Ne glede na to, ali poskušate narediti vtis na svojega novega šefa ali streljati na napredovanje, je težko reči ne več dela. Konec koncev želite, da vsi vidijo vaš trdosrčen, sprejemajoč izziv, pripravljen na vse. Na žalost vsak nov projekt, za katerega se strinjate, da prihaja z roki, in preden boste vedeli, komaj imate glavo nad vodo.
Ko se vam zdi, da projekti začenjajo drseti skozi razpoke ali preprosto ne morete dati vse od sebe, ker ste preveč tanki, si vzemite nekaj časa, da rešite situacijo, preden vam seznam opravkov najbolj uspe. Tu je nekaj načinov, kako se spopasti s prekomerno obremenitvijo in se vrniti nazaj.
1. Ustvari urnik
Držite se glavnega urnika vseh končnih rokov z nastavitvijo koledarja v iCal ali Google Koledarju ali z uporabo prijetnega načrtovalca (obožujem nastavitev tedenskih zvezkov Moleskine). Če vidite vse na enem mestu, vam lahko pomaga, da določite svoj čas, saj boste natančno vedeli, kaj se dogaja, dni in tedne vnaprej.
Toda ne ustavite se na tem mestu - trik pri organizaciji svojega časa je, da svoje projekte razdelite na mini cilje, ki jih bo lažje doseči. Majhni in dosegljivi cilji vam bodo pomagali prebroditi težke projekte in ostati na tekočem.
Na primer, za načrtovanje velikega delovnega dogodka morate uskladiti več skupin, tako znotraj kot zunaj pisarne. Namesto, da bi določili en velik rok na datum dogodka, ga razporedite v manjše naloge v tednih, ki vodijo do dogodka, na primer, da bo vaš gostinec imel svoj jedilnik, dokončno določil pravilno število udeležencev in dokazil ter tiskal izročke. Če izpolnite te mini cilje na poti, boste poskrbeli, da ne bo ostalo ničesar do zadnjega trenutka.
2. Bodite opozorili
Priprava glavnega urnika je le polovica bitke - druga polovica ga dejansko uporablja. Če nimate navade vsak dan preverjati koledarja, boste morda potrebovali nekaj pritiska v pravo smer, zato potem, ko boste sami postavili roke, nastavite tudi nekaj opozoril. Pojavno okno na vašem računalniku ali telefonu je lahko hiter opomnik, kaj se dogaja (oglejte si aplikacije, kot so 2Do, Wunderlist in Todoist) ali, če uporabljate načrtovalnik papirja, nastavite vizualna opozorila s funkcijo Post-It, ki vas spomni dogajanja v prihodnjem tednu.
Ta opozorila lahko vključujejo kontrolne točke za velike roke (npr. Na polovici roka do roka za vaš projekt lahko nastavite alarm, da nadzornika prosite za pregled osnutka poročila) ali zgolj splošne vsakodnevne opomnike (na primer nastavite opozorila za ponedeljek in sredo, da boste lahko prepričani, da ste na tekočem, preden vam zmanjka časa ob koncu delovnega tedna).
3. Organizirajte
Ko delate na več projektih hkrati, lahko vaša mapa »Prejeto« hitro eksplodira v prevelik nered informacij. Medtem ko ne morete ustaviti pretoka e-poštnih sporočil, lahko vsaj zadržujete svoje naloge organizirane in ločene.
Poskusite dodati mape in barvno kodiranje v mapo »Prejeto«, da boste lažje našli pomembne informacije, ko jih potrebujete. Na primer, ustvarite ločeno mapo za vsako določeno nalogo, ki jo delate, kar vam bo omogočilo enostavno iskanje pogovorov ali datotek, ki jih potrebujete.
Če želite nadaljevati korak naprej, lahko v Outlooku celo nastavite pravilo, da pošlje e-pošto z določenih naslovov ali z določenimi stavki v zadevni vrstici v določene mape, ki ste jih ustvarili. Gmail stori isto, če nastavite filter. Vsaka metoda vam omogoča, da predhodno razvrstite mapo »Prejeto«, tako da vam ni treba porabiti dragocenega časa, če želite presejati nered!
4. Spravite malo stvari s poti
Ali ste zadolženi za ponavljajoča se poročila ali preglednice, ki morajo izhajati tedensko ali mesečno? Če želite prihraniti čas in energijo (ter sprostiti dragoceni prostor na že natrpanem seznamu opravkov), ustvarite predlogo za vsako poročilo, namesto da se vsakič začnete iz nič.
Ali nenehno prejemate e-poštna sporočila s podobnimi vprašanji? Ustvarite konzervirane odgovore v Gmailu ali na svojem namizju obdržite Wordov dokument z odgovori na pogosta vprašanja (npr. Kako uporabljati svoje FTP spletno mesto, koga kontaktirati za storitve za stranke ali datume prihodnjih sejmov). Če imate nekaj, kar lahko preprosto izrežete in prilepite, bo sprejemanje rutinskih sporočil na elektronsko pošto manj zamudno.
Če majhne stvari naredite zgodaj in jih čim bolj poenostavite, vam daje več prostora za delo pri zapletenih projektih.
5. Bodite na tekočem
Nekaj minut pred odhodom zvečer odložite, da si ogledate svoj urnik in ga posodobite s svojim dnevnim napredkom (tudi samo to početje v tednu je v veliko pomoč!). Nisi čisto končal naloge? Premaknite ga na naslednji dan ali na naslednji rok, ki ste ga načrtovali za določen projekt. Pomaga tudi, da imate vsak dan razporejen nekaj prostega časa (ali celo samo enkrat na teden), kar vam bo omogočilo, da boste bolj prilagodljivi, če ne boste dosegli mini cilja in boste morali svoj urnik preurediti.
Če spremljate, kaj počnete vsak dan, vam ne more le pomagati, da se boste počutili preobremenjene, temveč vam lahko pomaga tudi presoditi, koliko časa v resnici potrebujete za določen projekt ali nalogo. In veste, da boste natančno ugotovili, koliko lahko v prihodnosti prevzamete!
6. Pogovorite se o skupni rabi
Če se začnete zavedati, da se nekateri vaši mini cilji ne uresničujejo, ker nima dovolj časa, ker imajo drugi projekti prednost ali ker nove odgovornosti nenehno pristajajo na vaši mizi, je morda čas, da se pogovorite s svojim nadzornik glede prerazporeditve nekaterih vaših del.
To je še en razlog, da je podroben načrt vaših projektov, načrtovan po dnevih in tednih, ključen: Če imate jasno predstavo, kaj je treba storiti in v kakšnem časovnem okviru, bo šef lahko preprosto videl, kaj je na vašem krožniku. Nato lahko skupaj določite, kaj je najpomembnejše, da ostanete na svojem takojšnjem seznamu opravkov in kaj lahko potisnete nazaj ali prenesete na koga drugega.
Da, težko se je prepustiti, vendar je vedno bolj pomembno, da delovni obremenitev delite z ostalo ekipo in postavite svoje roke, kot pa da poskušate dokazati, da vse to zmorete in ne pridete čisto do tja.
Končno, ko začnete imeti občutek, kot da ga izgubljate, močno vdihnite. Ne pozabite, da je nadzor nad tem, da ste organizirani in da ste pošteni do tega, s čim se lahko spopadate.
