Vsaka oseba ali skupina, ki sodeluje z oddaljenim delovnim dogovorom, mora natančno vedeti, kaj se od njih pričakuje in kako bodo odgovorne. Oddaljene politike dela morajo vključevati odgovornosti podjetja, zaposlenih, delodajalca in kadrovske službe.
Učinkovita politika mora jasno navajati naslednje:
- Nadomestilo delavca -Nadomestilo delavca se uporablja, če zaposleni opravlja svoje delo in ne opravlja popravil doma v času, ko naj bi delal. Nadomestilo delavca se uporablja tudi samo na določenem delovnem prostoru. Ne pokriva celotnega doma oddaljenega delavca.
- Uporabi se vsa standardna pravila dela - Nadurno delo, časovno omejeno delo itd. Po pravilih olajša osebje in nadzorniki na licu, da vedo, kdaj je oddaljeni delavec na voljo. Nima smisla delati nadur, ki še niso predhodno odobreni. Če ne bi delal na kraju samem, zakaj to delati na daljavo?
- Kdo nudi opremo in kritje zavarovanja - Politika oddaljenega dela mora jasno navajati, kdo nudi opremo. Podjetje lahko zagotovi posebno opremo, ki je potrebna za mobilne zaposlene, da dokončajo svoje delovne naloge. Družba je odgovorna za zagotovitev, da na teh postavkah obstaja zavarovanje. Postavke, ki jih oddaljeni delavci kupijo sami, bi morali kriti lastno zavarovanje za dom.
- Povračljivi stroški dela - določite, kateri stroški se povrnejo, kot so druga telefonska linija ali mesečni stroški ISP. Za prejemanje povračila bi bilo treba zahtevati posebne obrazce in jih izpolniti tedensko ali mesečno.
- Nepovratni stroški - To vključuje stroške za domače spremembe, ki zagotavljajo določen delovni prostor. Družba ne sme plačati za to vrsto izdatkov.
- Program daljinskega dela je strogo prostovoljen - Delavca ni mogoče prisiliti v oddaljeno delovno ureditev. To je pomembno, da so zaposleni jasni; nikoli ne bi smeli pritisniti na delo na daljavo, razen če opis delovnega mesta jasno navaja, da položaj vključuje delo na daljavo - na primer zunanja prodaja.
- Ure dela Ne bi smeli delati več ali manj ur, kot če bi bili na kraju samem. Kot oddaljeni delavec, če ste odpustili in ne delate istih ur, ki ste jih na kraju samem, to bi samo premagalo namen oddaljenega delovnega dogovora in povzroči izgubo privilegija dela na daljavo. Lahko celo izgubite službo zaradi neupoštevanja svojega dela na sprejemljiv način.
- Prenehanje pogodbe o oddaljenem delu - Pojasnite, kako je mogoče sporazum odpovedati, kaj je treba storiti - pisno ali ustno obvestilo in razloge za prekinitev sporazuma.
- Državne / provincialne davčne posledice - če delate v drugi državi / pokrajini od delodajalca, kakšne so posledice? - Vedno se obrnite na davčnega strokovnjaka za večjo razjasnitev. Če imate davke, ki ste jih zadržali iz plačila zaradi državnih ali provincnih razlogov, se morate naučiti posledic dela v drugi državi / provinci, od koder je vaš delodajalec. Davčni strokovnjak lahko pomaga.
- Davčna vprašanja na domu - Oddaljeni delavec je odgovoren za vsa vprašanja v zvezi z davkom na domu in za plačilo ustreznih davkov. Za več informacij se posvetujte z davčnim strokovnjakom.
- Določitev oddaljenega dela - Navedba, kdo je upravičen do oddaljenega dela, lahko odpravi veliko nezadovoljstva za ljudi, ki morda želijo telekomunikacije, vendar zaradi narave svojega položaja ali dolžnosti ne morejo. Ustvarjanje seznama funkcij opravil, primernih za oddaljeno delo in značilnosti, ki omogočajo uspešne oddaljene delavce, da odpravijo kakršno koli vprašanje izbiranja priljubljenih.
- Prednosti in nadomestila - Vse druge ugodnosti in nadomestila ostanejo enake. Oddaljeno delo ni mogoče uporabiti kot razlog za spreminjanje teh. Ne morete plačati nekoga manj za opravljanje svojega dela, ker ne delajo več na mestu.
- Varnost informacij - Določite, kako bodo oddaljeni delavci odgovorni za varno shranjevanje dokumentov in drugih materialov, povezanih z delom, na lokaciji matičnega urada. Določite, da je datoteka omarica s ključavnico potrebna ena metoda.
Pametne družbe bodo svoje pravno svetovalce pregledale svoje delo na daljavo, preden bodo dostopne vsem zaposlenim. Podjetja, ki uporabljajo ad hoc oddaljeni delovni program in ne ustvarjajo pravilnika, se lahko prepustijo sporem glede katere koli od zgornjih vprašanj. Čas in stroške je vredno ustvariti politiko z udeležbo pravnega osebja, da zagotovite, da v politiki ni vprašanj ali sivih področij.
Na daljavo je treba objaviti politike, kjer imajo vsi zaposleni dostop do njega, na intranetu podjetja in na fizičnih oglasnih deskah. O tem, kdo lahko ima dostop do informacij, ne sme biti nobenih omejitev.
