Vadnica za vnos podatkov v Excelu

Anonim

Uporaba Excelove vgrajene vnose za vnos podatkov je hiter in enostaven način za vnos podatkov v bazo podatkov Excel.

Z uporabo obrazca lahko:

  • začeti novo tabelo zbirke podatkov ali dodati nove zapise obstoječi
  • se enkrat po eno pomikate po zapisih podatkov
  • iskanje zapisov, ki vsebujejo določene informacije
  • po potrebi uredite ali izbrišite posamezne zapise

O Dodajanje ikone za vnos podatkov v orodno vrstico za hitri dostop

Obrazec za vnos podatkov je eno od vgrajenih podatkovnih orodij Excel. Če želite uporabiti vse, kar morate storiti, je zagotoviti naslove stolpcev, ki jih boste uporabili v svoji bazi podatkov, kliknite ikono Obrazec in Excel bo naredil preostanek.

Če želite stvari narediti bolj zahtevne, se od Microsoftovega Excela 2007 odločijo, da ne vključijo ikone obrazca na trak.

Prvi korak pri uporabi obrazca za vnos podatkov je dodati ikono obrazca v orodno vrstico za hitri dostop, da jo lahko uporabimo.

To je enkratna operacija. Ko dodamo, Obrazec ikona ostane na voljo na Orodna vrstica za hitri dostop.

Iskanje obrazca za vnos podatkov

The Orodna vrstica za hitri dostop se uporablja za shranjevanje bližnjic do pogosto uporabljenih funkcij v Excelu. Prav tako lahko dodate bližnjice do funkcij programa Excel, ki niso na voljo na traku.

Ena od teh funkcij je obrazec za vnos podatkov.

Obrazec podatkov je hiter in enostaven način dodajanja podatkov v tabelo baze podatkov Excel.

Vendar se je Microsoft zaradi nekega razloga odločil, da ne bo dodal oblike na enega od zavihkov traku, ki se začne z Excelom 2007.

Spodaj so navedeni koraki, ki vam bodo pokazali, kako dodati ikono obrazca v Orodna vrstica za hitri dostop.

Dodajanje podatkovnega obrazca v orodno vrstico za hiter dostop

  1. Kliknite na puščica navzdol na koncu orodne vrstice za hiter dostop odprete spustni meni.
  2. Izberite Več ukazov s seznama, da odprete pogovorno okno Prilagodi hitri dostop do orodne vrstice.
  3. Kliknite na puščico navzdol na koncu Izberite ukaze iz da odprete spustni meni.
  4. Izberite Vsi ukazi s seznama, da si ogledate vse ukaze, ki so na voljo v Excelu v levem podoknu.
  5. Poiščite ta abecedni seznam Obrazec ukaz.
  6. Kliknite na Dodaj gumb med ukaznimi ploščami, da dodate ukaz Form v orodno vrstico za hitri dostop.
  7. Kliknite v redu.

Gumb Obrazec bi zdaj moral biti dodan v Orodno vrstico za hiter dostop.

Dodajanje imen polja za bazo podatkov

Kot smo že omenili, vse, kar moramo narediti za uporabo obrazca za vnos podatkov v Excelu, je zagotoviti naslove stolpcev ali imena polj, ki jih bomo uporabili v naši podatkovni bazi.

Najlažji način, da dodate imena polj v obrazec, je, da jih vnesete v celice v vašem delovnem listu. V obrazec lahko vnesete do 32 imena polj.

V celice od A1 do E1 vnesite naslednje naslove:

StudentIDPriimekZačetniStarostProgram

Odpiranje obrazca za vnos podatkov

Odpiranje obrazca za vnos podatkov

  1. Kliknite celico A2, da postanete aktivna celica.
  2. Kliknite na ikona obrazca ki je bila dodana v orodno vrstico za hiter dostop na strani 2.
  3. S klikom na ikono obrazca se iz Excela prikaže okno s sporočili, ki vsebuje številne možnosti, povezane z dodajanjem naslovov v obrazec.
  4. Ker smo že vnesli imena polj, ki jih želimo uporabiti kot naslove, moramo le narediti Kliknite V redu v polju za sporočila.
  5. Obrazec, ki vsebuje vsa imena polja, mora biti prikazan na zaslonu.

Dodajanje podatkovnih zapisov z obrazcem

Dodajanje zapisov podatkov z obrazcem

Ko so podatkovni naslovi dodani v obrazec, ki dodaja zapise v bazo podatkov, je preprosto vprašanje vnašanja podatkov v pravilnem vrstnem redu v polja obrazca.

