Pred nekaj leti sem stopil na vodstveno mesto, kjer sem bil prvič odgovoren za nadzor šeste skupine. Z mojo MBA v roki in temeljito analizo mojega tipa Myers-Briggs sem mislil, da bi bilo dobro voditi in motivirati ljudi, s katerimi sem delal.
Toda čeprav so se ta orodja izkazala za koristna, me niso popolnoma pripravila na enega najtežjih delov vodje: letne preglede uspešnosti. Izkazalo se je, da jih menedžerji strašijo toliko kot zaposleni! Kljub naši naravni naklonjenosti pa so pregledi neizogiben (in pomemben) del dela in ključni del rasti vaše ekipe. Če torej želite biti vodja superzvezdnikov, je čas, da postanete tako dobri v pregledih, kot si morda lahko.
V tem duhu je, kako začeti.
Osnove
Morda bi vas mikalo, da bi teden dni pred pregledom združili svoje vrhunske povratne informacije za zaposlene, vendar verjetno že veste, da ne bi smeli. Postopek bi morali obravnavati kot celoletno dejavnost in misel vanj vnašati precej pred časom. Načrtovanje vam bo pomagalo posredovati bolj izčrpne povratne informacije in, ko se bo sezona pregledovala, ne bo presenečenj za vas ali vaše zaposlene - in to bi si morali prizadevati.
Začnite z določitvijo najboljšega leta v letu za izvajanje pregledov. Ugotovite, ali ima vaša organizacija najprimernejši časovni razpored ali postopek (večina velikih podjetij) in razmislite, kdaj poteka postopek priprave proračuna ali kdaj imate možnost izročiti bonuse. Če imate prilagodljivost, se želite izogniti delovnim sezonam z veliko količino, saj je postopek priprave in povratnih informacij lahko zahteven in intenziven, poleg tega pa nihče ne želi delati pregledov v naporni sezoni.
Nato ustrezno oblikujte svojo letno časovnico in sporočite časovni razpored zaposlenim. Nič v zvezi s pregledom - od vsebine do časov - ne bi smelo biti presenečenje.
Zdaj, zaradi lažjega, recimo, da bo sezona pregledov konec leta, decembra. Tukaj naj bo videti vaš letni razpored:
Januar (začetek leta)
Postavite cilje in pričakovanja
V začetku leta se sestanite z zaposlenimi, da delite svoje letne cilje in pričakovanja do ekipe. Nato se individualno sestanite z njimi in si postavite lastne cilje uspešnosti. To ne samo da zagotavlja, da so vsi jasno v zvezi s svojimi pričakovanji za leto, ampak tudi daje jasne orise, ki jih morate upoštevati vsakič, ko razpravljate o uspešnosti v naslednjih mesecih.
Najboljši način za določitev ciljev je uporaba okvira SMART ( S pecific, M easurable, A chievable, R esults oriated, T ime-linked ) frame. (Potrebujete temeljni premaz? Tukaj se seznanite z osnovami.) In ne pozabite, da čeprav morajo biti cilji specifični za vlogo vsake osebe, morajo biti tudi jasno usklajeni z organizacijskimi cilji, da lahko zaposleni vidijo, kako njihova uspešnost vpliva na celoten tim.
Po sestankih vnesite cilje podjetja in cilje vsakega zaposlenega ter jih vstavite v e-pošto. Vaši zaposleni bodo cenili, če vedo, da delajo iz iste kopije kot vi, in imeli bodo jasen načrt, ki mu bodo sledili vse leto.
Marec, junij in september (vsake 3 mesece ali mesečno)
Organizirajte sestanke na dotik
Vodstveni delavci pogosto presojajo, da med pregledovanjem povzemajo in komentirajo uspešnost ljudi, resnica pa je, da nič, kar pokrijete na tem letnem srečanju, ne bi smelo biti novih informacij. Namesto tega bi morali spremljati cilje zaposlenih in jim skozi vse leto posredovati povratne informacije. Ne glede na to, ali želite imeti mesečne ali četrtletne prijave, vnaprej določite ta sestanka v začetku leta, da jih ne boste potisnili na zadnji gorilnik.
Pred vsakim sestankom pripravite kratek dnevni red. Pregledati morate letne cilje zaposlenega, razpravljati o pričakovanjih, ki ste jih navedli, in obravnavati vsa vprašanja ali dodatne naloge, ki jih imate. Če je treba pregledati četrtletne meritve ali dolgoročne posodobitve projektov, je zdaj čas, da to storite.
Prav tako boste želeli porabiti nekaj časa za dajanje neuradnih povratnih informacij o njegovi uspešnosti, vključno s pohvalo, kadar je to potrebno, in reševanje morebitnih trenutnih ali morebitnih težav. (Da, to je težaven del.) Ena stvar, ki se mi zdi koristna, je, da oblikujem komentarje v zvezi z vedenjem, ki bi ga moral nekdo začeti , ustaviti ali nadaljevati : Morda bi radi, da zaposleni začne, da vas začne pošiljati po e-pošti drugi vodje, nehajte si delati dolge odmore za kosilo ali se še naprej vrteti v projektih pred rokom. Tudi s tem se pogovorite in prosite vsakega zaposlenega, naj deli svoje misli in vprašanja.
