Če na sestanke gledate kot na nujno zlo, ki ga je treba pretrpeti, morda ne boste izpustili idealne nastavitve za prikaz svojih vodstvenih sposobnosti.
Kot je pojasnil Luann Pendy, podpredsednik globalne kakovosti pri Medtronic, "Srečanja so vaša največja priložnost, da ste vidni in pokažete svoji organizaciji tisto, kar prinesete k mizi."
Pendy bi moral vedeti. Nadzira kakovostne operacije in skrbi za to, da so medicinski pripomočki za paciente po vsem svetu najvišje kakovosti in zanesljivosti. "Srečanja so način dela, " nadaljuje. Toda ni vedno tista, ki kliče posnetke. "Večino časa preživim na sestankih in ne vodim sestanke. Cilj mi je biti dober udeleženec srečanj, ker takrat voditelji želijo, da pridem na njihove sestanke, da jim pomagam. "
Vidite, da boste lahko prepoznani kot vodja, ki prihaja, in morate predložiti dokaze, da ste sposobni dostaviti veliko več, kot zahteva vaš opis delovnega mesta. Kot pravi Pendy, "svoj čas lahko na sestankih izkoristite, da pokažete svojo učinkovitost, svojo inteligenco in svoje vodstvene sposobnosti." Težko je pokazati potencial, ko sedite na delovni postaji, z glavo navzdol in opravljate svoje delo.
Govor in sodelovanje na sestankih je lahko vaša najboljša priložnost, da premaknete dojemanje drugih: od taktika do stratega, od izvajalca nalog do menjave in od vodje do vodje. Sodelavci s svojimi soigralci, vodstvom in občasno ključnimi voditelji v sobi so sestanki po meri, da lahko oblikujete, kako vas drugi v vaši organizaciji dojemajo.
Če želite izkoristiti to priložnost, tukaj so štirje najboljši nasveti Pendyja, kako voditi na sestankih, tudi če niste vodja sestankov.
1. Spoznajte svojo vlogo
Pred sestankom preučite dnevni red in razumejte svojo vlogo na konferenci. Pendy priporoča, da razmislite o več ključnih vprašanjih, kot so: Zakaj ste bili povabljeni na sestanek? Kako vodja želi, da sodelujete? Kakšen je namen srečanja? Kaj se pričakuje od vas?
Potem pa uresničite ta pričakovanja. "Zelo pomembno je zagotoviti, da izpolnite vlogo, ki se od vas pričakuje, " doda.
Ali ste na primer pripravljeni posodobiti status svojega dela? Ne govorite samo: »Stvari grejo dobro«, ko lahko prinesete dejstva in podatke, s katerimi boste lahko bolj poudarili svoje mnenje. Namesto tega recite: "Zadovoljstvo strank se je v zadnjem mesecu povečalo za 3%" in podajte svojo analizo, zakaj. Če pa prihajate kot zunanji strokovnjak (npr. Kot marketinški specialist, ki se udeležuje inženirskega sestanka), poskusite predstaviti edinstveno perspektivo, kot je prvak strank.
Če ne poznate svoje vloge, vprašajte. Vsaj zaslužili boste točke za nego.
2. Govori gor
Pred nekaj leti je Pendy prejela povratne informacije, da so jo na sestankih dojemali kot težko berljivo in tiho, zato je bilo ljudem težko delati z njo.
Ti komentarji so za Pendyja odpirali oči. "Šel bi na sestanke in bil zelo vljuden in spoštljiv, " razlaga Pendy. "Poslušala sem, kaj vsi govorijo, ga obdelala in se učila, " je dejala. Vendar pa so nekateri sodelavci menili, da se ne ukvarja s tem, kaj se dogaja.
