25 Enostavna in pogosto prezrta pravila za beleženje e-pošte

E-pošta je zamenjala pošto za veliko število poslovnih in osebnih sporočil. Če želite poslati najboljša e-poštna sporočila, se morate zavedati nekaj pravil. E-poštna policijska policija ne bo prišla po vas, če jih ne boste spremljali, vendar so smernice, ki vam pomagajo pri preprečevanju napak, kot je kršenje nekoga, ko ne mislite in nesporazumov, kot bi bili užaljeni, ko niste .

Ta osnovna pravila e-poštnega bontona nam pomagajo komunicirati bolje prek e-pošte in se splača spoznati.

01 od 25

Preden pošljete sporočilo, se prepričajte

Vnesite enkrat, poglejte dvakrat in se izogibajte nejasnim e-poštnim sporočilom, ki imajo napačno besedilo, da preidejo na napačnega prejemnika ali prejemnika. Torej:

Začnite trenutek, ko izpolnite e-poštno sporočilo.
Oglejte si imena prejemnikov (-ov).
Preberite e-poštno sporočilo.

Šele potem bi morali izbratiPošlji. Neobčutljivost za preprečevanje je vredna funt zdravil.

V Gmailu in nekaterih drugih e-poštnih storitvah lahko omogočite funkcijo nesodelujoče, ki vam omogoča nekaj sekund, da razveljavi potencialno škodo, tudi po pošiljanju napačnega e-poštnega sporočila. Kjer to ni na voljo, poskusite pustite polje »To« prazno ali vnesti svoj e-poštni naslov, zato vas opomnim, da pred pošiljanjem opozorite na končni videz.

02 od 25

Ne privzeti za vse odgovore

Če je odgovor »dober«, potem mora biti »Odgovori vsem« boljši. Ali je to prav?

Pazite na mape »Prejeto« prejemnikov in ne pošljite svojega odgovora na ljudi, ki jih ne potrebujejo.

03 od 25

E-poštna sporočila shranite na kratko

Ne prestraši prejemnikov s preveč besedila. Namesto tega sestavite kratko in enostavno sporočilo.

04 od 25

Značilno uporabite funkcijo Citat

Ali menite, da je citiranje izvirnega besedila v vaših e-poštnih odgovorih veliko dela? To ni. Včasih je za kontinuiteto pomembno. Vaš prejemnik morda ne ve, na kaj odgovorite, če pa v odgovoru navajate del pošiljateljevega sporočila, je vaš namen jasen.

V večini primerov lahko kopirate del pošiljateljevega e-poštnega sporočila in nato v svojem odgovoru izberete »Prilepi kot citat« (ali podobno besedo). Če je pošiljateljevo sporočilo dolgo, vam ponavadi ni treba citirati celotne stvari.

05 od 25

Napišite učinkovite e-poštne naslove

Ali naredite neumne napake pri e-poštnih predmetih? Ključ do prejemanja vaših sporočil se izkaže, da ni pameten. Namesto tega se osredotočite na dajanje sporočila v spodnji vrstici ali povzetek sporočila. Ne bodi pogumen in pusti nepotrebne besede. Če želite, da prejemnik ukrepa, recite tako v vrstici teme.

06 od 25

Očistite e-poštna sporočila pred pošiljanjem

Posredovanje e-poštnih sporočil je odličen način za izmenjavo idej, vendar se prepričajte, da prvotna ideja ni izgubljena v zanositvi. Zelo težko je uporabiti težko roko pri urejanju delov verige e-pošte, ki se ne nanašajo na prejemnika posredovanja - dokler izbrisani deli ne spremenijo namena sporočila.

07 od 25

Ko ste v dvomu, pošljite navaden e-poštni naslov, ne obogaten HTML

Vsi vaši formatirani e-poštni sporočili ne morejo prejemati vsi. Nekateri so morda celo nadležni. Če želite biti varni, ne pa žal, zato pošljite e-poštna sporočila z navadnim besedilom, ko ste v dvomih. To je še posebej pomembno v poslovnem okolju, kjer je čas omejen.

08 od 25

Ne pošiljajte napačnih e-poštnih sporočil

Verjetno ste sumnični, ko v mapi »Prejeto« vidite preveč presenetljivo, da bi bilo resnično prevara. Ne naredite napake pri posredovanju po elektronski pošti nobene zgodbe, ki jo niste preiskovali in potrdili, da je resnična.

