Kot nekdo, ki skrbi, da bi ljudi nenamerno užalil, se po e-pošti prekomerno pošiljam prek elektronske pošte, zlasti pri povratnih informacijah.
Uporabljam pretirane klicaje, postavim svojo konstruktivno kritiko v vprašalni obliki ("Mislim, da bi to poročilo lahko uporabilo nekaj vizualnih del?") In vedno vprašam, ali bi se raje osebno sestali, da bi razpravljali naprej.
Včasih bom prebrala sporočila, ki sem jih poslala in črnila - vzkliki, ki so se mi ob pisanju mojega odgovora zdeli tako prijazni, so videti, kot da sem nezdravo obsedena z vizualnimi predstavami.
Čeprav vem, da moram včasih navaditi te navade, sem pred kratkim prebral nekaj, kar me je nasmehnilo. Izkazalo se je, da me vsa moja topla in nejasnost pravzaprav postavlja na nogo.
Glede na nedavni članek o tihi revoluciji z naslovom "7 načinov za uporabo brezšivne komunikacije" so to le nekatere od tehnik ljudi, ki so bolj vplivni in uspešni prek e-pošte. V bistvu, pravi, ljudje, ki se srečujejo kot bolj ponižni, sicer znani kot "nemočni komunikatorji", ponavadi vzbujajo zaupanje in vzpostavljajo močnejše odnose.
Tudi obratno je - ko vprašanja postavljate kot naročila, uporabljate samo obdobja in se pogovarjate s preveč avtoritete v e-poštnih sporočilih, je manj verjetno, da boste dobili dober odziv (ali odziv sploh). Pravi ustanoviteljica QR in avtorica članka Susan Cain:
To se spušča do tega uvida: Ko ljudje mislijo, da poskušate vplivati nanje, postavijo svojo stražo. Ko pa začutijo, da jim skušate pomagati, da se potrudite do pravega odgovora ali če ste iskreni glede lastnih nepopolnosti, se vam odprejo. Slišijo, kaj moraš povedati.
Kaj to pomeni? To, da so manj formalni, manj samozavestni in bolj čustveni v e-poštnih sporočilih, ni tako slabo - v resnici pravi Cain, ki navaja raziskavo avtorja Adama Granta, "nemočni komunikatorji prinašajo 68% več prihodka."
Očitno boste zaradi vsakega e-poštnega sporočila, poslanega s črticami emojis, vsemi kapicami in vprašanji, da pravilno izrazite svoje občutke, v določenih situacijah verjetno naleteli na nestrokovne, negotove in celo neprimerne. Toda v drugih časih bi lahko vse spremenilo.
Mogoče to pomeni, da prosite za dovoljenje nekoga, preden mu vržete drugo nalogo: Ali vam to uspeva? Z veseljem razpravljamo o tem, kako razdeliti delo med nami! raje kot jaz potrebujem vaše zapiske do petka.
Ali pa si vzemite trenutek, da vaše prošnje zvenijo človeško - na primer recite, ali se lahko vrnete k meni z mislimi? namesto Prosim, svetujte.
Ali pa tudi samo, da svoje e-poštne e-pošte podpišete z »Hvala!« Ali »Imejte odličen vikend!« In ne bolj uradno »Najboljše«.
Tako kot se osebno ne bi pogovarjali s svojimi sodelavci na izredno urejen, formalni način, tudi vi ne želite, da bi se po e-pošti znašli tako hladno. Ker če želite, da se ljudje odzovejo, jim morate dati dober razlog - in nekdo, ki je prijazen in včasih ranljiv, na koncu veliko bolj verjetno zasluži spoštovanje kot nekdo, ki se sploh ne odpre.
Bi radi vedeli, kaj v resnici ljubi vaše sodelavce? Sestavili smo vse nasvete za etiketo, ki jih potrebujete za zagotovitev, da vsi dejansko preberejo (in se odzovejo) na vaša sporočila.
