojavnem meniju bo prikazan seznam razpoložljivih spletnih delov. Lahko pregledate celoten seznam ali iščete po ključnih besedah.

   

3. Ko izberete spletni del, bo to vstavljeno v stran za vas.

4. V tem trenutku boste morali konfigurirati spletni del. Za podobno kot Galerija slik, ki je prikazana spodaj, izberite Dodaj slike gumb, da izberete slike, ki jih želite prikazati.

   

5. Izberite Objavi da bodo vaše spremembe na voljo kolegom.

Medtem ko je domača stran samodejno ustvarjena za vas, je to še vedno stran kot katera koli druga in jo lahko napolnite s spletnimi deli v vsebino vašega srca.

Namestitev in uporaba aplikacije Tasks

Stvari postanejo zanimive, ko dodate Aplikacije na svojo spletno stran. Ti presegajo funkcionalnost spletnih delov in vsebujejo stvari, kot so spletni dnevniki ali seznam po meri, ki je kot majhna baza podatkov. Pregledali bomo aplikacijo »Opravila«, ki vam omogoča, da nastavite to-dos za svoje člane skupine, jih dodelite in sledite njihovemu zaključku. Če želite dodati naloge na spletno mesto SharePoint:

1. Na domači strani spletnega mesta izberite + Novo gumb, nato izberite App.

2. Na tej strani se prikaže stran z izbiro aplikacij, ki so na voljo. Izberite tistega, ki ga želite.

   

3. Zdaj bo prikazan v Vsebina spletnega mesta zaslon, ki si ga lahko ogledate tako, da ga izberete v levi navigaciji. Morda boste morali narediti konfiguracijo, kot so nekateri spletni deli, vendar z možnostmi Opravila, je vse pripravljeno, da začnete z delegiranjem.

   

SharePoint ima veliko več funkcij kot tukaj. Toda z uporabo le teh lahko ustvarite zelo funkcionalna in sodelovalna spletna mesta za prijatelje in sodelavce.