Soočenje (zlasti delovno soočenje) nikomur nikoli ni zabavno. Toda še bolj neprijetno kot to, da bi nekomu na obraz povedali nekaj neprijetnega, je to, da bi ta občutka izrazila po e-pošti.
Kot soustanovitelj popolnoma navidezne organizacije, ki ima več kot 120 sodelavcev po vsem svetu, sem imel velik delež nerodnih sporočil o spopadih. Torej, kaj morate storiti, če se znajdete v stiski e-poštnih sporočil? Tu je nekaj nasvetov.
1. Ne zateči se k e-pošti, razen če moraš
To je samoumevno, vendar je pomembno: E-pošta ne sme biti nikoli pred vašo prvo izbiro za spopadno komunikacijo. Pravzaprav naj bi ga uporabljali le v zadnjem primeru.
Ne pošiljajte sporočilnega sporočila nekomu, razen če ste poskušali z njim ali njo na kakršen koli drug način brez uspeha stopiti v stik ali če je težava tako nujna, da mu je treba takoj sporočiti in edino na voljo možnost je e-pošta. Poleg tega je treba e-poštna sporočila uporabljati le za manjše zadeve, ne za velike dogodke, ki spreminjajo življenje (na primer odpuščanje nekoga; v najboljšem primeru bi to bilo treba storiti na Skypeu ali na platformi, kjer lahko vidite nekoga).
Za to utemeljitev obstajata dva glavna razloga. Prvič, interakcija iz oči v oči (tudi če gre za Skype ali Google Hangout) omogoča, da se druga oseba do določene mere pobere na obraznih podobah in govorici telesa, kar vam bo pomagalo, da se bolje seznanite. Drugič, besede iz e-poštnega sporočila lahko zelo enostavno izvlečete iz konteksta (prav tako tudi kontekst e-poštnega sporočila) in ne želite, da se vam v obraz razbesne situacija (drugemu, ki se bo šel k šefu, se pritožite. vaš e-poštni naslov).
Vendar pa zagotovo bodo časi, ko boste morali uporabljati e-pošto in verjemite mi, da je v teh situacijah bolje komunicirati po e-pošti, kot pa sploh ne.
2. Bodite čim bolj naravnani in natančni
Najpomembnejši del pisanja e-pošte je, da samo poveš, kar želiš povedati. Vzemite svoj komentar ali druge stranske misli iz tega (to naj ne bi bil roman) in pojdite naravnost do bistva. Celotno e-poštno sporočilo mora biti le nekaj stavkov, cilj pa naj bi bil čim hitrejše prehajanje komunikacije brez povezave in v resnično življenje.
Kaj to pomeni? Ne pretepajte po grmu in ne izpuščajte vsega, kar vam pade na pamet, in zagotovo se ne opravičujte za to, kar govorite. To lahko še vedno storite, ne da bi bili zlobni - kot primer, poglejte spodaj e-poštno sporočilo, ki sem ga poslal enemu od mojih avtorjev, ki prispevajo.
Če se vam zdi, da svojega primera ne morete razložiti v šestih stavkih ali manj, je morda tema preveč in kosmata za e-pošto. Navsezadnje ne želite zmanjšati občutljive situacije. Kratek e-poštni naslov, ki govori o zamujenih rokih, kakovosti dodelitve, odsotnosti ali napredku, je v redu - vendar si lahko samo predstavljate, kako grozno bi bilo poslati e-pošto, v kateri je bilo rečeno: "Hej, tako in tako, samo da vas obvestim se zapiše Kul. "
3. Ponudite, da boste na voljo za klepet
Druga težava, ki se pojavi pri soočenju z nekom po e-pošti, je, da je spletna komunikacija zelo enostranska. Nekdo drug se ne more takoj strinjati z vami; namesto tega prejmejo vašo e-pošto, jo preberejo, odgovori in podobno. Tako lahko traja nekaj časa, da obe stranki dosežeta svoje točke, običajno pa veliko ni doseženo.
Čeprav ste soočenje poslali po e-pošti, bi morali drugi osebi dati možnost, da odgovori prek drugega medija. Zaključek pisma z nekaj podobnim: "Definitivno mi sporočite, če imate kakršna koli vprašanja, in če bi radi o tem še razpravljali, lahko absolutno pojemo kosilo ali skok v Skype."
4. Premislite, preden pošljete
Preden pošljete svojo e-pošto, ki šviga po cyberspaceu, pomislite sami, če bi to nadrejeni videli, kaj bi si mislili o tem, kar sem rekel? S tem lahko preprečite, da bi pošiljali e-poštno e-poštno sporočilo ali drugačno vibriranje, kot ste si upali. Če mislite, da bi vaš šef dobil napačno sporočilo, če pogleda vašo e-pošto brez konteksta, je čas, da se vrnete na risalno ploščo.
Če je mogoče, poskusite in napišite svoj e-poštni naslov na dan (ali vsaj nekaj ur), preden ga pošljete. Če med jezo pišete dopisovanje, si želite, da se nekaj časa ohladi, preden bo druga oseba videla vaše sporočilo. V vročini besa se ne sprejme veliko odličnih odločitev in zagotovo ne želite, da bi bil vaš ugled ogrožen, ker ste poslali eno ne tako skrbno napisano e-poštno sporočilo.
5. Bodite pripravljeni na odgovor (ali ne)
Seveda so e-poštna sporočila dvosmerna ulica; se prepričajte, da ste pripravljeni na kakršne koli odzive, ko pošiljate kakršno koli soočenje. Poleg tega si vzemite nekaj časa za razmislek o tem, kaj boste počeli v različnih scenarijih, na primer, če se oseba na drugem koncu ne odzove ali če 10 minut kasneje razstreli vas.
Na primer, če pisatelj, ki sem mu poslal zgoraj omenjeno e-poštno sporočilo, v treh ali štirih dneh ne odgovori, mu pošljem nadaljnje e-poštno sporočilo z rokom ali ultimatom (nekaj takega: "Če se ne oglasim od vas, Predvidevam, da vas ne zanima več pisanje za The Prospect ”). To na drugo osebo nekoliko bolj pritiska, da se odzove.
In če prejmete nesramen ali jezen odziv, si vzemite nekaj časa (vsaj nekaj ur), preden se odzovete. Požar lahko vrnete v skušnjavo, hkrati pa se lahko eno sporočilo spremeni v vojno območje e-pošte. In še enkrat, vaš osnovni cilj bi moral biti, da se umaknete izza e-pošte in se pogovarjate iz oči v oči.
