Iz kakršnega koli razloga zaostajate pri svojem delu. Vaš seznam opravkov je nadzorovan, manjkajo vam roki in vaša pošta je polna e-poštnih sporočil sodelavcev, ki spremljajo stvari, ki ste jim jih obljubili pred tedni.
Kadar so stvari res hude, situacija ne bo odpravila hitrega popravka ali nove aplikacije s seznami opravil. Če želite znova prevzeti nadzor, je čas, da naredite korak nazaj, ocenite situacijo in naredite nekaj bolj strateških korakov, da počistite ploščo.
Najprej morate narediti tako imenovano "seznam pomivalnih korit". V svojem urniku začnite čas za sestanek s seboj (priporočam zajtrk brez službe). Nato na to srečanje zapišite absolutno vse, kar se trenutno dogaja. Začnite z določitvijo glavnih skupin dela (npr. Komunikacije s strankami, notranje poročanje, najem) in pri tem dodajte vedro »ostalo« za vse različne predmete, ki se neizogibno pojavljajo. Nato na papir zapišite vse, kar potrebujete. Noben element ni premajhen ali premajhen, da bi ga lahko naredili. Pomembno je, da se soočite z resničnostjo natanko tega, kar morate storiti, da ugotovite resnost situacije in kako skrajnost strategije, ki jo boste morali uresničiti.
Po navadi se po seznamu kuhinjskih umivalnikov znajdete v enem od dveh kampov. Prvi tabor je, če pogledate vse in se vam zdi veliko, a z malo perspektive, nekaj stvari, preurejenih in nekaj tednov zveriškega načina, se lahko zgodi. Samo nekaj tednov bo naporno.
Toda če pogledate seznam kuhinjskih pomivalnih korit in veste, da je vsega tega nemogoče narediti, ste v kampu dva. Nekako ste ugriznili daleč več, kot ste lahko žvečili, in ste popolnoma preobremenjeni in obupno zaostajete. No, tukaj sem, da vam povem, da je čas, da se soočimo s to resničnostjo in naredimo nekaj sprememb.
Če želite olajšati svoje razmišljanje, vam ponujamo sedem strategij, s katerimi lahko svoje delovno življenje vrnete pod nadzor:
1. Obrežite drevo
Oglejte si naloge na seznamu pomivalnega korita in se odločite, katera lahko v celoti odstranite. Vem, zveni strašljivo - celo nemogoče. Vendar sem pripravljen staviti, da obstaja nekaj stvari, ki jih trenutno res ni treba dokončati (vsaj ne vi). Vse, kar ni kritično, bi moralo dobiti sekiro.
2. Poenostavite izhod s pravilom 80/20.
Ali obstajajo naloge ali projekti, pri katerih bi 20% napora prineslo 80% učinka? Na primer, vaš šef želi konkurenčno analizo novega izdelka, ki ga želi lansirati. Preden bi ji izročili roman o konkurenčni pokrajini, bi bila ena stran vsakega resnega konkurenta dovolj, da pomaga pri odločitvi? Ali če večina prihodkov, ki jih prinesete kot prodajni zastopnik, prihaja iz večjih ponudb, vendar porabite polovico časa za majhne ponudbe, ki komajda premikajo iglo, lahko namesto tega preusmerite čas in pozornost na večje ponudbe? Ja? Pojdi s temi nalogami ali projekti.
3. Avtomatizirajte ali oddajajte v vir
Strokovnjak za produktivnost Stever Robbins je napisal veliko delo o pravilu 30/3. Pojasnjuje, da nekaj, kar vam vzame 30 minut na dan, doda do tri tedne na leto. Tri cele tedne! Vrnite se tako, da preverite, ali obstaja kakšno manjše opravilo, ki ga lahko avtomatizirate ali oddate z zunanjimi orodji, na primer Assistant.to, da pospešite načrtovanje.
4. Prosite za pomoč
Pogovorite se s šefom, sodelavci, zaposlenimi in celo drugimi službami, da preverite, ali lahko kdo pomaga prevzeti del delovne obremenitve. Kdo ve - morda je vaš stažist umrl, da bi se v PowerPointu zmočila, ali pa ima Dan iz prodaje model Excel, ki bi ga lahko enostavno prilagodili, da napoveduje svoj proračun. Poglejte na področja, kjer se delo kolegov najbolj prekriva glede najočitnejših primerov. (Če potrebujete pomoč pri začetku pogovora, preglejte te nasvete za prenos.)
5. Začnite zaporedje
Če se mora vse, kar ostane na vašem seznamu, zgoditi in ne boste dobili nobene pomoči, potem se bo moralo zgoditi - samo ne naenkrat. Poglejte svoje roke, da ugotovite, kateri predmeti so resnično nujni in katere urnike je mogoče potisniti nazaj. Vaš vodja vam lahko in mora pomagati pri določanju prednosti in določanju zaporedja.
6. Sprejite moratorij na Da
Ta strategija ne pomaga obravnavati vaše obstoječe težave, vendar je ključnega pomena za njeno preverjanje. Dokler stvari spet ne bodo pod nadzorom, morate biti kralj ali kraljica "Ne!". Ne lotevajte se dodatnih projektov, dokler se ne rešite iz tega nereda.
7. Predlagajte najem
Če ste preizkusili vse zgoraj našteto in se še vedno znajdete v plavanju, je morda čas, da v svojo ekipo dodate koga. Glede na kulturo in proračun vašega podjetja razmislite o honorarni, pripravniški ali začasni pomoči kot nižji ceni.
In če vse drugo odpove, razglasite stečajni seznam in se preselite na Bali. Šalite se, ne boste izneverili. Preprosto boste pod stresom kot ponavadi, dokler vsega tega ne ugotovite - vendar obljubim, da boste prišli tja.
