Obseden sem, da sem čim bolj človeško produktiven, pa naj bo to postavitev boljših rokov ali iskanje najučinkovitejšega načina za načrtovanje mojih dni.
Toda moja pošta je bila še vedno ogromna. In šoker je: pošiljal sem vedno znova več istih e-poštnih sporočil.
Takrat sem začel uporabljati konzervirane odzive. Če z njimi niste seznanjeni, lahko shranite odgovor, ki ga oblikujete in nato, namesto da ga nenehno ponavljate, lahko kliknete in vstavite v svojo e-pošto, s čimer prihranite čas in trud.
Še niste prodali? Napisal sem pet običajnih predlog, ki prihranijo čas in vas tako prepričajo, da je to smiselno. (Najprej morate vzpostaviti nastavitev. Če ste uporabnik Gmaila, boste tukaj našli navodila. Če pa ste uporabnik Outlooka, se imenujejo "Hitri deli" in lahko jih vidite tukaj.)
1. Odložiti odgovor
Včasih lahko hitro odgovorite. Drugič pa bo vaš odziv zahteval dodatno misel ali nogo. Ker osebe medtem ne želite prezreti, ji pošljite sporočilo, da vam bo odgovoril, ko lahko. Takole izgleda:
2. Odpraviti situacijo
Veste, da je ena najhujših stvari, ki jih lahko naredite, ko napetosti naraščajo, nekomu povedati, kako se počutite nad e-pošto. Namesto da tvegate, ko so čustva močna, uporabite vnaprej ustvarjeno predlogo in se prepričajte, da na delovnem mestu uporabljate ustrezen ton. Takole izgleda:
3. Delite z navodili
Ves čas ljudem govorite, kako krmariti po vašem spletnem mestu ali uporabljati vašo bazo podatkov? Namesto da znova in znova tipkate navodila, vnesite enkrat in vam ne bo treba skrbeti za manjkajoče korake, ko boste pod stresom ali super zaposleni (ali ponavljate delo ves teden). Takole izgleda:
4. Zatiranje dela z nizko prioriteto
Imate preveč na vašem krožniku? Naj bo vaš e-poštni naslov jedrnat in iskren, hkrati pa ponuja druge možnosti. Poskusite to:
5. Pošiljanje priloge
"Prosim poiščite priloženo …" mora biti eden najpogostejših odgovorov na e-pošto, zaradi česar je popoln kandidat za predlogo v pločevinkah. (Bodite prepričani, da datoteko dejansko priložite, preden kliknete »Pošlji!«). Poskusite to:
Shranjevanje e-poštnih odgovorov vam bo pomagalo upravljati prejeto pošto in vaš čas. Tako jih lahko napišete, ko se počutite gladko in jasno razmišljate, in jih imejte pri roki za tisti stresni, časovno skrčen dan.
Na koncu ne pozabite, da to, ker so shranjeni, ne pomeni, da so postavljeni v kamen. Če jih želite, jih lahko spremenite, da bodo resnično delovali, če boste napredovali naprej.
