Ko je Adrean Turner začel novo vlogo računovodkinje za stroške, je bila ena od nalog, ki ji jo je prenašal od svojega predhodnika, mesečno poročilo, ki je trajalo skoraj dva tedna za sestavo. Vsak mesec je nekaj mesecev preživela ure v podjetju, tudi ko so se na njeni mizi zbrale druge odgovornosti.
Potem je nekaj spoznala. Nihče - niti njen šef - ji nikoli ni posredoval povratnih informacij o poročilu. Izkazalo se je, da si tega niso ogledali, kaj šele kopali po podatkih, ki jih je posredovala. Iskreno povedano, imela je boljše stvari kot porabiti toliko časa in vložiti toliko truda v nekaj, iz česar nihče ni ničesar rešil.
"Iskal sem načine, kako biti bolj učinkovit in uspešen, " pravi Turner, karierni trener Muse in avtor FIT za uspeh. Eden izmed teh načinov bi bil, da se v njenem razporedu razčisti prostor za stvari, ki so imele večji vpliv.
Vsi bi lahko imeli koristi, če bi podrobneje pregledali stvari na naših seznamih opravkov in ure v naših dneh. V duhu pomladanskega čiščenja ali čiščenja v vseh letnih časih je tukaj sedem nasvetov, ki vam bodo pomagali pri rokovanju z urnikom.
1. Vzemite zalogo in sledite svojemu času
Ne morete zares počistiti svojega urnika, če ne veste, kaj je v njem - in to vključuje vse stvari v vašem dobesednem in uradnem koledarju ter vse stvari, ki niso. "Vedno trdim, da če želite svoj čas preživeti bolje, morate ugotoviti, kako zdaj preživljate svoj čas, " pravi Laura Vanderkam, avtorica knjige Off the Clock: Počuti se manj zasedena, medtem ko postajaš bolj gotova . "Ljudje imajo veliko zgodb, ki jih sami pripovedujejo o svojem času, " doda, vendar te zgodbe niso vedno natančne.
Zato priporoča, da svoje ure spremljate teden ali celo nekaj dni z uporabo aplikacije, preglednice ali kosa papirja. Ko enkrat objektivno pogledate, kje zdaj poteka čas, lahko začnete razvrščati in odločiti, kaj mora iti.
Vanderkam pravi, da lahko usmerjate Marie Kondo - ali tečaj joge ob sredah sproži veselje? Kaj pa oddaja, ki jo gledate? - vendar le do potankosti. "Smešno je misliti, da bo vse sprožilo veselje. Mogoče imate radi svoje delo, vendar vaše potovanje ne bo sprožilo veselja. Obožujete svoje otroke, vendar menjava plenice ne bo sprožila veselja, «pravi. Ideja je vprašati: "Kaj povzroča največ bolečin? In kaj lahko v resnici nekaj naredim? "
Turner naredi podobno vajo s strankami, ki želijo spremeniti kariero ali nadaljevati to ali ono, vendar menijo, da so tako zaposlene, da se nimajo časa posvetiti svojim ciljem. Nalaga jim, naj dva tedna vodijo zapisnik do pol ure. Pogosto se zavedajo, da čas, ki so ga porabili za brskanje po družabnih medijih ali klepet o najljubši TV oddaji na Slacku, porabi nekaj ur, ki bi jih lahko porabili za kaj bolj produktivnega ali celo le nekaj, v čemer resnično uživajo.
2. Ponavljajte sestanke in naloge, ki se ponavljajo
Ko veste, kaj je na vašem koledarju, se lahko vprašate, zakaj , pravi Heather Yurovsky, karierna trenerka Muse in ustanoviteljica podjetja Shatter & Shine. "Kakšen je namen vsake stvari tukaj? Ali to dosežemo ali se je treba kaj spremeniti? " "Ključ se ne bojite vprašati, kaj je v vašem koledarju."
Začnite s ponavljajočimi sestanki, ki jih lahko zelo enostavno sestavite in prevzamete koledar, saj, kot poudarja Vanderkam, "se vsak ne sme opravičevati."
Če ste pobudnik ponavljajočega se srečanja, vas Yurovsky spodbuja, da enkrat na mesec zastanete in vprašate: "Ali je to še smiselno? Ali uresničujemo tisto, kar smo si zastavili? Ali ljudje sodelujejo in prispevajo? (Znak, da sestanka ni treba zgoditi, je, da nihče več ne govori.) "Če je odgovor na ta vprašanja ne, razmislite o odpovedi, krajšanju ali manj pogostitvi ali sporočanju ustreznih informacij po e-pošti. .
