V idealnem primeru je bil vaš čas odsotnosti od dela (vsaj nekoliko) sproščujoč. Toda ta zen po počitnicah lahko gre takoj skozi okno, ko se boste usedli v mapo »Prejeto« in ugotovili, da vas čaka približno milijon sporočil.
Odgovarjanje na e-poštna sporočila je lahko stresno vsak dan, še slabše pa je, ko so se kopičili. Ob občutku stresa si lahko zastavite cilj, da se čim hitreje prebijete skozi njih - samo da naredite eno od pogostih napak spodaj.
Zato si vzemite nekaj minut, da preberete, kako se jim lahko izognete: splačalo se bo!
1. Prednost določiti odzivni čas pred kakovostjo
Matematično, odgovarjati tako hitro, kot lahko, je smiselno. Če eno minuto preberete po e-pošti in en minut odgovarjate, boste svoj seznam seznanili hitreje, kot če pet minut porabite za branje in pet minut odgovarjanja.
In čeprav imate prav, da ni dan za interno razpravo med "Zveni dobro!" In "Strinjam se", tudi nočete sprožiti hitrega odgovora.
"Zveni dobro" ali "Strinjam se" delujeta enako dobro, če je kdo vprašal, ali vam je všeč njihov načrt, vendar nima smisla, če bi vam zastavil določeno vprašanje. Pomeni, da boste od njih dobili še en e-poštni naslov - in vedeli bodo, da niste prebrali tistega, kar ste napisali prvič.
Popravek
Če imate strani e-poštnih sporočil in jih ne morete omejiti, da bi čim prej odgovorili, kopirajte in prilepite splošen odgovor. Poskusite to: "Danes bom porabil denar za e-poštna sporočila. Če potrebujete odgovor pred 17. uro, mi pošljite e-pošto in mi sporočite. "
Da, to je dodaten korak, toda če je vaš cilj številka ena, da se najprej vrnete vsem, vam bo to omogočil, nato izdihnite in si vzemite čas za odzivanje.
2. Posredovanje vsega z "FYI"
V vaši glavi delite posodobitev stanja, da vam bo druga oseba lahko povedala, kaj storiti naprej. Toda v glavi prejemnika, pravite, je bilo to poskrbljeno. V bistvu uporabljate pristop "vročega krompirja" po e-pošti, ob predpostavki, da odgovornost spada na tistega, ki ga je dobil nazadnje - kar pomeni, da obstaja velika možnost napačnega komuniciranja.
Zato je, kot piše urednica Muse Jenni Maier, zapisala: "Vsako posamezno e-poštno sporočilo mora vsebovati naslednji korak (četudi to ni" odgovora ni treba ")."
Ko boste poslali elektronsko sporočilo z vročim krompirjem, se bo zgodila ena od dveh stvari. Takoj ga boste dobili z vprašanjem (torej vse, kar ste storili, je podvojeno delo). Ali pa, kar je še huje, ne bodo rekli ničesar in mislili boste, da je naslednja oseba druga oseba.
Popravek
Upoštevajte Maierjev nasvet in poskrbite, da bodo sporočila jasno namenjena. Če nekaj pošiljate samo zato, da zaprete zanko, je to povsem v redu, če to izrecite ali celo "za vaše reference". Če natančno natančno določite, kaj želite od druge osebe, se morate najprej razjasniti - kar pomeni, da boste ujeti, če resnično potrebuješ korak, preden deliš svoj napredek.
3. Odzivi v naročilu, ki so ga prispeli
Vaš načrt odzivanja v obratnem kronološkem zaporedju je dobronameren: najprej se želite vrniti k osebi, ki je čakala najdlje. Vendar pa ni pametno načrtovati, če je vaš cilj biti čim bolj učinkovit.
Primer: Delal sem z nekom, ki je odšel na dvotedenski dopust, in ko se je vrnil, je najprej odgovoril na svoja najstarejša sporočila. To je pomenilo, da je sledil mojim vprašanjem, da bi jih vprašal, ali so razvrščeni - preden je videl kasnejšo verigo, kjer je njegova kontaktna točka rešila ta vprašanja zame.
„Si to dobil?“ In „Ni važno! Videli ste! "E-poštna sporočila niso bila potrebna in če je vaš celoten cilj hitro dohiteti, ne želite izgubljati časa zanje.
Popravek
To je odličen čas za pristop LIFO: Last In, First Out. Ker, kot je pojasnil Muse COO Alex Cavoulacos, "ta tehnika temelji na tem, da se stare stvari lahko ukvarjajo same s seboj."
Z drugimi besedami, ko bi prispeli na e-poštno sporočilo, ki ga je nekdo poslal pred tednom dni, bi lahko šlo že za vse, kar so vas vprašali. In če še vedno želijo vašo pozornost prej kot slej, sem pripravljen, da stavim, da so pri vašem OOO zabeležili datum vrnitve in poslali spremljanje, ki je ob vrnitvi sedelo na vrhu vaše pošte.
Ko boste v enem tednu strmeli v vrednotenje sporočil, je morda vaša težava, da bi se le potopil noter. Če pa boste premišljeni o tem, kako odgovarjate, se boste izognili običajnim napakam in prihranili, da se morate vrniti nazaj in nanje odgovoriti. ponovno.
