Ura je 16:00 in težko se osredotočite. Torej, se zazreš v računalnik in klikneš in odpreš veliko zavihkov. Toda ko pogledate navzgor, vidite, da je šele 16:03. Nato dobite kozarec vode, ki traja vseh sedem minut. Ne čutite navdiha, da bi se lotili nečesa pomembnega, toda zgodaj se spuščajte - ali sedite za mizo in tržite palce 50 minut - tudi niso možnosti.
Seveda, to se lahko sliši kot težava sanj nekomu, ki je pokopan v gomili dela, če pa je to tvoja resničnost, je vsekakor zanič. Če imate delovno obremenitev manjšo od običajne ali pa ji primanjkuje motivacije, je občutek, da ste ujeti v službi - s časom, ki mine mučno počasi - lahko še posebej močan.
Kako lahko to premagate? Odgovor so mehki projekti. Ne zahtevajo veliko pozornosti, naložb ali truda, vendar vas bodo vseeno popeljali skozi zadnjo uro delovnega dne - in vam pomagali doseči nekaj napredka na seznamu opravil. Bonus: Naredili bodo tudi, da boste videti zasedeni (beri: posvečeni) svojemu šefu.
Ker pa delovni prostor samo preuredite en dan za drugim, je tukaj seznam, kaj lahko storite, da postanete produktivni. Kot bonus smo vsako nalogo povezali z določenim dnevom, da bi maksimizirali, koliko jih boste dobili.
Ponedeljek: Organizirajte svoja e-poštna sporočila
Povprečna oseba porabi več kot tri ure na dan za preverjanje delovne pošte, povezane z delom. Stavim, da je ta številka še višja ob ponedeljkih, ko boste dopoldne ves vikend pustili mirujoče.
Medtem ko imate prav, da ne boste pisali zapletenih sporočil, ko so vaši možgani ocvrti, organiziranje mape s prejetimi sporočili ne zavzame veliko pozornosti in lahko na dolgi rok pomaga zmanjšati izgubljeni čas.
Tukaj je preprostih načinov za začetek:
- Odjavite se iz novic, ki jih nikoli niste prebrali.
- Ustvarite mape (ali oznake) za različne vrste e-poštnih sporočil, na primer tiste iz različnih oddelkov, ali glede na to, iz koga prihajajo ali s katerimi projekti so povezani.
- Izbrišite ali arhivirajte stara sporočila, ki trenutno nabirajo mapo »Prejeto«.
- Označite e-poštna sporočila, na katerih morate še vedno ukrepati.
Torek: Razmislite o svojem naslednjem velikem projektu
Včasih se ljudje izognejo začetku nekaj novega po določenem času, ker vedo, da jih ne bodo mogli dokončati. Če imate štiri urno nalogo, je zadnja stvar, ki jo želite storiti, začeti šele, da svoj vlak misli prebijete na sredino, ko je čas, da se odpravite domov.
V tem primeru predlagam, da začnete razmišljati o tem, kako se boste lotili tega in se organizirali. Kako pogosto ste se lotili tega štiriurnega projekta, da bi ugotovili, da dejansko nimate vsega, kar potrebujete, ali imate vprašanja? Kratek nalet proaktivnih raziskav bi vas lahko opremil z boljšimi informacijami in vam prihranil čas, ko boste bolj motivirani in pripravljeni delati na samem projektu.
To odpravite zgodaj v tednu in bolj verjetno je, da boste te načrte izvajali v naslednjih dneh.
Sreda: Delajte na svojem miselnem vodstvu
Biti boljši strokovnjak ni vse v izvajanju nalog in načrtovanju projektov. Pogosto se splača narediti korak nazaj in delati na svojem znanju, spretnostih in ugledu - in za to ni potrebno veliko truda.
Delajte na tem, da postanete bolj vodilni vodja v svoji panogi, tako da boste dohiteli najnovejšo vsebino v svoji niši. Hitro pospešite vse novosti in se vključite v sodelovanje z drugimi, tako da delite članke o LinkedIn-u in začnete razprave. To je odličen način, da se počutite produktivno v času padca sredi tedna.
Četrtek: Odložite svojo mizo
Obstajajo raziskave, ki nakazujejo, da so kreativni, inteligentni ljudje navadnejši. Vendar pa obstaja tudi študija, ki kaže, da vas nered odvrne in zavira vašo splošno produktivnost - plus, dvomim, da bo zelo navdušil vašega šefa.
Torej je čiščenje mize odlična naloga za dan, ko odštevate minute do petka in ne želite narediti veliko več kot poravnati. Tako preprosto je, kot da zavržete nepotrebne papirje, odložite karkoli nujnega, izperete skodelico za kavo in temeljito očistite svojo mizo in tipkovnico.
Petek: Naredite urnik za naslednji teden
Najuspešnejši ljudje ustvarjajo in se držijo urnika. Ne le, da vam bo prihranil čas v prihodnjih dneh, temveč vam bo pomagal spremeniti "meh" popoldne v načrt, da boste lahko produktivno napredovali naprej. To pa lahko izboljša vaše razpoloženje in pozitivno vpliva na vaš zagon.
Torej, načrt sestavite v treh preprostih korakih:
- Sestavite seznam nalog za vse, kar želite opraviti naslednji teden. Vključite vse, kar je trenutno na vašem radarju - velike ali majhne. Razdelite vse večje projekte na manjše in bolj vodljive naloge.
- Razvrstite vse na svoj seznam in dodelite prednostne naloge.
- Ustvarite realističen časovni razpored za izvedbo vsega.
To je popolna petkova naloga, saj tudi če vam je ta teden primanjkovalo osredotočenosti, boste za prihodnji teden dobili glavo.
Ne glede na to, kako optimistični ste ali energični, boste imeli proste dneve - in to je povsem v redu. Če se prisilite, da se lotite zapletene naloge (ob predpostavki, da vam ni rok, da ne ostanete brez izbire), lahko pride do močnega dela in nezadovoljstva, zato zajemite te proste ure in naredite, kar lahko, z njimi.
