Medtem ko sem vodil raziskovalno potovanje na Baliju, sem srkal čaj in gledal sončni vzhod, ko se je mirno jutro prekinilo: moj kolega je stekel do mene in rekel: "Imamo resno težavo." Trije člani moje ekipe niso mogli najti svojega potni listi in tudi gotovina so manjkali. Po hitrem pregledu prostorov sem opazil, da so bile zaklenjene ključavnice in nekdo je vdrl v sobo, medtem ko so hitro zaspali.
Po hitrem potovanju v konzulat in selitvi v bolj varen hotel se je zdelo, da je vse v redu, toda občutek kršitve je ostal med moštvom in trajalo je nekaj dni, da smo se spet osredotočili na delo.
Navadno izpostavimo neverjetne trenutke, ko potujemo, včasih pa pozabimo razmisliti, kako težki trenutki oblikujejo tudi našo izkušnjo. Če sprejemate ekipo v tujini, morate vedeti, kako obvladati nepredvidljive in sprejeti odločne odločitve, kadar je to potrebno. In ne gre samo za to, da bi imeli pravo potno zavarovanje ali poznali prave ljudi. Znanje za obvladovanje težkih razmer lahko pomeni razliko med majhnim kolcanjem in krizo v celoti.
Na svojih potovanjih sem se ukvarjal z vsem, od nevarno zbolevanja do obtiča v državi zaradi političnih protestov do orožja članov ekipe. A samo zato, ker so se te stvari zgodile, to še ne pomeni, da sem nehal potovati ali se jih celo bojim. Namesto tega sem postal močnejši pri krmarjenju po situacijah, ko se zgodijo, in pomagal ekipam, da ostanejo skupaj, ko premagujejo večje težave.
Torej, kaj storite, ko gre kaj narobe in ste daleč stran od doma? Tu so ključne stvari, ki si jih morate zapomniti, ko se zgodi nepredvidljivo.
Imejte načrt
Vedno spakiram dve torbi: en kovček z vsemi svojimi oblačili in dodatki za potovanje ter torba "bodi jutri torba", od katere bi še vedno lahko preživela teden dni srečanj in dogodivščin. Ta torba me je rešila skozi izgubljeno prtljago, zamude in v kriznih situacijah, ko moram biti hitro na poti.
Enak pristop bi moral veljati za vaše načrtovanje potovanja: Pred potovanjem se lotite načrta ukrepov za več različnih scenarijev. Upoštevati je treba nekaj velikih: če izgubite dokumente, če se v državi zataknete, če član ekipe zboli, če vas oropajo ali so pod kakšno grožnjo in če pride do nesreče ali katastrofe. Sliši se nekoliko zastrašujoče, vendar vam lahko vnaprejšnje izvajanje teh scenarijev pomaga učinkovito in hitro.
Še posebej, preverite, ali imate 2-3 barvne kopije potnih listov vsakega in jih izmenjajte z različnimi člani vaše ekipe, da bo vsaj ena oseba prejela kopijo, če bo šlo narobe. Vedno bi morali dobiti potovalno in zdravstveno zavarovanje (kakovostni razponi, za poslovno potovanje pa priporočam vrhunske možnosti, vključno z medicinskim zavarovanjem evakuacije). Imeti kopije originalnih zavarovalnih kartic, pa tudi potnih kartic.
Prav tako je treba vnaprej vedeti, kam iti v izrednih razmerah. Če izgubite svoje dokumente, boste na primer morali priti do najbližjega veleposlaništva in konzulata, da jih zamenjate, zato natančno veste, kje so.
V primeru bolezni ali nesreče vedite, v katere bolnišnice je najvarneje in najbolj ugledno iti. Pogosto vam lahko pri tem pomagajo vaša potovalna zavarovanja (in resno skrb boste deležni na mnogih koncih sveta - poglejte Forbesov seznam najboljših bolnišnic na svetu. Morda vas bodo presenetili!).
Svetujem tudi, da nosite denarnico z lutko z majhno količino lokalnega gotovine (morda 20 dolarjev in nekaj kreditnih kartic s potekom veljavnosti), v primeru kraje ali ropa. Ljudje bodo verjetno najprej zgrabili vse, do česar lahko dostopajo, zato hranite svojo pravo denarnico na varnem mestu, denarnico z lutkami pa zlahka dostopno.
Ta majhna dejanja segajo na daleč in načrtovanje vnaprej in vedeti, kaj lahko pričakujete, vam lahko pomagata ostati miren v težkih razmerah.
Bodite mirni, ukrepajte hitro
Medtem ko je vodil skupino v Indiji, se je enodnevni izlet v zgodovinsko palačo v gorah razletel, šesturno potovanje nazaj v mesto pa je bilo treba zaključiti ponoči. (Zamislite si, da se v glavnem vozijo krivine gorskih cest brez uličnih luči in se v večini vožnje vozite v glavnem prometu.) Če bi ostali, bi morali zamuditi srečanje s potencialnimi financerji v mestu in če bi se odpravili na pot ponoči bi bila ogrožena varnost. Ljudje v moji ekipi so se začeli prestrašiti in drug drugega obtoževati, da so predolgo ostali.
Ko stvari ne gredo po načrtih, je enostavno hitro reagirati in začeti kazati s prsti. Poskusite pa zagotoviti, da se vaša ekipa za vsako ceno izogne igranju krivde --- nikoli ne pomaga, ampak skoraj vedno poslabša stvari. In ne glede na situacijo, ne pustite, da vaša čustva zameglijo vašo presojo. Včasih se lahko na novem mestu zdijo več dela kot so.
