Mi smo smešna pasma. Dobro se zavedamo, da so bile dolge ure dela neposredno povezane s stresom, anksioznostjo in srčnimi boleznimi - vendar kljub temu še vedno več časa dajemo službam.
Lani je povprečni Američan v določenem tednu delal več kot 45 ur. Vsak tretji strokovnjak dela več kot 50 ur na teden. Kot da to ni dovolj, raziskave kažejo, da 80% delavcev preživi čas "po urah" za odgovore na e-poštna sporočila in povratne telefonske klice. In vse to, za kaj? Zdi se, da daljši delovni čas dejansko ne prispeva k večji produktivnosti. Dejansko lahko z doslednim delom več kot 40 ur na teden naredite manj produktivnega. Prevod: Delajte več; doseči manj.
Zavedajoč se tega, zakaj je tako težko pustiti delo na času? Mogoče vas zlahka motijo, ne določite prednostnih nalog ali pustite, da vas prošnje v zadnjem trenutku potisnejo v nadure. Mogoče ste namesto, da bi se potrudili, da bi vse opravili v osemurnem delovnem dnevu, zamislili, da naj bi bili vedno na sporedu.
Ne glede na razlog, je čas za ponovno oceno. Torej, prenehajte beležiti te dodatne ure in uporabite teh sedem nasvetov, da pravočasno odprete vrata.
1. Začnite dan s koncem v umu
To se sliši osnovno, vendar sem prepričan, da veliko ljudi ne pusti dela pravočasno samo zato, ker ne postavljajo pričakovanja, da bodo. Namesto tega se preprosto odpravijo s potekom delovnega dne in delajo, kar jim pride, in zanemarjajo, da bi v koledarju blokirali čas za prednostno delo. Nato na koncu dneva čaka še kup dela - vse zato, ker niso načrtovali petih popoldne.
Ko pridete zjutraj, določite čas, ki ga želite zapustiti tisto noč. Vstavite ga v svoj koledar, nastavite alarm na svojem mobilnem telefonu ali se preprosto posvečajte temu času odhoda.
Pomaga vam lahko tudi, če se pridružite razredu ali družabni skupini, ki se sreča ob določenem času po delu, kar vam bo dodalo spodbudo za upravljanje dneva, da se pravočasno odpravite iz službe.
2. Povejte ljudem, kdaj morate oditi
Če boste ljudem začeli pripovedovati, da morate v določenem času oditi, boste veliko bolj verjetno. Zavežite se in ga nato delite z drugimi: Ko boste čez dan razpravljali o načrtih in nalogah, kolegom povejte: »Nocoj moram biti odsoten pravočasno, tako da, če boste kaj potrebovali, mi sporočite do 15. ure. "
S tem, ko boste sodelavce spodbudili, da vas čim bolj obvestijo o kakršnih koli prošnjah in si pričakovali, da ne boste na voljo v zgodnjih večernih urah, se boste izognili nepotrebnim zadolžitvam ali sestankom v zadnjem trenutku.
Poskusite to metodo en dan, nato še en in nato naslednji. Sčasoma boste svoje sodelavce izpopolnili in pričakovali, da boste vsak dan odšli pravočasno. Poleg tega, če to izgovorite na glas in imate svoj cilj, da pustite pravočasno, se boste počutili bolj opolnomočeni za svoje sposobnosti.
3. Pustite 20 minut za prehod
Ko določite čas odhoda, si privoščite nekaj praktične pomoči, da ga dosežete: 20 minut pred tem v koledarju zavijte, da počistite zadnje podrobnosti (npr. Vložite papirje, uredite svoj delovni prostor in poskrbite za vse bistveno e-pošto je izbrisano) in pripravite se za jutri.
V zadnjih nekaj minutah ravnajte kot s pomembnim srečanjem s šefom ali stranko, torej ne pustite, da bi se kaj motilo in nikomur ne dovolite, da bi se v zadnjem srečanju z vami dogovoril. To je prednostno časovno obdobje, o katerem ni mogoče izpogajati.
