E-naslov. Ne morem živeti s tem. Brez tega ne morete opraviti svojega dela. Imam prav?
Lani smo poslali več kot 2, 5 milijarde e-poštnih sporočil. In tu je slaba novica. Kljub dobri količini odvračanja naj bi se to število le povečalo. Obseg je vprašanje, prav tako čas, ki ga porabite za to. V resnici poročila pravijo, da to preverite približno 36 krat na uro. 36-krat. V eni uri.
Ko začnete prepirati s tem, kaj je v mapi »Prejeto«, traja približno 16 minut, da ponovno usmerite pozornost na svoje drugo delo. Oh, in če potrebujete dokumenta, ki je nekje pokopan v vašem e-poštnem sporočilu, potrebujete približno dve minuti, da ga najdete. Naredite matematiko: to se hitro pripeti do kuge vaše produktivnosti.
Potrebujete ga za opravljanje svojega dela. Ne moreš je preprosto izluščiti kot slabo navado. Pravzaprav je nedvomno nekaj, na kar se močno zanašate, da bi dobili informacije, odobritev ali odgovore od sodelavcev, da boste lahko delo uspešno sprejeli.
Če pa vam med pošiljanjem e-pošte ni jasno, kaj želite od drugih ali če ne postavljate dobrih vprašanj, se spomnite tega 36-krat na uro? Ja, pazi, da se ta ocena znatno poveča. Dvomim, da se sliši privlačno. Tukaj so štirje nasveti, s katerimi lahko minimizirate in pospešite izmenjave in komunicirate bolje kot kdaj koli prej.
1. Pojasnite svoje vprašanje
Ste že kdaj kolegi vrgli idejo in končali z besedami "Misli?" Če je vaš cilj, da nekdo prispeva k perečem roku, smer projekta ali priporočilo o možnostih, mu morate dati nekaj več značilno za delo. Navsezadnje ne želi več časa porabiti za dešifriranje vašega sporočila, kot ga želite porabiti za branje njegovega odgovora.
Če ste pravkar poslali načrt, ki potrebuje ukrepe, na primer namesto da bi se končal s prostim in nejasnim, "Misli?" Postavite točno določeno vprašanje, na primer: "Kaj bo potrebno, da ta načrt resnično uresničim do naslednjega tedna ? Sporočite mi, če lahko karkoli storim, da se to čim hitreje odzove. "Vaš kolega se bo lahko hitro in neposredno odzval, in dobili boste veliko boljši odziv kakovosti.
2. Odrežite Chase
Sarah, članica projekta A, s katero pogosto sodelujete, želi vse tedne pred časom. Spet je na tem. S smešno kratkim rokom prejmete e-poštno sporočilo za dostavo. Frustrirani ste in mikate, da bi odgovorili z besedami: „Ali mi lahko daste več časa za ta projekt?“ Z upanjem, da se bomo ponovno dogovorili o roku. Če to storite, bo potrebnih še pol ducata odgovorov, da se časovnica le reši.
Namesto tega povejte svojemu kolegu, kaj imate za to, in pustite pri tem. »Hej Sarah, zdaj imam na vrsti tri druge prednostne projekte. To bom dokončal naslednji dan v četrtek. Če mi bo uspelo prej, vas obvestim. Hvala za potrpljenje. «Bum. Končano.
3. Nehajte spraševati vprašanja
Nekatera sporočila ustvarjajo nepotrebno pošto, ker nevede vabijo odgovore. Če se želite temu izogniti, se nehajte zapirati z: "Ali je to smiselno za vas?", Recite "Povejte mi, če imate vprašanja." Če ima sprejemnik poizvedbo, vas bo obvestil; v nasprotnem primeru bo vedel, da odziv ni potreben.
Lahko bi se tudi zaključili z nečim, kot so: "Sporočite mi, če se glede tega nismo uskladili" ali "Sporočite mi, če želite o tem govoriti še naprej." S tem jedrnatim jezikom je jasno, da je pogovor zaključen, razen če ni izdaja na koncu sprejemnika.
4. Ne zanemarjajte naslova
Predmet vašega sporočila je zlato učinkovitosti. Uporabite to nepremičnino in si tako oglejte, koliko pozornosti morajo porabiti in kdaj. Vodite ta odvečna e-poštna sporočila ob prehodu.
S svojim naslovom označite nujnost, doseg in časovnico. V naslovu je lahko na primer zapisano: "Dejanje, potrebno do petka opoldne |" Projekt Acme bo prihodnji teden. "
Zdaj vaš bralec ve, da bo to zahtevalo nekaj pozornosti. Zaveda se, da je rok za odziv in delo, ki se ga mora osredotočiti na dokončanje prihodnji teden. Ta enotna, konkretna izjava preprečuje tono nazaj in nazaj.
Glede na to, koliko časa in pozornosti potrebuje e-poštni naslov kot pošiljatelj in prejemnik, si lahko ogledate, kako vam bo nekaj preprostih tehnik pomagalo pošiljati sporočila, ki v zameno ustvarijo manj odzivov in izboljšala splošno komunikacijo med vami in vašimi sodelavci ali strankami . Ne bi bilo to kul? Ko bo vaša komunikacija zelo učinkovita, ne boste samo bolj občutili nadzora nad mapo »Prejeto«, temveč bodo tudi vaši sodelavci cenili, kako učinkovito jim pomagate.
Ne pozabite pa, da je včasih najbolje, če pogovor preprosto vzamete brez povezave. Če težave ne morete rešiti v treh izmenjavah e-pošte ali če pride do napačne komunikacije zaradi noro dolge niti, predlagajte pogovor v živo, da lahko zadevo hitro rešite.
