Rada pišem in obožujem vsa "pravila", ki so zraven. Medtem ko dojemam, da je kopiranje mojih tvitov in objav na Facebooku, preden jih delim s svetom, za večino ljudi nekoliko veliko, mislim, da je nekaj pravil o pisanju, ki bi se jih morali vsi držati, še posebej pri delu.
Toda mnogi od nas (tudi jaz sem jih) jih vsakodnevno zlomijo, pogosto ne da bi se tega sploh zavedali. In čeprav popolna proza morda ni najbolj pomembna v vseh pisarnah ali panogi, verjetno obstaja nekdo - kolega, stranka ali vaš šef - ki opazi vaše pisanje in, še huje, na podlagi tega presodi vašo strokovnost .
Preden pripravite novo e-pošto, upoštevajte najpogostejše napake pri pisanju na delovnem mestu in upoštevajte ta vodnik, da se jih izognete.
1. Pisanje preveč ležerno
Primer: Thx za povratne informacije, Joe! Ali bo jutri.
Imam srečo, da delam v precej ležernem okolju - takšnem, kjer lahko (in delamo) nošenje flip-flops-ov za delo in množično pošiljamo po e-pošti smešno Photoshopped posnetke drug drugega.
Toda ta ležernost ni pravilo za vsako pisarno, kar pomeni, da je v svojem profesionalnem pisanju najbolje biti bolj formalna kot neresna. Čeprav to očitno pomeni zaobiti kratice in sleng, pomeni tudi pisanje v celotnih stavkih, pravilno črkovanje in izogibanje vzdevkov. Morda pride čas, ko boste dovolj udobni, da se pogosteje pogovarjate s prejemnikom svojega sporočila, v poslu pa je vedno bolje, da ga igrate varno (in profesionalno) kot žal.
2. Uporaba pasivnega glasu namesto aktivnega
Primer: Priloženi dokument je prejela ekipa.
Najprej to odpravimo: Pasivni glas - torej kadar je prejemnik dejanja predmet stavka (v tem primeru dokument) - ni slovnično napačen. Toda stavki, ki so frazirani pasivno, se pogosto zdijo nerodni ali po nepotrebnem nejasni. Aktivni glas - kadar je tisti, ki je predmet stavka, je običajno bolj neposreden in jasen. Zveni tudi bolj avtoritativno in je lahko boljši način, da pokažete lastništvo ali odgovornost za to, kar ste storili. ("Odjemalca sem prihranil 5000 USD" kaže na vaše dosežke veliko bolje, kot je bilo "5000 $ je bilo prihranjenih.")
3. Prevelika uporaba klicajev
Primer: Živjo Bob! Upam, da ste imeli odličen vikend! Želim spremljati poročilo Q1 in upal sem, da mi boste lahko poslali zadnji osnutek - vendar ne hitite! :-)
Vsekakor razumem razloge, zakaj ljudje v profesionalnem pisanju dobijo vzklike. Tona ali čustva, ki se skrivata za e-poštnim sporočilom, je lahko preprosto napačno razložiti, če ne za zelo očitne prikaze temperamenta in ljudje pogosto napišejo svoje pisanje z vzkliki, da bi dokazali, da so prijazni. Resnica pa je, da preprosto ni profesionalna - in še huje, lahko je videti kot mladoletna. (Enako velja za emotikone - nasmejan obraz ne bo nikoli dobil poante na inteligenten način.)
Ne pozabite, da so klicaji mišljeni kot poudarek in ob pretirani uporabi izgubijo pomen. Uporabljajte jih zmerno in, kadar ste v dvomih, sploh ne.
4. Pisanje nejasnih predmetnih vrstic
Primer: Zadeva: Torek; Telo: Potrebujem poročilo za prvo četrtletje do naslednjega torka.
Predmet vašega e-poštnega sporočila mora biti hiter povzetek tega, kar je v telesu. To je zelo preprost koncept, ki ga presenetljivo še vedno ni razumela velika večina delovnega sveta. Toda, ko nas večina prejme več kot 200 e-poštnih sporočil na dan in pogosto potrebujejo pregledovanje prejetih sporočil s sporočilom glede vsebine, ki jo iščemo, je lahko še posebej neokusna napaka pri pisanju besedila, če vaše teme ostanejo nejasne.
Z vso profesionalno komunikacijo je vaš cilj čim hitreje zagotoviti jasnost - in po e-pošti, ki se začne z zadevo. V zgornjem primeru bi bilo poročilo "Q1: naslednji prihodnji torek" veliko bolj jasno kot preprosto, "torek."
5. Get Jargon-Happy
Primer: Ali lahko potegnete številke FS in preverite, ali so vzporedne z našim številom STH?
Čeprav si morda mislite, da se vam zaradi uporabe buzzword-ov industrije ali podjetja zdi, da delujete profesionalno in ne-veste, to premaga vaš namen, če nihče ne more razumeti, kaj govorite. Ne pozabite, tudi če mislite, da bo vaš neposredni prejemnik vedel, o čem govorite, bi lahko vaše sporočilo posredoval drugim, znotraj in zunaj vaše organizacije.
Najboljše e-poštno sporočilo ali obvestilo je tisto, ki vaše stališče (ali prošnjo ali odgovor) naredi očitno, žargon pa po nepotrebnem zakriva ta namen.
Da, vsi občasno kršimo ta pravila (hej, čez dan sem poslal številni nasmejan obraz prek interoffice e-pošte). In v kratkem e-poštnem sporočilu v priložnostni pisarni tesnemu sodelavcu? V redu. Toda na splošno je vaša najboljša stava, da ga varno igrate, ostanete profesionalni in pregledate svoje delo, da te običajne napake ne bodo izstopale iz vaših pisnih komunikacij.
Želite še naprej izboljšati svoje pisanje? Takole lahko postanete boljši pisatelj v 10 minutah.