Tudi če niste glavni, lahko še vedno ukrepate, kot je to storil Turner s tem mesečnim poročilom. In če to storite tako, da predlagate rešitve in ne zgolj postavljate vprašanja ali predstavljate težave, pravi Turner, "to izgleda, kot da ste vloženi v to, kar počnete." Če gre za sestanek nekoga drugega, vprašajte dnevni red in če je treba kaj prebrati ali biti pripravljen na razpravo. Lahko organizatorja preprosto opomnite, da dvomi v tista srečanja, ki so bila vedno tam.
3. Razvrstite stvari po pomembnosti in nujnosti
Če ste zasledili svoj čas, vendar imate težave z ovijanjem glave, kaj naj ostane in kaj bi moralo, Turner predlaga, da uporabite matriko upravljanja s časom, ki je predstavljena v klasični poslovni knjigi Stephena Coveyja 7 navad zelo učinkovitih ljudi: močne lekcije osebnih sprememb . Ideja je, da dejavnosti razvrstite po pomembnosti in nujnosti in jih postavite v enega od štirih kvadrantov:
- Kvadrant I: Pomembno, nujno vključuje pomembne roke, kot so krize, zadnja srečanja
- Kvadrant II: Pomembno, ne nujno vključuje stvari, kot so strateško načrtovanje, dolgoročno postavljanje ciljev
- Kvadrant III: Ni pomembno, Nujno vključuje stvari, kot so določena e-poštna sporočila, telefonski klici, sestanki in dogodki
- Kvadrant IV: Nepomembno, ni nujno, vključuje stvari, kot so brezskrbno drsenje po družbenih medijih, popivanje, gledanje televizije, ki vas res ne zanima.
"Potem morate dejansko določiti, za kaj morate narediti več in kaj morate narediti manj, da boste postali čim bolj produktivni, " pravi. Na primer, morda boste presenečeni, ko ugotovite, da večina dnevnih dejavnosti spada v kvadrantov III in IV, zato bi bil vaš cilj zmanjšati število, da bi naredili prostor za dejavnosti v kvadrantih I in II.
4. Zmanjšajte ali oddajte zunanja sredstva
V nekaterih primerih lahko preprosto (ne) lepo dodate določen dogodek v koledar ali nalogo na svoj seznam. Druge stvari je treba samo opraviti. Toda to ne pomeni, da jim ne morete vzeti manj časa ali da morate biti vi tisti, ki jih morate narediti.
Ali obstaja kakšna naloga v službi, ki bi jo lahko delegirali ali oddali v zunanje izvajanje? Kot vodja je opravilo mogoče takoj prenesti na eno od vaših neposrednih poročil. Toda tudi če niste na nadzornem položaju, razmislite o majhnih načinih, kako bi lahko storili enako. Ali preživite ure ročno posodabljate bazo podatkov ali sistem? Ali bi bilo mogoče sodelovati z inženirjem, da bi našli bolj avtomatiziran postopek? Ali lahko odpravite to mučno pisarniško delo, tako da se nihče ne zatakne, da to počne vsakič?
Če določenih nalog ne morete prenesti drugim na debelo, poskusite zmanjšati čas in trud, ki jih zahtevajo. Če se vrnemo na primer Turnerja, je s šefom sodelovala pri prenovi poročanja, tako da je pošiljala hitre mesečne posnetke in četrtletno sestavljala bolj poglobljeno poročilo. Čas ji je razbremenil, medtem ko je šefu in sodelavcem še vedno ponujala vpoglede, ki jih potrebujejo. Ne glede na to, da se vam zdi, kot da posega v vaš urnik, poglejte, ali obstaja način, kako to storiti manj.
5. Ustvarite bloke
Zlahka pogledate stran in se vrnete, ko najdete koledar, ki je prežet z različnimi sestanki in obveznostmi. Ne glede na to, ali ste vi ali sodelavci odložili vsak posamezen predmet tam, vam ostane le delček časa navzdol in malo upanja, da boste na krožniku izpolnili nekatere največje naloge. Del čiščenja urnika je iskanje strategij, s katerimi preprečite, da bi se spet zamajalo - tako kot bi organizirali fizični prostor.
