V svetu e-poštnih sporočil lahko tudi najmanjša sprememba vaše okno sporočilo spremeni v fantastično. Če samo napišete svoje pisanje, je lahko razlika med pomembno povezavo s pritiskom na ikono koša ali dejansko klikom na »Odgovori«.
Kot nekdo, ki vodi povsem navidezno organizacijo z več kot 120 zaposlenimi, sem videl več kot moj pošteni delež osupljivih e-poštnih sporočil - in povsem subparter - in opazil sem, da velikokrat sporočilo strokovnost sporočila (ali pomanjkanje je tisto, zaradi česar se bom odločil, ali naj pošiljatelju pomagam ali ne.
Torej, kakšne so te drobne spremembe, s katerimi lahko vaša e-poštna sporočila postanejo bolj profesionalna (in zato veliko bolj verjetno, da boste dobili, kar želite)? Tu je treba upoštevati devet ključnih stvari.
1. Imejte namensko temo predmeta
Ne glede na to, komu pošiljate e-pošto, nikoli ne puščajte svoje teme prazno ali nejasno (gledam vase, "Vprašanje" ali "Pomembno sporočilo"). Trik je biti čim bolj natančen, hkrati pa obdržati svojo vrstico od štiri do devet besed. Manj je več, vendar je ključnega pomena, da začnete s tem - bralca bo skušal klikniti vaš e-poštni naslov in vam kasneje pomagal, da ga obe najdete v nabiralnikih.
Vaša predmetna vrstica je lahko tudi odlično mesto, s katerim lahko jasno razberete, kateri so naslednji koraki. Poskusite dodati (Potrebujete do torka), če je rok, (Nujno), če ni časovno občutljiv, ali (Brez odgovora), če gre za e-poštno sporočilo FYI, na katerega ne potrebujete odgovora.
2. Napišite svoj e-naslov nazaj
Verjetno veste, da mora imeti vsak e-poštni poziv poziv k dejanju. Ne glede na to, ali vam bo pošiljal sporočilo do določenega časa ali organiziral sestanek, želite bralcu olajšati vednost, kaj mora narediti naprej.
Toda mnogi to držijo v zadnjem stavku sporočila. Za lažjo prebavo e-poštnih sporočil v prvi stavek postavite svoje specifično vprašanje in nato dodajte vse podatke, ki jih potrebujete za varnostno kopijo v naslednjih odstavkih.
3. Dajte kontekst
Ko kličete k dejanju, ne pozabite vključiti neke vrste stavka, ki določa kontekst e-poštnega sporočila ("To je poročilo, o katerem smo govorili na zadnjem srečanju" ali "To spremljam z dogodka prejšnji ponedeljek").
4. Izkoristite razmike
To se vsekakor zdi, da ni možganov, vendar pravzaprav ni redko, da prejemate e-pošto brez prelomov med različnimi odstavki ali novimi mislimi. Nič ni bolj moteče od prejema elektronske pošte, ki je videti kot stena besedila, kjer se pisatelj sploh ni trudil razčleniti stavkov na majhne, bolj obvladljive odstavke. Olajšajte bralca: e-poštnemu sporočilu omogočite začetek, (kratko) sredino in konec.
5. Držite se ene same pisave
Uporaba neonskih stripov v e-poštnem sporočilu vas ne bo naredila v nepozabnem, ampak samo čudna. Z drugimi besedami, vedno imejte privzeto pisavo in barvo e-pošte. V e-pošti ne uporabljajte več pisav. To se pogosto zgodi po naključju, ko ljudje kopirajo in lepljajo informacije z drugih spletnih mest, saj e-poštni odjemalci, kot je Gmail, ne odstranijo oblikovanja. Če se želite temu izogniti, pritisnite "shift + ukaz + v" namesto samo "ukaz + v", kar bo povzročilo, da se besedilo ujema z oblikovanjem v e-pošti.
6. Krepko ali podčrtano - vendar samo takrat, ko je res potrebno
Če vaš e-poštni naslov vsebuje več pomembnih vprašanj ali vprašanj, uporabite krepko ali podčrtano, da se tisti deli vašega sporočila izstopajo. Pazite le, da boste preoblikovali oblikovanje pisav - ne želite, da je e-poštno sporočilo v celoti poševno, krepko in podčrtano.
7. Lektoriraj vse
Vsi vedo, da v e-poštnih sporočilih preverjajo črkovalne in slovnične napake, a ste preverili, ali so datumi, naslovi dogodkov, roki in imena pravilno zapisani? V mojem primeru se vedno počutim rahlo moteče, ko ljudje dodajo tisti dodatni "l" v "Lily", da postane "Lilly."
8. Naj bo vaš podpis preprost
Lepo je imeti podpis, ki je več kot samo vaše ime, vendar ne sme zavzeti polovice e-pošte. Pustite dolge citate, odstavke z življenjsko zgodbo, nadaljujte z odlomki in dobili boste idejo. Samo vaše ime, vaš trenutni položaj in en ali dva načina za navezovanje stika (na primer e-poštni naslov in Twitter povezava s hiperpovezavami) je veliko.
Še ena stranska opomba: Videl sem presenetljivo število strokovnjakov, ki so na koncu e-poštnih podpisov postavili verske navedke in o tem je vsekakor treba dobro razmisliti. Ne pozabite, da verjetno ne poznate sistemov verovanja večine ljudi, ki jih pošljete po e-pošti, in ne želite, da se kdo odloži zaradi nečesa, kar je popolnoma pod vašim nadzorom.
9. Uporabite BCC, kadar je to potrebno
Namesto, da nekoga, ki ni več del pogovora, vodite po tem, da ga premaknete v BCC (in se prepričajte, da mu to sporočite, ko to storite!). Preprost "Premik na BCC" na začetku e-pošte bi moral zadostovati, da so vsi na isti strani.
Pošiljanje odličnih e-poštnih sporočil je namenjeno obvladovanju majhnih odtenkov, ki jih vaš bralec morda ne bo opazil, a jih bo podzavestno cenil. Oboroženi s tem seznamom ste še korak bližje temu, da ste skrbnik prejetih sporočil.