09 od 25

Ne razširite virusov

Prepričajte se, da ne pošiljajo črvov in virusov po elektronski pošti ali delujejo kot sredstvo za širjenje neželene pošte. Vse to lahko povzroči zlonamerna e-poštna sporočila. Na srečo obstaja zaščita: uporabite protivirusno programsko opremo, jo posodabljajte in optično prelistajte posamezne datoteke.

Vrhunska programska oprema za protivirusno zaščito Windows
Programska oprema za protivirusno zaščito Mac
VirusTotal za pregledovanje datotek in URL-jev na spletu

10 od 25

Pojasnite, zakaj ste naprej

Boljša komunikacija omogoča boljše odnose. Če želite e-poštna sporočila in povezave posredovati na način, ki daje pomembne informacije in spodbuja odnose, navedite na vrhu e-pošte, zakaj mislite, da bo prejemnik poiskal zanimive informacije.

11 od 25

Naj ljudje vedo, da je njihova e-pošta prejeta

Span filtri so dobrodošli dodatki k e-poštnim storitvam, vendar niso popolni. Občasno bodo dobili pomemben e-poštni naslov. Drugim drugim skrbite za to in jim sporočite, da ste dobili e-pošto.

12 od 25

Vprašaj, preden pošljete ogromne priloge

Ne zamašite e-poštnih sistemov tako, da pošljete velike priloge ali storite le z dovoljenjem.

13 od 25

Govorite o enem subjektu samo po e-pošti

Naj bo svet manj zmeden. Poskusite govoriti o enem subjektu samo na sporočilo. Za drugo osebo zaženite nov e-poštni naslov.

14 od 25

Interpunkcijske zadeve

Zame, dvopičje, vezaj in podpičje - vse obstajajo z razlogom: lažje razumevanje predvidenega pomena stavka. Ne otežujte in morda manj zanimivo za prejemnike vaših e-poštnih sporočil. Bodite pozorni na interpunkcijo.

15 od 25

Uporabite akronimov redko

DYK? Niso znani vsi akronim, in te kratice ne prihranijo toliko časa. Torej, uporabite malo, če imate kratice in samo, če ste prepričani, da prejemnik pozna njihov pomen. Grozno je, da nekdo zagnati iskanje po nečem v svojem e-poštnem sporočilu.

16 od 25

Spreminjanje velikosti slik v priročne dele za e-pošto

Ko vaše fotografije dobro izgledajo v vašem e-poštnem sporočilu, izgledate dobro. Vaše priložene e-poštne slike ne smejo biti večje od zaslona, tako da jih spremenite v slogu - na spletu in brezplačno.

17 od 25

Pisanje v vseh Caps kričati

Ne kliči v svoja e-poštna sporočila, razen če si misliš. Besedilo v vseh velikih črkah se razlaga kot kričanje in je tudi težko prebrati.

18 od 25

Bodite previdni z ironijo v e-poštnih sporočilih

Ne, res! Resno mislim. Iskreno!

Medij, ki ponuja malo konteksta, kot je e-pošta, ni primeren za ironijo in sarkazem, tudi če poznaš prejemnika.

19 od 25

Catch Typos s tiskanjem vaših e-poštnih sporočil

Za pomembne, formalne, e-poštne naslove za kariere ali ljubezenska pisma, natisnite osnutek, preden kliknetePošlji.

Na tiskani kopiji in s svinčnikom v roki lahko pogosto najdete tipke ali napačne zapise niti vi niti vaš kontrolni črkovalnik ujete. Delovno razmerje / razmerje, ki ga shranite, je lahko vaše.

20 od 25

Nastavite sistemsko uro

Poskrbite, da ne boste pošiljali sporočil od leta 1981 ali leta 3078.

21 od 25

Ko je v Doubt, End Emails s "Hvala"

Če ne veš, kako se posloviti na koncu e-pošte, obstaja ena stvar, ki bo skoraj vedno ustrezna. Hvala.

22 od 25

Kje položiti svoj podpis

Brez črte, ki pravi, da se prijavite tukaj, kako se odločite, kje želite postaviti svoj e-poštni podpis? Postavite ga neposredno pod konec besedila.

23 od 25

Se sprašujete, kako napisati to v pisanje? Uporabite »To«,

Ste opazili, kako ljudje, ki jih dobro poznate, ko jih poslušate, postanejo kriptični in pametni, ko začnejo pisati?

Ne bodi tako kot oni. Recite, kot je, in to pravite na enak način, kot bi se vam pogovarjal v neposrednem razgovoru. Zdaj ni čas, da jih impresionirate z mojim obvladovanjem angleškega jezika. Pojdi na kratko in sladko.

24 od 25