Chelsea Williams, karierna trenerka Muse in svetovalka za talente, priporoča, da v koledarju blokirate koščke časa, ko ne boste na voljo za sprejemanje e-poštnih sporočil ali telefonskih klicev ali za udeležbo na sestankih. Uporabite ga lahko za strateško načrtovanje na višji ravni ali osredotočen projektni čas (razmislite o dejavnostih v kvadrantu II). Ker je v koledarju že rezervirano in vidno, preprečuje, da bi se druge stvari kopičile in vplivale na čas, ki ga potrebujete. "Ustvariš prostor, " pravi. In če se ti bloki ponavljajo, doda, postanejo naravni del vašega tedenskega ritma.
"Sem velik ljubitelj časovne omejitve, " pravi Yurovsky, ki tudi s to strategijo predlaga predvidevanje in obravnavanje drugih potreb. Če se na primer odpravite iz pisarne moteče in zaskrbljeno, priporoča, da zaprete zadnjih 30 ali 45 minut dneva. Izognite se lahko bežanju vrat takoj po sestanku in si omogočite bolj gladko navijanje in prehod. "Ne glede na to, kje ste časovno zaporedni, se počutite osveženi."
6. Ne pozabite na počitek
Upravljanje s časom ne pomeni samo, da v svoj urnik vtaknete čim več dela ali ga popolnoma počistite, tako da ne morete storiti ničesar. Gre tudi za to, da naredite prostor za stvari, ki jih imate brez dela, in tiste, ki vam omogočajo, da se napolnite.
"Želite si zavestno izbrati čas izpada, " pravi Vanderkam. "Pomislite, kaj me resnično pomlajuje?" Morda narava, vadba, prijatelji, umetnost, peka ali kaj drugega, kar uživate, kar napolni vaše metaforične baterije. Za Vanderkam je branje ena izmed teh stvari. "Veliko bolje sem se prepričala, če imam dobre knjige za branje, " pravi, ker "ko imam dobro knjigo, jo berem, to počnem kot privzeto izbiro za izpad.", tudi ona (tako kot mnogi od nas) postane plen nespametnega listanja družbenih medijev.
Ne gre za to, da bi morali koledar nujno prestaviti v koledar (ali pa ga vklikati in vnesti vanj) - čeprav je to najraje, pojdite po svoje! Ne pozabite le, da bi moral biti namenski del enačbe. "Imamo nagnjenost k zapolnitvi odprtega prostora, ker primerjamo tisto, za kar se od nas zahteva, ali razmišljamo o tem, da bi počeli nič, " pravi Vanderkam. "To ni prava primerjava. Primerjava je z vsemi drugimi stvarmi, ki jih lahko počnete. "
7. Pretvarjajte se, da vas prihodnost predstavlja
Ko govorite o četrtkih treh tednih stran, je enostavno pomisliti: "O, prepričan sem, da sem potem prost, sliši se super!" In ga pripnite na koledar, ne da bi razmišljali, ali se boste v sredo tri tedne počutili enako minus na dan.
Toda "ko razmišljate o nečem v prihodnosti, se vprašajte, ali bi to storili jutri, " pravi Vanderkam. »Veste, koliko energije imate zdaj in predvidevate, da bo jutri precej podobno. To vam omogoča, da ste malo bolj preudarni. "Skratka, če ne bi bili navdušeni, da bi to počeli danes ali jutri, verjetno ne boste navdušeni nad tem v treh mesecih, zato se odločite v skladu s tem. Ker "sčasoma bo prihodnost jutri."
Kljub temu Vanderkam v zadnjem hipu opozarja na to, da bi navado preklicali dolgoročne načrte. "Če ste se zavezali, da boste nekaj storili in če gre za ljudi, ki jih cenite, bi to morali preprosto obravnavati kot izkušnjo učenja, " pravi. "Spomnite se, da to ni dober občutek in kako se lahko temu izognem v prihodnosti?"
Z drugimi besedami, čiščenje urnika ne pomeni vedno odstranitve stvari, ki so že tam - verjetno s tveganjem, da bi poškodovali poklicne ali osebne odnose. Gre za to, da se ujameš na svoj čas in da bo to urejeno naprej.
Razmislite o svojem čiščenju urnika kot dolgoročnem cilju. "Spodbujam ljudi, da so drzni, " pravi Vanderkam. Če ste malo pogumni in veliko namerni, boste lahko naredili manj tistega, kar vam ni všeč, in več tistega, kar počnete.
