Strah me je dolgotrajnih obvestil. Seveda, malo je orehov, vendar nočem rdeče zastave na telefonu pustiti nedotaknjeno. To pomeni, da takoj odprem vsako bančno opozorilo, ki ga dobim (čeprav vem, da je bil nakup moj), vsako e-poštno sporočilo, ki ga prejmem (tudi če ga dejansko ne preberem takoj), in vsako besedilo, ki ga vidim (tudi če ne t takoj odgovoriti).
Lahko si mislite, da zaradi tega vsako sekundo dneva nosim z nosom v telefonu, a ne. Pravzaprav si prihranim veliko težav in tesnobe, tako da dosledno brišem obvestila in dosežem nič. Takrat niste samo odprli, izbrisali in odgovarjali na vsako e-pošto, ampak ste jo v kakšni ali drugačni obliki odstranili iz mape »Prejeto«.
Govoril sem z več ljudmi, s katerimi delam, zakaj pustijo toliko sporočil neprebranih, da ostanejo v nabiralnikih, in dobil sem nekaj razumnih, logičnih odgovorov: "Spominja me, da jim odgovorim, " "Uporabljam jih kot svoje - seznam za dan, "" Neodprta sem, če vem, da jih želim v nekem trenutku prebrati, vendar zdaj nimam časa ", " Lažje jih je najti ", " To je nezaželena pošta, nimam to prebrati. "
Vprašal pa sem jih tudi, če bi se počutili bolje, če ne bi imeli nobenih preostalih e-poštnih sporočil ali če jim je to poudarilo, da vidijo tako veliko število obvestil poleg svoje mape »Prejeto« in večina je odgovorila obema. Kajti tudi če imate miselno nespremenljiv sistem, vas bo ta občutek nepopolnosti, nečesa zamudil, pustil ljudi, da čakajo, še vedno na vas.
Torej je vaša najboljša možnost, da odprete vse in ga odstranite iz mape »Prejeto«.
Se vam to zveni nemogoče? Se vam zdi, da ste preveč koleno globoko, da bi prišli do tega, kjer sem? Držite se za klobuke, ker bom v petih korakih razstrelil vaš um - in vašo mapo »Prejeto«.
1. korak: Poiščite svoj čas
Najprej najprej ugotovite, koliko časa boste potrebovali za to. To je odvisno tudi od tega, koliko e-poštnih sporočil imate trenutno v mapi »Prejeto« - večja kot je številka, dlje bo trajalo.
Če želite, da gre za enkratno opravljeno pogodbo, boste morali preprečiti dober kos časa. Prepričajte se, da se to lepo prilega vašemu urniku - tega ne poskušajte storiti, ko ste pod stresom, preobremenjeni ali slabega razpoloženja, ker takrat v razpoke padejo stvari, kot so pomembni odzivi.
Če pa želite, da to storite en korak naenkrat - en dan se odjavite za vse smeti, drugi dan ustvarite mape in tako naprej - poskrbite, da boste tudi ta dan v svojem urniku blokirali. Če ga fizično postavite na svoj koledar ali seznam opravkov, se vam zdi (več) dolžan dokončati.
In kot opomba, nič v mapi »Prejeto« nikoli ne bo enkratna (več o tem kasneje).
2. korak: Ocenite mapo »Prejeto«
Naslednji korak si oglejmo, s čim se dobro ukvarjamo. Samo poglejte - še ne dotikajte se, izbrišite ali ne kliknite ničesar. Prebrskajte samo zadevne vrstice, prejete datume in pošiljatelja ter upoštevajte trende:
- Katere vrste e-poštnih sporočil dobivate redno? Ali je večina teh novic? Neželena pošta? Sporočila šefa, družine ali prijateljev? Verižne črke?
- Katere so zadevne vrstice? So specifični? Vam zlahka dajo informacije o vsebini?
- Od katerega datuma so? Pred nekaj meseci? Ali večina prihaja iz enega dneva v tednu?
- Kdo vam pošilja e-pošto? Verjetno je dober kos njih le nekaj ljudi ali računov.
