Večina nas je bila tam: dokončati morate osem milijonov stvari, vendar se zdi, da se nikoli nič ne naredi. Po seznamu opravkov sestavite seznam opravkov in zdi se vam, da na seznam dodajate več elementov, kot če se odjavljate. Ali to pomeni, da ste v času upravljanja samo strašni ali gre za kaj drugega?
Tu je grozljivo (a nenavadno tolažljivo) dejstvo: Ogromnih 89% ljudi ne konča redno svojih vsakodnevnih seznamov opravkov. Torej, ne skrbite, niste sami!
Še en razlog, da ne skrbi: Obstajajo preproste strategije, ki jih lahko uporabite, da naredite več in naredite svoj seznam opravkov bolj obvladljiv. Tu je seznam naših najboljših nasvetov s seznama opravkov - ker je čas, da postanemo eden od tistih 11%, ki dejansko končajo tisto, kar so si zadali.
1. Resno upoštevajte pravilo 1-3-5
Čez dan se je enostavno ujeti v vse malenkosti, ki se pojavijo. Seveda, resnično si želel končati tisto velikansko poročilo odbora, ki že več tednov pretehta, vendar si moral izpolniti svoj seznam opravkov s še 17 stvarmi, na katere je potrebna tvoja takojšnja pozornost.
Ali pa?
Tu je koristno pravilo 1-3-5: Če preslikate eno veliko stvar, tri srednje stvari in pet manjših stvari, ki jih želite narediti tisti dan (in ja, to je na splošno število nalog, ki jih lahko razumno opravite končajte čez dan), boste takoj vedeli, kje so vaše prioritete (in kaj lahko čaka). In če je določanje prednostnih nalog dejansko največje vprašanje, kar zadeva produktivnost, vam bo to pomagalo, da se boste izboljšali.
Če delate v službi, v katerem se resnično pojavijo stvari in jih je treba reševati ASAP, pustite vsak dan odprto eno od svojih sredin in eno ali dve majhni reži, da izpolnite najpomembnejše takojšnje potrebe.
Da bi to še olajšali, smo za vas pripravili zelo preprosto (in lepo) preglednico, s katero lahko preslikate svoje 1-3-5 elementov, ki jih lahko prenesete tukaj.
2. Uporabite Eisenhowerjevo metodo
Alex Honeysett naredi veliko razčlenitev metode Eisenhower, toda bistvo je, da morate začeti razumeti dve stvari glede vsakega od svojih nalog: Kako pomembno je to in kako nujno je to? Tu je velika lekcija, da pomembno ni vedno nujno in obratno.
Zamisel o določitvi prednostnih nalog je lahko zastrašujoča (še posebej, če ne veste, kje bi morale biti vaše prednostne naloge), zato ta sistem ustvari zelo preprosto mrežo, na kateri bo vaš seznam opravil temeljil. Poiščite nujne in pomembne stvari in jih najprej naredite. Ne zapravljajte časa za stvari, ki so pravkar videti nujne, in v svojem urniku blokirajte določene koščke časa, ki so pomembne, vendar tega trenutno ni treba storiti. In vse, kar ugotovite, ni nujno ali pomembno? Naredite vse, kar lahko, da to umaknete s svojega preveč polnega seznama opravil.
3. Zavezujte se, da bo le en seznam opravil
Dobra prijateljica se mi je nekoč pritoževala nad tem, kako se ni mogla niti približati, da bi naredila svoj seznam opravkov, in ko je odprla računalnik, sem videla, zakaj: Imela je devet različnih produktivnosti ali seznama opravil aplikacije hkrati na njenem namizju!
Številni ljudje napačno razmišljajo, da se izraz „bolj veselje“ nanaša na aplikacije (zlasti produktivne), vendar pri veliki večini ljudi to ne drži. Polovico dneva boste preživeli, ko se boste spopadali z vsem, in nobenega načina, kako bi se naučili vse in vsake posamezne aplikacije, ne bi mogli.
Namesto tega si vzemite nekaj časa za pregled možnosti svojih aplikacij za produktivnost (tukaj je dober seznam za začetek) in izberite samo eno, ki se ji boste zavezali. Prenesite jo, preberite si funkcije in se zavezujte, da boste cel mesec uporabljali samo to aplikacijo za potrebe opravil. Presenečeni boste nad tem, koliko več boste lahko naredili, ko se ne boste ves čas spopadali s toliko različnimi stvarmi.
4. Bodite natančni v zvezi s tem, kaj vsebuje vsak element seznama opravil
Pri pripravi poročila ne bi smeli biti deležni enake teže, da boste napisali in poslali e-poštno sporočilo, ki bo potrebovalo le pet minut vašega časa. Namesto tega razčlenite korake, ki jih vsebuje vsaka postavka seznama opravil, dokler si vsi ne vzamejo približno enakega časa in truda (en strokovnjak predlaga, da bi vsaka naloga trajala največ 10 minut), in si o tem omislite svoje lastne naloge seznam seznamov.
Če si dejansko ogledate, koliko dela bo vse potrebno, boste lažje ustrezno načrtovali preostali seznam opravkov in svoj dnevni urnik. Medtem ko se lahko samo rečete "napišite poročilo odbora", se zdi enostavno, saj oblikujete šest korakov, s katerimi boste lahko blokirali pravo količino časa in po potrebi premestili druge točke seznamov opravkov na poznejši datum .
5. Ustvarite seznam "Končano"
Imam prijatelja, ki se drži klasičnega seznama opravkov s papirjem in pisalom, in eden od razlogov, da ji je tako všeč, je, ker ima rad videz, da so predmeti čez dolg dan prekrižani na listu papirja. Obstaja občutek dosežka, ki ne obstaja z veliko aplikacijami seznamov opravkov.
Ustvarjanje seznama "Končano" (več o tem tukaj) vam ne daje le tistega občutka dosežkov, ko ste sposobni pogledati nazaj na vse, kar ste storili tisti dan, ampak če si ogledate seznam in spoznate, da resnično niste dosegli ničesar, je tudi odličen budni klic, ki ga morate znova preusmeriti in premisliti, za kaj preživite dan.
Pri preizkušanju novega trika o produktivnosti bodite pozorni, da je potreben čas, da se prilagodite, tako da, če se vam zdi, da stvari po enem dnevu ne delujejo, ne obupajte. Vsakemu novemu triku s seznami opravkov omogočite vsaj mesec dni. V kratkem boste stroj za produktivnost!