4. Opravite najpomembnejše delo
Nato se prepričajte, da bo vaše kritično delo končano - in to predčasno. Ali delate na projektu s prednostno nalogo C, ker je bolj zabaven ali manj težaven kot projekt s prednostno nalogo A? Vem - z delom po e-pošti se vam bo zdelo, da boste vse dokončali, vendar vam ne pomaga dokončati mesečnega poročila ali dnevnega reda velikega sestanka prihodnji teden.
Hitro preverite: Ustvarite seznam z dvema stolpcema. Na levi strani navedite tri do pet najbolj kritičnih prioritet, za katere ste odgovorni. Na desni strani naštejte vse dejavnosti, ki jih opravljate čez dan. Na koncu dneva ujemite. Koliko tistega, kar ste dosegli na desni strani, je bilo v neposredni podpori vašim ključnim prednostnim nalogam na levi strani?
Če nimate zvezdnega ujemanja, morate čez dan ponovno oceniti delo, za katero se boste odločili. Izvedba vaših najpomembnejših prednostnih nalog ne bo le olajšala pravočasnega odhoda, ampak vam bo tudi pomagala, da se počutite bolj zadovoljni glede opravljenega dela.
5. Nehajte zapravljati čas čez dan
Če se nenehno znajdete v pisarni pozno ponoči, si čez dan vzemite tudi nekaj minut za oceno svojih delovnih praks. Ali vsakih pet minut preverjate svoj e-poštni naslov? Na vsako besedilo odgovorite takoj? Pustite svoje takojšnje sporočanje ves dan?
Čeprav se vam morda zdi, da morate stalno sodelovati s sodelavci, lahko nenehno odvračanje pozornosti resno ogrozi vašo produktivnost in osredotočenost, vse te navade pa vam lahko pomagajo, da vas dlje ohranjate v službi.
Namesto tega si izzovite, da preverite e-pošto le ob nekaj določenih časih dneva in blokirate čas v koledarju, ko boste izklopili vse prihajajoče motnje in preiskali, da boste delali na svojih ključnih prioritetah.
6. Dvignite telefon
Ko že govorimo o produktivnosti: E-pošta je odlično orodje za marsikaj, lahko pa tudi zlahka postane zamudna - saj pogosto telefonski pogovor traja manj časa in je lahko učinkovitejši.
Torej, če je vaša mapa »Prejeto« prenatrpana s trenutnimi nizi sporočil, ki se zdi, da nikoli ne dosežejo ločljivosti in zadrži vaše delo, potem je čas, da spremenite svojo strategijo: Vzemite telefon. S preprostim klicem boste prihranili ure branja, razvrščanja in odgovarjanja po e-pošti.
7. Uporabite tehnologijo, ki vam bo pomagala pri osredotočenju
Da, nekatere tehnologije zagotovo lahko ubijajo storilnost, vendar obstaja tudi na stotine aplikacij in spletnih orodij, ki vam lahko pomagajo ostati osredotočeni. Na primer, 30/30 vam pomaga, da se zadržite za določen časovni okvir, Freedom pa vas prekine z internetom, da vam omogoča, da delate brez motenj. (Ko sem prvič poskusil Svobodo in ugasnil internet za 45 minut, se je nekaj kliknilo. Ker sem vedel, da internet ni možnost, sem se osredotočil drugače - in povsem premaknil način, kako sem pristopil k svojemu delu.)
Izključite vsaj opozorila in vizualne ikone za e-pošto, besedila in sporočila v družabnih medijih. Če se pravočasno odpravite iz dela, je to upravljanje delovnega toka na časovnici, ne obratno.
Precej preprosto je: življenje je kratko; čas je dragocen. Če veliko služite in 100% dajete svoje delo, ne pomeni, da bi v pisarni porabili ure nadur. Rešitev? Prednostno določite svoje odgovornosti, zmanjšajte raztresenost, postavite ustrezna pričakovanja in nato pustite delo na času.
