Kot vsi verjetno do zdaj veste, sem ogromen geek. Ne glede na to, ali želite vedeti, kako organizirati mapo »Prejeto«, jo počistiti čez vikend ali narediti pomladno čiščenje s polnim delom, jaz sem vaš gal. Ampak obstaja ena stvar, o kateri še nismo govorili: kako ravnati s posameznimi e-poštnimi sporočili, ko se pojavijo.
Tukaj je zajemalka. Najboljši način za nadzor nad mapo »Prejeto« je, da se odločite, kaj bo storiti z vsakim e-poštnim sporočilom, ko ga prvič vidite, namesto da ga samo pogledate in obljubite, da ga boste pozneje obravnavali. To ima dve prednosti: Zagotovite, da se vaša mapa »Prejeto« v prvi vrsti ne spremeni v nered, in prihrani čas, saj vam iste e-pošte ne bo treba večkrat pogledati.
Sliši se težko, vendar ni - le nekaj načrtovanja in nekaj preprostih vprašanj. Začnimo.
Izberite čas
Prvič, če vaše delo ne zahteva, da se takoj odzovete na e-poštna sporočila, priporočam, da vsak dan pošljete vso svojo novo pošto nekajkrat. Ta čas je lahko vsak dan drugačen, le namerno mora biti: na primer danes bom od 9. do 10. ure oddal, da grem skozi mapo »Prejeto«, nato pa bom spet pogledal od 4-5. Vmes bom iskal pomembna e-poštna sporočila, ostale pa prezrl.
Vem, da je to težko storiti (in ja, znano mi je, da kliknem na GIF, ki gre naokrog!), Vendar če se držite tega urnika, boste ugotovili, da je iti skozi mapo »Prejeto« veliko manj pretirano. Da ne omenjam, imeli boste velike koščke časa, da se dejansko lotite pravega dela.
Vprašajte se to
Naslednji korak je pregledovanje mape »Prejeto«, branje vsakega e-poštnega sporočila in postavljanje tega hitrega seznama vprašanj za vsako sporočilo:
1. Ali sem moral dobiti to e-pošto?
Vem, da zveni kot pokvarjen zapis, vendar se morate to vsakič vprašati. Dober opomnik je, da se odjavite, filtrirate in se odstranite s seznamov in glasila, ki jih ne potrebujete. Odstranjevanje e-pošte je v moji knjigi vedno zmaga.
2. Ali moram na to sploh odgovoriti?
Presenetljivo je, da odgovor ni vedno pritrdilen. Če gre za informacijski e-poštni ali skupinski e-poštni naslov, ki ne potrebuje vašega odgovora, ga preberite, upoštevajte vse koristne informacije in jih nato arhivirajte ali shranite.
3. Ali sem prava oseba, da se spoprijem s tem ali naj to oddam?
Ne pozabite, da vam ni treba nositi breme, da bi počeli vse, kar se od vas zahteva. Veste, kaj mislim: tiste številke, ki ste jih vlekli, dokler niso zaposlili mlajšega analitika, toda, da vas šef nenehno sprašuje, načrtovanje potovanja, ki bi moralo res iti skozi drug oddelek, število, za katero ste zaprošeni čeprav ni v opisu vašega delovnega mesta. Ta obrobna opravila predajte pravi osebi in ne boste samo počistili mape s prejetimi sporočili, temveč boste pustili več časa za opravljanje svojega osnovnega dela.
4. Ali potrebujem podatke od nekoga drugega, da lahko odgovorim?
Če je odgovor pritrdilen, prosite to osebo za informacije zdaj, da lahko e-pošto premaknete s plošče. Morda boste želeli odgovoriti tako, da pošiljatelju veste, da delate na njem, in si zapišite, da se čez nekaj dni prijavite s osebo, ki jo čakate. Medtem pošljite e-pošto ali uporabite Boomerang, da ga ob pravem času vrnete v mapo »Prejeto«.
5. Ali lahko odgovorim na e-pošto zdaj - v manj kot 5 minutah?
Tu se večina ljudi odpravi. Za dobro število e-poštnih sporočil ne potrebujete dodatnih informacij od vas ali od drugih in nanje je mogoče odgovoriti precej hitro. V tem primeru takoj odgovorite na e-pošto; prihranil vam bo čas ponovnega branja, obdelave in razmišljanja o njem drugič. Bonus: Prej ko odgovorite na e-poštno sporočilo, bolj sprejemljiv je super kratek odgovor.
6. Ali je nujno?
Nujno je žal iz vaših rok, zato če je e-poštno sporočilo nujno, se odločite, ali se želite takoj spoprijeti z njim ali pa poskrbite za to, ko boste končali s čiščenjem mape »Prejeto«. Zavzemam se za slednje, saj boste nekoliko omagali, če boste nekaj minut porabili za vsako e-poštno sporočilo in iskali samo eno težavo.
Poskrbite za počitek - pod svojimi pogoji
Kaj pa ostalo? Če potrebujete več kot pet minutni odgovor in ni nujen, se odločite, kdaj je najboljši čas , da se tega lotite.
Ponavadi se lotim e-poštnih sporočil, ki zahtevajo dolg pisni odgovor na koncu moje prejeme sporočil. Ali če imam naporen dan, jih preusmerim na dan, ko mislim, da bom imel več časa. Za sporočila, ki zahtevajo več dela (sestavljanje mačk, izvajanje nekaj škropljenja številke Excela), postavim ta opravila na svoj seznam opravkov in jih načrtujem za svoj časovni razpored brez pošiljanja e-poštnih sporočil.
Nasvet za profesionalce: Če želite, da ta postopek poteka še hitreje, nastavite e-poštno sporočilo tako, da ga boste, ko boste obravnavali eno e-poštno sporočilo in ga poslali stran ali izbrisali, preusmerili naravnost do naslednjega v mapo »Prejeto« namesto nazaj v seznam e-poštnih sporočil. (Za Gmail lahko to storite prek možnosti samodejnega vnaprejšnjega vnašanja v Google Labs.) Tako boste zagotovili, da boste prešli skozi vsa svoja e-poštna sporočila, namesto da bi porabili čas za odločitev, na katero sporočilo naj bo pozneje!
