Oblikovali ste, kar se vam zdi popolno e-poštno sporočilo. Je prijazen - vendar ne preveč prijazen. Dobro je organiziran s krepkimi odseki in metki. Za dobro mero si celo vrgel čudovit emoji.
Pritisneš "pošlji" na to svojo mojstrovino in počakaš, da se začnejo pojavljati neizogibni odgovori. Počakaš eno uro, nato štiri ure, nato dva dni. Vse, kar ste slišali kot odgovor na vaše odlično odlikovano sporočilo? Črički - in zvok vaše lastne frustracije odmeva v vaših možganih.
Kaj daje? Mislili ste, da upoštevate vsa preizkušena in resnična pravila e-pošte. Štirikrat preverite, ali ste ga poslali pravim prejemnikom. Celo 800. si ga celo preberete, da zagotovite, da nič ne bi bilo narobe razglašeno kot nesramno ali pasivno agresivno. Zakaj torej v zameno dobivate le radijsko tišino?
Upočasnite se - morda ga premagate. V resnici bi lahko bilo, da je vaš e-poštni naslov le predolg.
Predolgo?
Ste navdušeni, ko se morate prebiti po e-pošti, ki je tako gosta, da vam to stisne roko, da se toliko pomaknete? Verjetno ne. Verjetno se vaši prejemniki počutijo enako.
Glede na raziskave, ki so jih opravili z razširitvijo e-pošte, Boomerang, je idealna dolžina nekje med 50 in 125 besed. Sporočila v tem razponu so bila odzivna nad 50%.
Kako natančno izgleda ta dolžina? Poglejte nazaj na "Predolgo?" In ustavi oči tukaj . To je 87 besed, kar je smack dab na sredini območja, v katerem želite biti.
Boomerang je ugotovil, da se je stopnja odzivov zmanjšala s 50% za e-poštna sporočila s 125 besedami, na 44% za 500 besed. Za sporočila, ki so bila neverjetnih 2500 besed ali več? Število odzivov je postalo resno - do 35%.
Vidite, kaj mislim? Verjetno bodo tista dolgočasna sporočila, ki ste jih potegnili, dolgočasila ljudi do solz. Bolje je, da stvari držite kratke (vendar ne prekratke - navsezadnje želite ostati nad teh 50 besed).
Kako skrčiti e-pošto
"Ampak, vse, za kar pravim, je zelo pomembno, " trenutno mrmraš sam sebi. Verjemite mi, razumem - tudi sam sem lahko zelo pisan pisatelj. Ker pa živim nizanje po črkah, sem se naučil nekaj trikov in taktik, ki mi pomagajo pri preverjanju dolžine.
1. Poiščite vejice
To je eden mojih najljubših trikov, ki jih moram uporabiti, ko vem, da moram nekaj pisanja izrezati. Skozi cel kos pregledujem nazaj in držim oči, da se ozirajo na vejice. Čeprav jih je pogosto mogoče vključiti na sezname, jih boste našli tudi po številnih kratkih uvodnih stavkih (v tem članku sem jih že uporabil kar nekaj).
Ko poskušate skratiti stvari, jih je mogoče enostavno odstraniti, ne da bi pri tem žrtvovali svoje splošno sporočilo. Od stavkov, kot so "Samo nazorno" do "V primeru, da se sprašujete", do preprostega, "Ni treba reči, ", da so nepotrebni kvalifikatorji, ki sestavljajo samo dragocene nepremičnine.
2. Odstranite pridevnike in prislove
Izbris cvetnih pridevnikov in neuporabnih prislov iz občasno dolgo dolge e-pošte lahko absolutno krajša. Želite primer? Odstranite jih iz tistega prvega stavka in vam ostane “Če brisanje pridevnikov in prislov iz e-pošte lahko skrajšate.”
Da, lahko v vaše sporočilo vnesejo malo prijaznosti in pogovornega tona. Ko pa želite zmanjšati število besed, bi morale biti to ena prvih stvari. Konec koncev je povsem mogoče pisati krajša e-poštna sporočila, ne da bi prišli tako hladni ali nesramni.
3. Izboljšajte svojo osredotočenost
Če greš skozi oba koraka in se še vedno znajdeš nad to mejo, ki znaša 125 besed, bi se lahko preveč potrudil. Bi bilo bolje, da stvari razdelite na različna, krajša sporočila?
Namesto da celotni ekipi pošljete zapust, ki razpravlja o podrobnostih vašega nedavnega projekta, prosi ideje za piknik podjetja in prav tako vse opomni, da prihaja rojstni dan vašega šefa, izberite eno temo in se je držite. Ne samo, da bo vaš e-poštni naslov krajši, ampak tudi bolj organiziran.
Vzemite to, vem, da krajšanje pisanja ni vedno lahka naloga - razlog je, da ga je William Faulkner označil za "ubijanje svojih dragih".
Če se še vedno trudite izogniti se pisanju Vojne in miru , se vprašajte: Če je ta tema tako množična, ali je najbolj primeren za e-pošto? Ali bi morali dvigniti telefon, zakazati sestanek ali celo ustvariti Google Doc, kjer bi lahko sodelovali vsi - namesto da bi zamašil sporočila vseh?
Če to predhodno razmislite, skupaj z zgornjimi tremi nasveti, bo vaša e-poštna sporočila kratka, do potankosti in - kar je najpomembnejše - na njih.
