Obožujem poletje. Seveda, včasih je lahko smešno vroče in težko je najti primerna delovna oblačila, če pa imaš srečo, je čas za dopust.
V zadnjih nekaj letih pa opažam, da počitnice niso več le priložnost, da se sprostijo: tudi stres so postale sinonim za stres. Točnost, povezana z e-pošto, če smo natančni: zdi se, da se ljudje čutijo preobremenjene z idejo, da so privezane na svojo e-pošto, da nimajo dovolj dostopa do nje ali da se vrnejo v mapo »Prejeto«, ki poči po šivih.
No, vzemite mi to: z malo priprave in nekaj jasnimi mejami se boste v trenutku lahko osredotočili na ležanje ob bazenu s svojim mojito - brez prenosnika.
Preden greš
Tako kot pospravite posteljo, izpraznite hladilnik in odpeljete smeti, preden se odpravite na dopust, tako da počistite poštni nabiralnik pred odhodom, se vrne veliko več. Nekaj tednov, preden se odpravite na pot, odložite nekaj ur, da opravite malo spomladanskega čiščenja, da se pripravite (pomislite na to kot na osnovni porjavelost, razen boljšega za vas in neskončno lažjega iz kavča).
Prav tako boste želeli pripraviti svojo ekipo in stranke 10-15 dni pred odhodom. Pošljite jim e-poštno sporočilo, v katerem jih opomnite na vaše odhodne datume, navedite sekundarne kontaktne točke za različna področja, za katera ste odgovorni (tj. Sporočite jim, da vas ne bodo poslali po e-pošti!) In prosite, naj ne zadržijo ničesar, kar ni nujno, medtem ko si odsoten. Prosimo vas, da zahtevate, da vam pošljejo kakršno koli delo ali odgovore pred datumom odhoda, 4-5 dni pred potovanjem, tako da imate čas, da se vrnete k njim.
Priporočam tudi, da ne boste pogosto preverjali e-pošte, ampak v zadevo postavili "HITRO", če nekaj resnično ne more čakati do vrnitve. S tem, ko boste svojo ekipo pripravili, da vpraša, kaj potrebujejo, preden odidete, in jih prosili, da vas kontaktirajo, dokler se ne vrnete, drastično zmanjšate skupno nalaganje e-pošte.
Na koncu se pred odhodom prepričajte, da postavite samodejni odzivnik po e-pošti. Nekateri ljudje gredo v skrajnost in v celoti izklopijo svojo e-pošto, ko je odsoten, vendar ne bi priporočal, da se podate po tej poti, razen če jo vi in vaše delovno mesto ne podpirate. Dovolj je oddaljeno sporočilo: "Odšel sem iz pisarne in ne preverjam e-pošte do 15. avgusta - prosimo, obrnite se tako in tako, če potrebujete pomoč" je dovolj.
Nasvet za profesionalce: Dodajte 1-2 dni do datuma vrnitve v samodejni odzivnik, da si kupite čas, da nadoknadite, preden vas ljudje spet začnejo bombardirati z e-poštnimi sporočili.
Medtem ko odhajate
Zdaj je tu vaša osebnost velik dejavnik, zato sem svoje nasvete razdelil na dve skrajnosti:
Za sita »Take-a-Total-Break-From-Your-Screen«
Če misel, da dva tedna ne preverjate svoje e-pošte, sproži občutek strahu, namesto da bi se razočaral, ste morda bolj podobni meni, zato preidite na naslednji razdelek. Če se vam to sploh ne zdi, vam priporočamo: Naredite en dan manj dopusta za popoln oddih od e-pošte.
Vem, da bo marsikdo od vas sovražil to idejo, vendar me imejte. Ali imate službo, kamor se lahko ujamete, ko se vrnete, ali pa je ne. Če veste, da spadate v slednjo skupino, je letenje domov v soboto in lahka dohiteva v nedeljo pred odhodom na delo zelo uspešna strategija za številne moje prijatelje, ki niso odvisni od e-pošte.
Za odvisnike od poštenosti do dobrote
Za odvisnike po e-pošti (kot sem jaz) priporočam, da vsakih 1-2 dni s pametnim telefonom preverite mapo »Prejeto« in se osredotočite na odstranjevanje stvari . Ti dve stvari sta ključni:
1. Uporaba pametnega telefona: Zakaj? Precej težje je, da se sesujete v mapo »Prejeto« prek telefona - resnično ne morete pisati dolgih e-poštnih sporočil ali popravljati stvari. Če pa se pojavi kaj pomembnega, boste to videli.
2. Osredotočite se na to, da razčistite stvari: Ključnega pomena je, da se upirate želji po odgovarjanju na nujna e-poštna sporočila, ne glede na to, kako hitra in enostavna so, ker bo prejemniku sporočila, da ste na voljo, in odgovarjala na e-poštna sporočila. Ko bodo ljudje od vas prejeli kakršno koli e-pošto, mislijo, da ste na voljo, in nazdravite.
Imate pa moje dovoljenje za naslednje: Odgovorite na e-poštna sporočila z oznako "NUJNO" (upam, da jih ne boste imeli), brisanje e-poštnih sporočil, ki jih ne potrebujete ali jih ne želite brati, in branje ter arhiviranje informacijskih e-poštnih sporočil. (E-poštna sporočila, poslana skupinam, kamor niste posebej poklicani, sodijo v vedro za branje in arhiviranje.) Po vrnitvi boste ostala e-poštna sporočila, ki zahtevajo vašo pozornost in odziv, vendar niso tako nujna, da vas odgovoriti jim je treba, preden se vrnejo.
Na mojem zadnjem tedenskem dopustu je zaradi te strategije prišlo 90 e-poštnih sporočil, ki jih moram obravnavati ob moji vrnitvi (namesto polnih 380, ki so jih prejeli med mojim potovanjem). Vsak dan mi je vzelo 15-30 minut. Zame je to povsem vredno in mi je dalo mir, ki sem ga potreboval, da sem se resnično sprostil, ko sem na dopustu.
Ko se vrnete
Ne glede na način, ki ste ga izbrali, ko vas ne bo več, bo treba najprej nekaj dni nazaj nadoknaditi. Privoščite si dva polna delovna dneva, da vstanete in tečete, in se izogibajte rokom ali velikim sestankom v tem času. Običajno prva dva dneva nazaj odpovem 2-3 ure na dan, da se spoprijem tako z mojo poštno pošto, kot tudi s splošnim dogovorom s svojo ekipo. Bodite prepričani, da si pri upravitelju privoščite kavo in se pozanimate o spremembah prednostnih nalog ali časovnih razporedov ali novih projektih, ki so se začele. Če upravljate z drugimi, določite čas z njimi, da vidite, kako so stvari potekale, ko ste bili zunaj.
Z malo priprave, malo samozavedanja in nekaj časovnih blokov, ko se vrnete, lahko poskrbite za počitek in sprostitev, ki jih potrebujete med naslednjimi počitnicami.
