Kolikokrat ste se pogovarjali o tem?
Očitno gre za izjemno frustrirajoče razmere. Kako naj bi sami prečesali več deset e-poštnih sporočil, ki ste jih prejeli v preteklih nekaj urah, da bi našli tisto ključno sporočilo, ki je imelo nalogo, ki je zaradi prontoa? In če na pametni način uporabljate e-pošto - samo nekajkrat na dan preverite mapo »Prejeto« - sporočila morda še niste videli!
Običajna dilema je, da se je verjetno kdo ali kakšen od delovne sile srečal v nekem trenutku (če ne redno). Poraja se tudi pri pomembnem vprašanju: Kakšna oblika je komunikacija primerna za sprotne zahteve v primerjavi z nalogami, ki jih je treba šele opraviti v prihodnjih dneh?
Če želite rešiti to vprašanje etiketa v pisarniški komunikaciji, ima programer Cyrus Stoller, sistem, ki bi ga morali upoštevati pri svojih sodelavcih. Razčlenitev je precej preprosta:
- Če morate nekaj storiti v 30 minutah, pokličite osebo.
- Če morate nekaj narediti v roku dveh ur, osebo pošljite SMS .
- Če potrebujete nekaj, kar ste storili v delovnem dnevu, sporočite osebo.
- Če morate nekaj narediti v naslednjih dneh, osebo pošljite po e-pošti .
Čeprav se dejanska razčlenitev lahko razlikuje glede na to, kako deluje vaša pisarna (na primer v majhni pisarni, je morda smiselno, da se ustavite pred pisarno nekoga, ne pa da pokličete), ključnega pomena je tisto, kar dobi Stoller: E-pošta ne sme biti privzeta sredstva za sporazumevanje za spoznavanje vsega, kar je treba vedeti ali obravnavati v realnem času.
Seveda je ta sistem dokaj enostaven za implementacijo, ko delate s tesnimi sodelavci in strankami, toda kako lahko druge ljudi v pisarni igrate skupaj? Tukaj je nekaj stvari, ki jih je treba poskusiti:
- Nastavite e-poštni odzivnik, ki bo ljudem povedal, kako lahko stopijo v stik z vami, če je treba zadevo obravnavati v naslednjih uri ali dveh.
- Če naletite na e-poštna sporočila, ki zahtevajo ukrepanje v realnem času, vljudno opomnite sodelavce, da bi radi, da bi bilo to sporočilo posredovano prek telefonskega klica ali besedila, saj morda ne boste pravočasno prišli do njihovega e-poštnega sporočila, če bo prišlo do drugega nujnega primera.
- Če ste v kakšni vodstveni vlogi, postavite standarde po pisarni. Naj se vaši zaposleni odkrito pogovarjajo o tem, kako bi radi, da drugi komunicirajo z njimi, če je treba kaj storiti, namesto da bi vsi domnevali, da je e-pošta v redu.
Na koncu opomnite vse, da tak sistem resnično prinaša koristi. Nihče ni priklenjen na mapo »Prejeto« in nujna naloga ne bo nikoli več razveljavljena.