Ta vaja vam ne bo le pomagala ugotoviti, kako najbolje sprejemate sporočila, organizirate in zgoščate mapo »Prejeto«, temveč se bo tudi seznanil s svojimi značilnimi navadami. Če navadno sporočila hranite več mesecev, ne da bi jih preverjali, potem gre za težavo z odlašanjem. Če imate več neželene e-pošte kot službene, je to prednostno vprašanje. Če prejemate preveč od istih ljudi, je to težava s komunikacijo. In če prejmete glavnino, recimo v ponedeljek, je to težava s časovnim razporedom. In verjemite mi, vse to je enostavno popraviti.
Iti naprej…
3. korak: Odjavite in prenesite neželeno pošto
Prva stvar, ki jo bomo fizično storili, je začetek brisanja in odjava na vso neželeno pošto. Presenečeni boste, koliko nereda se to odpravi sam, še preden se lotite pomembnih stvari.
Tu so najverjetneje vrste:
- E-poštna sporočila ljudi, na katere se vedno odzovete
- E-poštna sporočila ljudi, na katere se včasih odzovete
- E-poštna sporočila ljudi, na katere se nikoli ne odzovete
- Glasila in naročnine (dejansko se naročite)
- Opozorila v družbenih medijih
- Neželena pošta / neželena sporočila / PR sporočila / neznani pošiljatelji
Te zadnje tri kategorije so tiste, s katerimi se bomo najprej ukvarjali, kup "nedelo" ali "za zabavo".
Glasila in naročnine
To so najpomembnejše "neželene" pošte, saj obstaja možnost, da ste jih v nekem trenutku naročili iz zakonitih razlogov. To je lahko trgovina, ki jo imate radi in prejemate kupone, novice, znanstveno revijo, skupino izdelkov.
Preden igram slabega policaja in rečem, da se ga vse znebim - kar, iskreno povedano, ni grozna ideja, če želite nov začetek -, vse postavimo v perspektivo in ugotovimo, kaj pravzaprav uporabljate. Za vsakega si zastavite ta tri vprašanja:
- Kako pogosto jih odprete?
- Če jih odprete, kako pogosto jih dejansko preberete?
- Če jih berete, kako pogosto jih potem uporabljate? (ali to pomeni, da ga natisnete, pošljete prijatelju, ga navajate pri svojem delu, ga shranite in kasneje ponovno preberete)
Če ne morete odgovoriti na ta vprašanja, se odjavite in izbrišite. Če ne morete priti do številke tri, se odjavite in izbrišite. Če se ne spomnite, kako ste jih začeli sprejemati, se najprej odjavite in izbrišite. Če jih ne odprete dovolj pogosto, se odjavite in izbrišite. Če ste na ograji - v redu - Unroll.me je aplikacija, ki vam bo pomagala razvrščati ogromen kup naročnin, tako da vam dela ni treba opraviti sami.
Bodite prijazni, a bodite iskreni do sebe. Se boste res spomnili, da boste uporabljali ta kupon, preden bo potekel? Se boste kdaj res vrnili nazaj in prebrali ta članek? Vas res zanima, če slišite za XYZ? Če ne boste navdušeni nad "Da!", Prihranite si glavobol kasneje in prerežite vrvico.
Opozorila o družbenih medijih
To so vsa tista e-poštna sporočila, ki jih dobite s Twitterja, Facebooka, Instagrama, LinkedIna, Medium,, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo - ali sem kaj pogrešala? No, če se vam zdi, da je povezano s temi, ga vrzite tudi v kup. Nekateri od njih najbrž povedo nekaj, kot je "Jesse je komentiral vašo objavo" ali "Imate 25 novih spremljevalcev", medtem ko so drugi promocijski, varnostni pregledi ali glasila.
Zaradi ničle poštnih sporočil bom rekel, da morate poskušati čim bolj ločiti svoj račun in družbene medije. Ker poleg obvestila o prejetem poštnem sporočilu verjetno prejmete tudi obvestilo o telefonu in svetlo rdečo številko v kotu aplikacije - kar na koncu postane odveč.
Vaša naslednja naloga je, da greste v vsak račun družbenih medijev, kliknite »Nastavitve« in izklopite vsa opozorila po e-pošti. Nato kliknite na zadnjo, ki vam jo je poslala platforma, in pritisnite "odjavi", da se prepričate, da ste tudi s seznama.