Po vsakem od teh sestankov si zabeležite, kaj ste razpravljali. Zaupaj mi - ko se bo konec leta razvesel, boste veseli, da boste imeli te opombe, ki vam bodo pomagale povzeti leto in se spomniti, kaj ste razpravljali z ljudmi v prvih četrtletjih.
Oktober / november (dva meseca pred pregledom)
Vprašajte svoje zaposlene, da se pripravijo
Nekaj mesecev pred dejanskimi pregledi določite termine za uradna srečanja z vsakim članom ekipe. Na tej točki jih tudi vprašajte, naj začnejo sestavljati zbirko svojih letnih rezultatov. Začnite z vsemi uradnimi obrazci, ki jih vaše podjetje želi uporabiti ali ustvariti svoje, tako da vsak zaposleni pripravi povzetek svojih ključnih delovnih nalog, trenutnega dela na projektu in povzetek ciljev in dosežkov.
Prav tako je lahko koristno, da vsak zaposleni opravi pisno samoevalvacijo. To ne samo, da zaposlenim pomaga, da se počutijo kot imajo besedo v procesu, ampak jih izziva, da pošteno pogledajo svoje lastno delovno vedenje, kar je koristno, ko govorimo o njihovi uspešnosti. Najboljše samoevalvacije vključujejo 6-10 odprtih vprašanj, kot so: Na katere dosežke ste letos najbolj ponosni? Kje ste premagali pričakovanja in cilje ekipe ali sebe? Katera so vaša področja rasti in kako se spopadate z njimi? Ali lahko vaš vodja stori, da še naprej podpira vaš napredek in uspeh?
November (šest tednov pred pregledom)
Pripravite se kot vodja
Medtem bi morali porabiti mesece, preden pregledi sestavijo svoje opombe in rezultate za vsakega zaposlenega. Začnite zbirati kvantitativne ukrepe uspešnosti zaposlenih, kot so poročila o prodaji, evidenca klicev in poročila o rokih, pa tudi kakovostne ukrepe, ki bi lahko vključevali povratne informacije strank in kupcev ali vaše osebno opazovanje. Izvlecite tudi zapiske, ki ste jih med letom zasedali na svojih sestankih v bazi dotika.
Eno skupno orodje je 360-stopinjski pregled, ki temelji na samooceni zaposlenega in strokovnih pregledih, pa tudi na nadrejenih in podrejenih povratnih informacijah. Zelo preprosto različico najdete na spletnem mestu HowsMyWork.com ali obsežnejšo različico na spletnem mestu Inc.com. Ne oklevajte, da te predloge prilagodite svojim potrebam.
Med pregledovanjem rezultatov se vprašajte naslednje: Ali ta oseba izpolnjuje svoje cilje, pričakovanja in kazalnike uspešnosti podjetja? Če ne, zakaj - in ali lahko to spremenite? Če je odgovor da - ali obstajajo nagrade, priznanja ali večji projekti, ki jih lahko dodelite, da okrepite svoje zvezdniške izvajalce? Tukaj prihajajo bonusi!
December (1 mesec pred pregledom)
Pripravite svojo dokumentacijo
Ko opravite vse svoje raziskave, je čas, da sestavite samoocenje vsakega zaposlenega, vse zunanje povratne informacije in vse ustrezne podatke - te podatke uporabite za pripravo obrazcev za ocenjevanje, pisnih pisem, ki pojasnjujejo vaše povratne informacije, in pogovorov za vaš obraz - soočena razprava.
Najprej ugotovite obliko ali strukturo, ki jo želite uporabiti. Tu imate nekaj prožnosti, vendar izberite strukturo, ki se bo počutila celovito in bo pomagala vašemu zaposlenemu. Pregled lahko na primer strukturirate glede na cilje, ki ste si jih zastavili, se pogovarjajte po njih ali okoli večjih projektov zaposlenega, in sicer med seboj po projektu in ob pogovorih o ustreznih ciljih.
Nato ne glede na obliko, za katero se odločite, boste želeli določiti tako območja za potrditev in spodbujanje kot tudi vsa področja, ki jih zaskrbljujejo (ali področja, na katerih lahko zaposleni še naprej raste). Za vsako kategorijo izberite 2-3 glavna področja, na katera se boste osredotočili, tako da se bo vaš pogovor počutil vsebinsko, a hkrati osredotočeno. Razvijte govorilne točke, ki jih podpirajo zbrani podatki, nato pa za vsako točko vključite povzetek vaših prihodnjih pričakovanj in akcijskih točk, povezanih s tem ciljem. (Zaposleni - še posebej dobro zaposleni - sovražijo, da bi prišli na pregled, čutijo se, kot da jim nič ni uspelo, ali kot da niso prepričani, kaj storiti naprej. Torej, tudi na področjih, kjer nekdo dela dobro, morate pomisliti o naslednjih korakih in prihodnjih ali »razteznih« ciljih.)
Z vsemi temi viri v roki boste pripravljeni na pomemben pogovor z vsakim članom vaše ekipe.
Konec decembra
Organizirajte sestanek za pregled oseb
Zdaj je čas, da se usedete z zaposlenimi za uradni pregled. To je najbolj zahteven del postopka, vendar je tudi najpomembnejši. Zato spremljajte naslednji del naše serije, kjer se boste naučili, kako opraviti pregled - vključno z vpogledom v obravnavo različnih tipov osebnosti in učinkovito pridobivanje povratnih informacij.
