Ko raste količina e-poštnih sporočil, ki jih pošiljamo in prejemamo, se pojavlja nova težava: iskanje posebnega sporočila ali določenega podatka - v obsežnem arhivu.
Na srečo lahko z nekaj namernimi pritiski tipk in nekaj naprednega znanja in izkušenj poiščete podatke, ki jih potrebujete, iz e-pošte lažje kot kadar koli prej.
Trik 1: Napišite zdaj, če želite najti pozneje
Ena izmed stvari, ki jo naredim pred pošiljanjem e-pošte, je branje zaradi iskanja. Razmislim o tem, kaj bi iskal, da bi pozneje našel to e-poštno sporočilo in se prepričal, ali so te besede v e-poštnem sporočilu.
V večini primerov ničesar ne spremenim, a vsakič občasno ugotovim, da sem vtipkal »partnerstvo, o katerem smo razpravljali zjutraj« namesto »partnerstva Mashable, o katerem smo govorili zjutraj« ali »Opombe s srečanja Jack "namesto" Opombe ob srečanju z Jackom Smithom iz Amazona ". Pri iskanju te teme v prihodnosti vem, da bom iskal" Mashable "ali" Jack Smith Amazon "in brez teh hitrih popravkov ne bi so našli stvar.
Trik 2: Uporabite nalepke in mape
Če ste uporabnik Gmaila, lahko uporabite nalepke - ali pa vseeno arhivirate vse v en velik ocean e-poštnih sporočil. Ugotavljam, da je najboljši razlog za uporabo nalepk iskanje.
Na primer: Moja soustanoviteljica Kathryn in pišem o mestu Chicago razmeroma pogosto. Nekatera e-poštna sporočila so povezana z našo prodajno širitvijo v mesto, druga pa so popolnoma nepovezana (na primer konferenca, ki se tam dogaja, ali kandidat, ki ima tam sedež). Če bom lahko iskal »Kathryn Chicago« pod oznako »Prodaja«, mi bo pomagalo hitro iskati tisto, kar iščem, kot iskanje vseh mojih e-poštnih sporočil za isto poizvedbo.
Enako velja za mape v drugih e-poštnih odjemalcih, kot je Outlook. Če lahko iščete po bolj omejenem naboru e-poštnih sporočil, boste lažje našli tisto, kar iščete.
Trik 3: Poznajte ukaze za iskanje po e-pošti
Končno poznajte možnosti iskanja. Razlika med iskanjem e-poštnih sporočil, ki vsebujejo »Kathryn« kjer koli v telesu, in e-poštnimi sporočili, ki jih je poslala Kathryn, poslana v Kathryn ali z »Kathryn« v zadevi, je precej pomembna. Za Gmail so to najboljši ukazi iskanja:
-
Za iskanje e-poštnih sporočil do ali od določene osebe: do: XYZ in od: XYZ
Nasvet za profesionalno uporabo: pri obeh ukazih lahko izbirate med e-poštnim naslovom, imenom ali priimkom, na primer s: [email protected], iz: jane, od: smith. Če ima nekdo več e-poštnih naslovov, bo vnos njegovega imena ali priimka prinesel rezultate vseh. -
Za iskanje e-poštnega sporočila s posebnimi besedami v vrstici zadeve: zadeva: XYZ
Nasvet za strokovno pomoč: Če želite poiskati besedno zvezo, jo ne pozabite navesti v narekovajih. Zadeva: NYC potovanja bodo v naslovni vrstici iskala e-poštna sporočila z "NYC" in "potovanje" nekje v telesu - namesto tega potrebujete zadevo: "NYC travel". -
Če želite iskati e-poštno sporočilo s prilogo: has: attachment.
Nasvet za strokovnjake: Poiščete lahko tudi določene vrste datotek z imenom datoteke: doc, ime datoteke: ppt in tako naprej. -
Za iskanje e-pošte z določeno nalepko: label: XYZ
Nasvet: Če v Gmailu kliknete etiketo, bo to že dodalo v iskalno vrstico, tako da jo lahko uporabite kot izhodišče za iskanje. -
Če želite omejiti iskanje na e-poštna sporočila, ki se berejo ali berejo: je: neprebrano ali je: prebrano
Za več si oglejte odlične primere teh iskalnih ukazov Digital Inspiration.
Ali uporabljate kakšne druge trike za ohranjanje iskanja po e-pošti?
