Avdio konferenčni klici imajo številne prednosti za poslovna in družabna srečanja, vendar prihajajo z lastnimi skupnimi težavami. Neupoštevanje le-teh lahko pomeni razliko med strokovnim, učinkovitim in učinkovitim sestankom ter komaj razumljivim konferenčnim klicem, ki ne izpolnjuje svojih ciljev. Tukaj je sedem skupnih problemov in kako jih odpraviti.
1. Ozadje Hrup
To je vsak hrup, ki prihaja od udeleženca, razen njihovega glasu, kot so ročaji stolov, glasba v ozadju, mehanski zvoki, šumenje papirja itd. Večino teh glasov dobite pri udeležencih, ki uporabljajo VoIP (glas prek internetnega protokola), ker tradicionalni telefon Slušalko ima namenske mikrofone z majhnim dosegom, medtem ko VoIP deluje z mikrofonom, ki ga prinaša naprava, kar je bolj smiselno. Primer je sistem nizov mikrofonov v prenosnih računalnikih. Nekateri ljudje sodelujejo na konferencah z uporabo svojih naprav prostoročno.
Edini način za odpravo te situacije je, da se udeleženci zavedajo motenj, ki jih povzročajo, kar je najbolje storiti s komunikacijo pred konferenčnim klicem. Na primer, kot organizator, boste morda želeli krožiti e-poštno sporočilo na etiketi konferenčnega klica pred sejo.
2. Eho
Eho je lahko del hrupa v ozadju, vendar je bolj tehnično kot to. Nekdo, ki sodeluje v konferenčnem klicu, ima morda težave s svojim telefonom - morda na primer ni echo cancelation. (Več o tem, kako prenehati proizvajati odmev.)
Običajno je nekdo z oddajnim odzivom odložiti. Torej spet je pomembno proaktivno zavedanje tehničnih težav s telefoni in drugo opremo, ki se uporablja v konferenčnem klicu.
3. Pomanjkanje upravljanja prisotnosti
V avdio konferenčnem klicu uporabljate le eno od svojih čutov: vašega sluha. Ne boste videli ljudi, s katerimi se pogovarjate ali poslušate. Če ne sledite vsakemu vnosu in izstopu v konferenčnem klicu, se morda ne zavedate prisotnosti v občinstvu, ko ste globoko v konferenco.
Ta problem ostaja brez dokončne rešitve. Prvo orodje, ki ponuja kakršno koli upravljanje prisotnosti, je UberConference, ki vam omogoča, da vidite, kdo govori, kdo je tukaj, kdo ni in tako naprej. V zadnjem času je prišlo do številnih takšnih orodij, nekatere z zanimivimi vizualnimi vmesniki, ki predstavljajo udeležence z ikonami. Najboljši način upravljanja navzočnosti udeležencev je še vedno lahko preprosta bonton: vprašajte, ali je vsaka oseba obveščena o svojih prihajajočih dogodkih.
4. Glasba na čakanju
Ljudje običajno uporabljajo svoje vmesnike telefona za njihovo individualno uporabo, vendar nikoli za konferenčne klice. Medtem ko bi bilo lepo za nekoga, ki je bil zadržan, da bi slišal glasbo, bo to povzročilo neprijetnost v konferenčnem klicu. Nekateri udeleženci bi konferenco lahko zadržali med čakanjem na neki drugi klic ali nalogo, na primer zaradi česar se konferenca nehote dodaja ritmično vzdušje. Še enkrat, vredna je predhodna kampanja za ozaveščanje o predhodnih konferencah.
5. Pomanjkanje vodstva
V nekaterih primerih, če skupina nima vodje, namesto tega vodi kaos. To je še posebej verjetno v konferenčni nastavitvi. Ena oseba mora usmeriti razpravo, tako da vsakomur dobi dovolj časa za govor in potrebno pozornost, in da se stvari vrnejo na pravo pot, če bi prišlo do skrajnih ali neposrednih konfliktov.
6. Zloraba materialov in dokumentov
Mnoge konference se nanašajo na dokumente, gradiva in orodja. Nepravilno razširjanje takšnih informacij povzroči, da so nekateri udeleženci v določenih točkah v temi, kar povzroča nezanimanje. Poskrbite, da bodo vse udeležence pred objavo konference širijo ustrezne informacije in dokumente.
Drug, boljši način je uporaba spletnih orodij za sodelovanje, kar omogoča interakcijo s takšnimi materiali.
7. Slaba kakovost klicev
To se zgodi pogosto s storitvijo VoIP, ki je odvisna od številnih dejavnikov, ki vključujejo pasovno širino, kodeke, telefone in druge naprave. O tem ni veliko, če ste vodja ali organizator konferenca. Udeleženec, ki trpi zaradi slabe kakovosti govora, mora obravnavati tehnične težave na njihovi strani.