"Tako sem se spremenila, " pripoveduje. Začela je govoriti in takoj začela dobivati več pozitivnih povratnih informacij. „Zaposleni so rekli:„ Hvala, ker ste me podprli. “ Moji vrstniki so rekli: "Hvala, ker delite svoje misli in svoje ideje." In vodstvo je reklo: "Hvala za vodstvo."
Namesto da čakate na dovoljenje ali povabilo, da spregovorite, bodite pripravljeni s pričakovanjem, da boste prispevali. Umislite si vsaj tri točke za govor in vnaprej izzovite, da si med sestankom predstavite vsako točko. Ko sestanek napreduje, je težje vdreti v pogovor, zato zgodaj spregovorite, da v sobi postavite svoj "glas".
In če nimate predlogov, ki bi pogovoru dodali vrednost? Če se zavzamete za stališče sodelavca ali postavite dobro premišljeno vprašanje, lahko greš tako daleč.
3. Poiščite mentorje za srečanja
Pendy predlaga iskanje vzornika, ki se dobro seli po sestankih. »Poiščite nekoga v vaši organizaciji, ki bo zelo vešč korporativnega etiketa in uspešen pri vodenju in udeležbi na sestankih. Opazujte jih, če želite videti, kako njihovo vedenje prispeva k njihovemu uspehu, «ponuja. "Naučili se boste veliko o kulturi in etiketu organizacije."
Na primer, ugotovite, koliko vprašanj in komentarjev se šteje za ustrezne in kaj se šteje po vrhu. V nekaterih podjetniških kulturah so vprašanja bolje sprejeta zunaj sestanka, in če delate proti temu etiketu, boste težko uspeli.
Ali na primer recimo, da vidite bolj učinkovit način strukturiranja časovne premice projekta. Pomaga vam vedeti, ali sestanek po etiketah narekuje, da se sprememba opravi s skupinskim soglasjem takrat in tam ali če verjetno ne bi potrebovali časa za sestanek, da bi razpravljali o vprašanju, ki bi ga bilo mogoče hitro rešiti v zasebnem pogovoru.
Če pozorno spremljate nenapisana in neizrečena pravila izpolnjevanja etiket, lahko učinkovito vodite in se izognete napačnim korakom, ki bi lahko škodovali vašemu ugledu.
4. Bodite prisotni
Če ste bili vključeni v povabilo za sestanek, boste pričakovali, da boste tam prispevali. Pomemben del tega je sedeti za mizo. "Pogosto vidim, da mlajši zaposleni pridejo v sobo, kjer je velika, dolga konferenčna miza in poskušajo najti stol v kotu stran od mize, " je dejal Pendy. "To se ne zdi pozitivno, samozavestno, angažirano in navdušeno. Sedež za mizo je, da se pravočasno ali zgodaj prikažete, tako da je odprt sedež. "
Po Pendyju je pomembna tudi vaša drža. "Položite komolce na mizo - nekaj, kar vas je mama naučila, da nikoli ne počnete večerje, " priporoča. Presenečeni? "Ko ste na poslovnem sestanku, če se nagnete naprej in položite komolce na mizo, to sporoči skupini, da ste angažirani, zainteresirani in morate nekaj prispevati."
Izvršna profesorica Harvard Business School Amy Cuddy je TED Talk zbrala več kot 16 milijonov ogledov in popularizira moč moči - stališče "Čudežna ženska", ki krepi samozavest in hkrati povečuje dojemanje drugih o vaši avtoriteti.
Po Cuddyjevem mnenju vstani in govori, če je le mogoče, z razmaknjenimi nogami, rameni, brado in raztegljivimi rokami, da bo tvoja govorica vašemu sporočilu dodala kredibilnost. Deluje tudi, ko sedite; če sedite naravnost z roko ven, povečate prostor, ki ga zasedete, kar je demonstracija moči.
Končno ne zapustite sestanka, ne da bi prostovoljno vodili nekaj ali se lotili akcijskega predmeta. Zagotovili si boste mesto na dnevnem redu na naslednji seji.
