Končno! 23 nenapisanih pravil e-pošte

Šele ko sem svojemu koledarskemu bratu pomagal, da je (e, nastavil) svojo sporočilo in razložil nekatere nianse te vseprisotne metode komunikacije, sem ugotovil, koliko nepisanih pravil e-pošte se je v teh letih razvilo.

Nekateri od njih so precej očitni, vendar jih je vredno ponoviti (ker še vedno vidim, da jih ljudje občasno lomijo). In drugi niso takoj intuitivni, vendar bi nam, če bi se jih splošno držalo, pomagali bolje pošiljati in odgovarjati na e-pošto.

Torej, pišem jih pisno. Preglejte seznam in za mano ponovite: "Slovesno prisežem, da bom večno spoštoval pravila e-pošte."

Vaša vsebina mora biti vedno opisna. "Intro" ni dovolj opisen. "Intro: Alex (The Muse) // Jennifer (XYZ Co)" je boljši.
Naj bo vsako e-poštno sporočilo čim krajše; prihrani vam čas in, kar je še pomembneje, spoštuje čas prejemnika.
Hitreje ko se odzovete, je krajši vaš odziv dovoljen.
Vedno vključite eno vrstico konteksta, če prejemnik ne pričakuje tega e-poštnega sporočila. To velja tako za prva e-poštna sporočila ("Tukaj smo se srečali") kot za e-poštna sporočila nekomu, s katerim redno delaš ("To e-poštno sporočilo je o naslednji fazi tega projekta, s katerim delamo skupaj").
Najprej v e-poštno sporočilo postavite svoje elemente »vprašaj« ali »dejanje«, ne nazadnje, in jih izrecno navedite. Prejemniku mora biti takoj jasno, kaj želite.
Če je rok, povejte tako. Če zahteva ni nujna, povejte tako.
Če ne potrebujete odgovora in je e-poštno sporočilo samo FYI, povejte tako.
Vsa vprašanja naj bodo čim bolj natančna. "Kaj menite o predlogu?" Ni dobro vprašanje. "Ali lahko nadaljujemo s predlogom prodajalca v višini 20.000 do petka?"
Kadar je mogoče, uporabite oznake ali oštevilčene sezname. Te je lažje preskakovati kot bloke besedila.
Ko je nekaj resnično pomembno, krepko.
Ne pretirano uporabljajte krepkih sporočil.
Uporabite berljive pisave. Comic Sans ni berljiva pisava.
Če prejmete povpraševanje od nekoga drugega, vendar ne more odgovoriti takoj, mu povejte, kdaj ga boste dobili. Tako boste prihranili e-poštna sporočila za prijavo in pomagali drugi osebi pri načrtovanju.
Vedno CC najnižje število ljudi, potrebnih za opravljanje dela. Več ko je ljudi v e-poštni verigi, slabši je občutek odgovornosti za odgovor.
Uporabite "Odgovori vsem" samo, kadar je to resnično potrebno. Nihče ne mara tiste osebe, ki zamaši prejeto celotno oddelek.
Če je nekdo na e-poštni nitki, mu ni več treba, ga premaknite v BCC v naslednjem odgovoru in to povejte v prvi vrstici e-pošte. ("Sam, hvala za predstavitev Marije in mene - prestavil te bom v BCC in ga odnesel od tu.")
Vedno naredite uvod v dvojno izbiro. Če tega ne storite, se bodo ljudje začeli bati od vas.
Ne lovite niti ene teme, da bi razpravljali o drugi temi. Namesto tega zaženite novo e-poštno nit z ustreznimi temami in prejemniki.
Ne kupujte se. Nihče ne potrebuje dvajsetega e-poštnega sporočila "Tudi to se mi je zdelo super!"
Če pošiljate e-pošto v poslovne namene, imejte v nogi svoje kontaktne podatke in naslov. Čim preprostejše, tem bolje.
Če pošiljate e-poštno zelo zaposleno osebo, je povsem sprejemljivo in nekoliko pričakovano, da boste prvotni e-poštni naslov nazaj po enem tednu ali dveh posredovali njemu ali njej. Večina zaposlenih zahteva vsaj enega od teh. Ne delajte več kot tri.
Nadaljnje spremljanje e-pošte v 48 urah ni sprejemljivo, razen če je resnično nujno. Mnogi ljudje obravnavajo e-pošto kot obliko dopisovanja in imajo lahko preprosto višje prioritete kot odgovor na vas.
Če prejmete ali želite poslati jezno e-pošto, počakajte na to. Če je nujno, se raje oglasite po telefonu.