Kako pisati krajša e-poštna sporočila, ki jih ljudje berejo - muza

Kar se tiče e-poštnih sporočil, sem ponavadi zgovorna.

Živim z intenzivnim strahom, da bi prišel kot preveč neposreden ali hladen, in obstaja nekaj o vseh teh dodatnih besedah, lepotah in (sramotno) vzklikih, zaradi katerih sem videti nekoliko toplejši in prijaznejši.

Ampak, tukaj je stvar: na koncu zapravim svoj čas - skupaj s časom osebe, ki bere moje sporočilo.

Nihče ne želi porabiti svoje dragocene mentalne energije, ki se širi skozi puh, da bi prišli do točke. Če imate v srcu mehko mesto za majhne govorilne in cvetne jezike, kot sem jaz, kako lahko uspete odstraniti svoja sporočila do stvari, ki so res pomembne?

Tu so štirje uporabni nasveti, ki so mi pomagali:

1. Izrežite besede in stavke polnila

Velike so možnosti, da v e-poštna sporočila poškropite fraze polnil.

Ne verjamete mi? Kolegiju vnesite e-poštno sporočilo in poglejte, kolikokrat ste vključili besedi "Mislim." Čeprav to pomaga ublažiti vaš jezik, je povsem nepotrebno. Domneva se, da je to tisto, kar mislite, saj ste vi tisti, ki piše sporočilo.

Enako pravilo velja za besedo, kot je "samo". Tu in tam jo vsi poperimo. Toda v večini primerov bi ga lahko izrezali v celoti.

Kar zadeva odstranjevanje kakršnih koli neredov, ki bi se lahko skrivali, je še en nasvet mojega nekdanjega inštruktorja novinarstva, ki se še vedno drži z mano: poglejte, kje ste vključili vejice. Velikokrat sledijo kvalifikatorju, ki ga lahko izbrišete. Veste, stvari, kot so "Ni treba povedati", "Vendar", "Dejansko" ali celo "Saj veste", ki sem jih uporabil za začetek tega stavka.

2. Uporabite Bullet točke

Vključitev potrebnega konteksta je ena stvar. Toda zlasti v e-poštnih sporočilih je mamljivo, če bi šli čez krov in polnili sporočilo z vsemi vrstami nepomembnih podrobnosti.

To je razlog, zakaj je uporaba krogel lahko tako koristna - prisilijo vas, da ste pri pisanju veliko bolj jedrni in neposredni. Izzivajte se, da ugotovite, ali obstajajo odstavki, ki bi jih bilo bolje spremeniti v skrajšani seznam.

Medtem ko ne želite, da je celotno e-poštno sporočilo na videz neskončen seznam točk nabojev, lahko razčlenitev večjih kosov besedila pripomore k krajšanju (in veliko bolj urejenosti).

3. Navedite ljudi na ustrezne dokumente

Informacije o tem, ki jih obupno poskušate vnesti v svojo e-pošto, so že zabeležene drugje - ne glede na to, ali gre za dokument, predstavitev, spletno mesto ali kaj drugega.

Ni vam treba izumiti kolesa. Če torej lahko izkopljete dodaten vir, ki že deli vse te informacije, ki jih je treba vedeti, se obrnite na svojega prejemnika - namesto da ga poskušate povzeti.

4. Preskočite Mali pogovor

Če ste kaj podobni meni, ste pogledali ta nasvet in pomislili, ali se šalite? Preskakovanje teh prijetnosti me bo zagotovo spremenilo v pisarniško pošast!

Dobivam se, od kod prihajate - zdi se, da je vsako moje sporočilo prijazno vprašanje videti vljudno. Ampak, bolj pogosto kot vseeno, itak ostane popolnoma neodgovorjeno. To je tisti povsem nepotreben del, ki ga večina ljudi le zasveti.

Ne pozabite se držati hitrega in prijetnega "Upam, da vam gre dobro!" Kljub temu je verjetno najbolje, da pritisnete gumb za nazaj in na kaj drugega.

Ti triki v akciji

Želite dokaz, da ti nasveti dejansko delujejo? Oglejte si primere spodaj, da vidite, kako drugo e-poštno sporočilo dobi enako točko kot prvo - z veliko manj besedami.