Naj začnem z besedami, da je na dan premalo ur. Vaš seznam opravil ni nikoli prazen, ne pridete domov tako dolgo, kot bi želeli, in ne zdi vam se, da bi dosegli vse, kar želite doseči.
Ker vam ne morem čarobno dodeliti več časa čez dan (čeprav sem prepričan, da bi bilo to najboljše super moči doslej), naj vam z vami delim skrivnost, kako narediti več v času, ki ga imate: agresivno varovanje vašega urnika.
S tem ne mislim na sestanke (čeprav verjamem, da je manj manj), mislim na upravljanje ravnotežja in zaporedja dogodkov v vašem dnevu, da boste dosegli največjo produktivnost. To je ena najmočnejših stvari, ki jo lahko naredite sami - v resnici je skorajda videti, da bi svojemu dnevu dodali več časa.
Tukaj sta dva preprosta koraka:
1. korak: Zamislite si svoj idealen teden
Najprej se usedite in na kratko odgovorite na naslednja vprašanja:
- Kakšne so vaše delovne ure v povprečju dan in teden?
- Kakšni so vaši stalni sestanki - ali stvari, ki jih je treba opraviti ob določenem datumu in času?
- V katerem času dneva ste najbolj produktivni? (npr. Ali zjutraj veliko naredite, potem po kosilu zatišite?)
- Ali obstajajo dnevi v tednu, ki so za vas bolj ali manj produktivni? (Primer ponedeljka, kdo?)
- Ali se različne vrste dela bolje izvajajo v različnih dneh ali časih? (Moja soustanoviteljica Kathryn se šali, da je pošiljanje prodajnih e-poštnih sporočil v petek popoldne črna luknja, zato opravlja različne vrste dela.)
Ko odgovorite na ta vprašanja, storite korak nazaj in si oglejte, kako bi se vaš urnik, sestanki, vsakodnevna opravila in raven produktivnosti združili v en popoln delovni teden.
Nato uporabite prazen koledar, da dejansko načrtujete ta urnik. Vključite časovne bloke, ki so najbolj primerni za osredotočeno delo (v najboljšem primeru koščki, ko se počutite zelo produktivni), bloke, ki so najprimernejši za sestanke (moj sodelavec Adrian jih radi načrtuje popoldne - napolni jo, ko bi drugače biti zaspan), in seveda bloki za odgovarjanje na e-pošto.
2. korak: Zamenjajte svoj koledar in obrnite (tako, da drugi prilagodijo vaš urnik)
Zdaj se stvari pojavijo in tega urnika se morda ne boste mogli držati vsak teden. Toda lahko in ga morate varovati kot (prijaznega) ognjenega zmaja - predvsem čas za osredotočeno delo. Povem vam, da je peščica neprekinjenih blokov, v katerih lahko resnično delate , neprecenljiva za iztiskanje več časa iz dneva.
Obravnavajte ta obdobja dela kot vsako drugo srečanje v koledarju. Ko vas kdo vpraša, ali ste potem svobodni, niste (razen če tega časa lahko prestavite za poznejši dan ali teden). Če lahko ljudje v vašem podjetju v koledarju vidijo vaš prosti ali rezervirani čas, mu lahko celo dodelite svoj delovni čas, da ga ne boste vzeli od vas.
Drug odličen način za varovanje časa je, da prevzamete vodstvo pri načrtovanju sestankov. Zdaj ne rečem prevzeti od nekoga drugega, če niste tisti, ki običajno koordinira načrtovanje - to bi zahtevalo več dela in to zagotovo ni premik v pravo smer!
Hočem reči, obvestite ljudi, kateri časi vam pomagajo čim prej po človeški poti - in v najboljšem primeru, preden bi kdo drug odvrgel čas. Če želite imeti sestanke popoldne ali na določen dan, vrzite »Kadar koli po 15. uri« ali »Petek je na široko odprt.« Tako bodo možnosti zasidrane v vaših predlogih, ne v časih, ki jih želite obdržati sebi.
Nikoli ne boste mogli dodati časa dnevu, vendar boste lahko pametni glede ur, ki jih imate. In tako, da povečate svoje produktivne čase (in svoje ne tako produktivne čase, boste hitro ugotovili, da lahko naredite več.