Lepota tega je, da ni stalna odločitev - vedno se lahko vrnete in spremenite nastavitve. Ampak postavil bi velik denar, da ne boste zgrešili ničesar.
Junk
Veliko smeti si nadenemo sami, pa naj bo to zato, ker svoje podatke izročamo naključnim trgovinam, ali naslov objavimo na svojih družbenih medijih ali pa se odzovemo neznancem. Moj največji nasvet za vas je, da bodite vedno previdni pri oddaji e-pošte in komu.
Toda nekaj je neizogibnega in to je tisto, kar morate preprosto izbrisati, ne da bi se odprli. Za ljudi, ki vam stvari pošiljajo, se prepričajte, da jih prijavite kot neželeno, preden jih izbrišete, da se ne bodo več prikazale.
4. korak: Organizirajte se
Ko boste prekuhali večino puha - in šele potem, ko ste se ravnali s puhom - je čas, da se lotite mesnih izdelkov - ali treh najboljših zgornjih kategorij.
Zdaj vam ne bom povedal, kako organizirati mapo »Prejeto« - ni popolnega sistema, idealne strategije ali metode »vsak uspešen človek počne to«. Ste skrbnik svoje pošte in si zato zaslužite, da jo uredite po želji. Naštela bom nekaj pristopov, ki jih lahko uporabite:
Uporaba nalepk in map
To je možnost za ljudi, kot sem jaz, ki nočejo uporabljati aplikacij, kadar lahko to storijo sami. Najprej za vsako e-pošto ugotovite, ali morate takoj odgovoriti, če boste morali odgovoriti pozneje ali če sploh ne potrebujete odgovora (za to bom rekel, da jo odprete, preberite in bodisi jo istočasno vložite ali izbrišite takoj).
Nato se odločite za svoj akcijski načrt. Če se morate odzvati kmalu, vendar nimate časa zdaj, ga označite z zvezdico ali ga vstavite v mapo z oznako »Morate odzivati na» in na seznam opravkov vnesite beležko, da ponovno preverite to mapo.
Če morate počakati dlje - morda zato, ker delate na nečem povezanem - pošljite kratek odgovor, s katerim sporočite pošiljatelju, da ste sporočilo videli in se bo vrnil k njemu ali njej v X dneh. Nato ga shranite v drugo mapo z oznako »V teku«.
Ko poimenujete svoje mape, se prepričajte, da ste določeni, in jih naredite enostavno prepoznavne. Nič ni hujšega, kot če pozabite, kam vstavite bančne izpiske ali podatke o zavarovanju, ker je bila v mapi mapa »Razno«.
Najpomembnejši trik za odpiranje vsakega sporočila na kraju samem je vzpostavitev drugega varnostnega sistema. Seveda, z uporabo map so organizirane, a ker so že odprte, ni opozorilnega znaka, da bi jih preverjali. Torej, naslonite se na seznam opravkov, spletni koledar ali opomnike po telefonu in tako zagotovite, da spremljate, kdaj nekaj prejmete in kdaj se morate obrniti na nekoga.
Uporaba aplikacij
Če prvi pristop ne deluje za vas, so vedno na voljo aplikacije! In imam veliko za vas, da preizkusite.
Za Gmail preizkusite Inbox by Google, fenomenalno orodje, ki vam omogoča hitro iskanje fotografij ali dogodkov, razvrščanje sporočil v kategorije in celo sinhronizacijo s koledarjem. Prav tako Boomerang, razširitev na Gmail, omogoča načrtovanje e-poštnih sporočil, ki jih je treba poslati pozneje, in posodobitve, ko se morate vi ali nekdo odzvati, tako da vam nikoli ne bo treba pustiti neodprtih.
Druge odlične organizacije za organizacijo vključujejo Razvrsti, ki ustvarja uporabne sezname, Organizator, ki samodejno razvršča vaša sporočila, in CloudMagic, ki vam omogoča, da odložite elemente, da se vrnete pozneje.