Takoj ko spoznate potencialno težavo, poslušajte in delajte, da boste razumeli, kaj se je zgodilo, in okoliščine, ki so okoli njega. Ko boste imeli vse podrobnosti in jasno predstavili situacijo, ostanite mirni, posvetujte se s svojo ekipo in začnite sprejemati odločitve. Če vas čaka težka odločitev - na primer, ali naj bo bolan kolega ostal v državi ali se odpravil domov -, ne pozabite, da vam tega ne bo treba sam. Želeli boste govoriti z zdravniki, posameznikom, njegovo družino in vsemi zdravstvenimi ali potovalnimi zavarovalnicami ter si prizadevati za zbiranje čim več informacij.
V našem primeru sem se odločil, da je za ekipo najpomembnejša varnost in delali smo, da smo s finančniki postavili video konferenco in kasneje na potovanju sledili osebni večerji. Vsekakor je bila to prava odločitev - sprejeta je bila mirna in gibčna.
Obrnite se na prave ljudi
"Zdravo mama, na Japonskem so me v karanteni." Te besede je tisto, kar noben starš noče slišati, toda protokol za bolne popotnike me je prisilil, da ostanem v državi trdno štiri dni, dokler se zdravnik ne odjavi, da sem dobro dovolj za potovanje. Medtem ko so moja poročila doma vznemirjala starše, je moj predstavnik potovalnega zavarovanja z družino sporočil, da sem dobro poskrbel in da bo vse v redu.
Ko se kaj zgodi, morate vedeti, koga obvestiti domov - na primer šefa, sodelavce ali družinske člane potovalnih sopotnikov. To so težke odločitve, ki jih je treba sprejeti, in to postane lepo ravnovesje; uporabite svojo diskrecijsko pravico, da obvestite in svetujete ljudem domov. V majhnem snafu, kot je nekdo, ki izgubi mobilni telefon, je verjetno najbolje, da ga zamenjate in počakate, da pridete domov, da ljudi obvestijo. Če pride do nesreče (čeprav majhne), nacionalne krize ali kriminala, pokličite in obvestite ljudi, kaj se je zgodilo (in jim zagotovili, da je položaj pod nadzorom).
Ko peljem študente v tujino, pogosto uporabljamo socialne medije, da bi se obrnili na prijatelje in družino ("Naš avto se je zataknil, a spet smo na cesti!"). Ali v časih, ko so se v državi dogajali dogodki, kot so politični protesti ali naravne nesreče, ki so novice vrnili domov, prijatelje objavljali po e-pošti in Facebooku ali se izkazali za zadostne.
In ne zanašajte se samo na svoj pametni telefon za telefonske številke - pri potovanju s kontaktnimi podatki za vse morate še vedno nositi majhno črno knjigo. Preden se odpravim na katerokoli potovanje, moram vsi sestaviti seznam staršev, zakoncev in pomembnih drugih ter seznam hotelov, policije, veleposlaništva in zavarovalnic.
Prav tako bi morali vedeti, koga kontaktirati na terenu v primeru incidenta. Še posebej, če ste doživeli kaznivo dejanje ali nadlegovanje, je pomembno vedeti, kdaj predložiti poročilo pri lokalnih organih in kdaj ne. Nekaj smernic: Če vas oropajo ali vas kdo poskuša poškodovati, pojdite na policijo. Če imate opravka z vsakodnevnim uličnim nadlegovanjem ali pa ste bili izbrani po nekaj dolarjev, verjetno ni vredno. Vemite tudi, da je policija, zlasti v državah na konfliktnih območjih, lahko neučinkovita in pogosto zaprosi za darilo za svoje delo (beri: podkupnina). Če morate vložiti poročilo, je vedno dobro prositi zaupanja vrednega lokalnega kolega ali prijatelja, naj pride z vami, da se stvari ne bodo izgubile v prevodu.
Ponudite podporo in spodbudo
Nikoli ne bom pozabil potovanja v Burmo, v času zame zelo nerodnega časa (kjer me je v nekaj dneh pretresal neutemeljen električni tok in pretrpel pretres možganov). Moji sodelavci so menili, da to res ni moj teden in so organizirali skupinsko večerjo in si priskrbeli komplet za prvo pomoč ter nekaj malega darila. Kljub temu, da bi to lahko v ZDA tako enostavno dobili, so na teh področjih in njihova podpora pomenili svet. In ob mojih nesrečah smo se zelo nasmejali.
Spodbujajte svoje sodelavce, da gojijo dejavnosti, ki ohranjajo visoko moralo med krizo, pa naj to olajša skupinsko razpravo, večerjo ali praznovanje uspeha, ki ga je dosegla vaša ekipa. Težko je biti tisti, ki se mora v času krize osredotočiti na svojo ekipo, še posebej, če se zaradi nečesa, kar se je zgodilo, počutijo ali razburjeni. Poskrbite, da boste s svojo ekipo namenili čas za pogovor in se pogovorili o strategijah za napredovanje in dokončanje dela, ki ste ga zastavili, medtem ko se bo vse razvrstilo.
Če je to kratkotrajna nujna situacija, poskusite ne prebivati, se prepričajte, da se učite iz tega, nato pa svoje delo zaključite na terenu. Poskušajte ohranjati moralo na visoki ravni, pri čemer bodite udobni, če veste, da ste vsi skupaj v tem.
Preprosto je premisliti, kako se odzvati v izrednih razmerah, vendar morate zaupati črevesju in sprejeti najboljšo odločitev, ki jo trenutno imate. To, da ste pripravljeni na krizo, ne pomeni, da morate živeti v strahu ali vedno misliti, da se lahko zgodi najslabše, ampak samo veste, kaj storiti in kako se odzvati na podlagi okoliščin in kulture, v kateri ste. Prava priprava in vpogled, lahko upravljate kateri koli izziv, ki vam pride na terenu.