Primeri zapisov

V bazo podatkov dodajte naslednje zapise, tako da vnesete podatke v polja obrazca poleg pravilnih naslovov. Kliknite na Novo po vnosu prvega zapisa, da se izbrišejo polja za drugi zapis.

StudentID: SA267-567Priimek: JonesZačetni: B.Starost: 21Program: JezikiStudentID: SA267-211PriimekWilliamsZačetni: J.Starost: 19Program: Znanost

Nasvet: Pri vnosu podatkov, ki so zelo podobni, kot so številke študentskih ID-jev (le številke po pomišljaju so drugačne), kopirajte in prilepite, da pospešite in poenostavite vnos podatkov.

Če želite dodati preostale zapise v podatkovno bazo, uporabite obrazec za vnos preostalih podatkov, najdenih na zgornji sliki, v celice A4 do E11.

Dodajanje zapisov podatkov z obrazcem (con't)

Če želite dodati preostale zapise v podatkovno bazo, uporabite obrazec, da vnesete preostale podatke, ki jih najdete na sliki, v celice A4 do E11.

Uporaba orodij za podatke obrazca

Velika težava z bazo podatkov je ohranjanje celovitosti podatkov, ko datoteka pade v velikost. To zahteva:

  • popravljanje napak pri podatkih ali posodabljanje posameznih zapisov.
  • brisanje zastarelih ali podvojenih zapisov.

Obrazec za vnos podatkov vsebuje več orodij vzdolž desne strani, kar omogoča enostavno iskanje in popravljanje ali brisanje zapisov iz baze podatkov.

Ta orodja so:

  • The Poišči Prev in Poišči naslednje gumbi - ti omogočajo, da se premikate naprej in nazaj skozi bazo podatkov po en zapis hkrati.
  • The Izbriši gumb - to se uporablja za brisanje zapisov iz baze podatkov.
  • The Obnovi gumb - Ta gumb se lahko uporabi za razveljavitev sprememb v zapisu, ki se ureja. Včasih naredimo napačne spremembe v zapisu ali celo popravimo napačen zapis v celoti. Če je tako, lahko uporabite gumb za obnovitev, da razveljavite te spremembe.
  • Opomba: gumb Obnovi deluje le, dokler je zapis v obliki. Takoj ko dostopite do drugega zapisa ali zaprete obrazec, gumb za obnovitev postane neaktiven.
  • The Merila gumb omogoča iskanje baze podatkov za zapise, ki temeljijo na določenih merilih, kot so ime, starost ali program. Primer uporabe gumba Criteria je vključen v naslednji korak vadnice.

Iskanje zapisov z uporabo enega polja Ime

The Merila gumb omogoča iskanje baze podatkov za zapise z uporabo enega ali več poljskih imen, kot so ime, starost ali program.

Iskanje zapisov z uporabo enega polja Ime

  1. Kliknite na Merila gumb v obliki.
  2. S klikom na Merila gumb izbriše vsa polja obrazca, vendar ne odstrani podatkov iz baze podatkov.
  3. Kliknite na Program polje in tip umetnosti, saj želimo poiskati vse študente, vpisane v program umetnosti na šoli.
  4. Kliknite na Poišči naslednje gumb. Zapisnik za H. Thompson se mora pojaviti v obliki, ko je vpisana v program Arts.
  5. Kliknite na Poišči naslednje gumb drugi in tretji čas ter zapisi za J. Graham in W. Henderson se pojavijo eno za drugim, saj so tudi vpisani v program Arts.

Naslednji korak tega vadnice vključuje primer iskanja zapisov, ki se ujemajo z več merili.

Iskanje zapisov, ki uporabljajo več imen polj

V tem primeru bomo iskali vse študente, ki so stari 18 let in vpisan v program umetnosti na šoli. V obrazcu morajo biti prikazani samo tisti zapisi, ki se ujemajo z obema kriterijoma.

  1. Kliknite na Merila gumb v obliki.
  2. Kliknite na starost polje in tip 18.
  3. Kliknite v Program polje in tip umetnosti.
  4. Kliknite na Poišči naslednje gumb. Zapisnik za H. Thompson se mora pojaviti v obliki, saj je oba stara 18 let in je vpisana v program Arts.
  5. Kliknite na Poišči naslednje drugič, in zapisa za J. Grahama naj se pojavi, saj je tudi on star 18 let in je vpisan v program umetnosti.
  6. Kliknite na Poišči naslednje gumb še tretjič in zapis za J. Grahama mora biti še vedno viden, ker ni drugih zapisov, ki se ujemata z obema meriloma.

Zapisnik za W. Henderson bi moral ne se prikaže v tem primeru, ker je, čeprav je vpisan v program Arts, star 18 let, zato se ne ujema z obema iskalnima meriloma.

Izbira Urednika