Če želite, da je preverjanje mape »Prejeto« vsakodnevno bolj zabavno, poskusite z igro E-poštno sporočilo, ki vaš čas naloži in vas nagradi s pozitivnimi povratnimi informacijami. Za navdušujoče uporabnike mobilnih naprav pa preizkusite Boxer, vaše vrhunsko orodje za učinkovito odzivanje in razvrščanje na poti.
5. korak: Ustvarite sistem za prihodnost
Čestitamo! Upali ste, da ste prebrali vsako e-pošto, jo izbrisali ali razvrstili in dosegli to lepo številko nič.
Vendar se delo tu ne ustavi - zdaj morate izumiti način za to. Tukaj priporočam dve stvari, da neprekinjeno ohranite prejeto mapo »Prejeto«:
Pogovorite se s svojim omrežjem
Ko ste v drugem koraku analizirali mapo »Prejeto«, so bili nekateri ljudje, ki so se zataknili? Ne glede na to, ali vam pošiljajo največ sporočil ali ker imajo običajno čas ali dan, ko komunicirajo z vami?
Ti natančni ljudje vam lahko pomagajo vzdrževati nič (ne bi si mislil?). Ko ugotovite, kakšen sistem deluje za vas, se odločite, kako želite prejemati e-pošto in obvestite omrežje.
Na primer moj šef išče po temah, da bi našel e-poštna sporočila, ki jih potrebuje, zato vedno poskrbim, da ji v zadevi dam dovolj informacij, da jih je enostavno najti. Prav tako naprej in nazaj pošiljamo veliko nenehnih posodobitev. Namesto da bi se odzvali, ko pridejo, smo vzpostavili sistem, ki nam pošilja samo določene vrste posodobitev ob določenih dneh. Zdaj natančno vem, katere vrste sporočil pričakovati in kdaj.
Odprta komunikacija ni samo ključnega pomena za organiziran, spoštljiv delovni tok, ampak je tudi pomanjkanje le-ta lahko tisto, kar prispeva k vaši nori pošti. Zato se usedite s šefom in sodelavci in jim sporočite, kako vam bodo bolje poslali stvari - in vprašajte, kaj jim je tudi bolj všeč!
Prišli bodo tudi časi, ko boste prejeli veliko e-poštnih sporočil o stvareh, o katerih bi se lahko osebno pogovarjali. Če se to zgodi veliko, namesto da bi komunicirali prek spleta, načrtujte tedenska srečanja in preglejte vse te informacije.
Razporedite čas e-pošte v svoj dan
Čeprav ima vaša mapa »Prejeto« na stotine in tisoče neprebranih e-poštnih sporočil, bi stavil, da vsak dan preverite svoj račun, če ne na uro. Zakaj torej tako hitro uide izpod nadzora?
Mislim, da tega ne preverite aktivno . Verjetno jo osvežite, se pomaknite navzdol, da vidite, kdo je kaj poslal, in nato zaprite, preden odprete ali resnično preberete karkoli.
Spremenimo to navado - začnite odlagati 15 minut na začetku in koncu vsakega dne (ali kratke trenutke vsakih nekaj ur), da odprete in odprete vsako posamezno stvar, ki pride v poštev. Naj bo prednostna naloga kot vsaka druga naloga. Čez nekaj časa boste lahko v nekaj sekundah odprli, prebrali, izbrisali, datoteke in označili vse vrste e-poštnih sporočil.
Še zadnje, kar vam priporočam, je, da ločite svoje službene in osebne račune. Bolj ko mešate oboje, večja je verjetnost, da boste na svojem delovnem računu nabrali neprebrano neželeno pošto, pomembna sporočila pa se bodo izgubila v osebnem.
Po pregledu kopice računov mojih kolegov sem opazil, da so njihovi delavci veliko bolj organizirani, ker, razumljivo, kariero jemljejo resno. Toda vaše osebno življenje si zasluži toliko ljubezni. Če tam niste v ničelici prejetih sporočil, mu namenite čas in energijo, ki bosta ravno tako čisti. Ker resnično verjamem, da je urejeno življenje na vseh področjih srečnejše in manj stresno.
Vam je to uspelo? Imate še kakšne nasvete o vdoru v mapo »Prejeto«? Tviteraj me!
