Pred nekaj tedni sem pisal o nenapisanih pravilih e-pošte in se razjezil, koliko ljudi se mi zdi koristno. Izkazalo se je, da obstaja veliko pravil, ki bi jih vsi imeli koristi, če bi dobili na papirju!
Glede na to bom naredil še nekaj teh seznamov, začenši z drugo največjo pisarniško bolečino: sestanki. Preberite si pravila o tem, kako voditi uspešen sestanek, in kolegi povsod se vam bodo zahvalili.
Pred načrtovanjem se prepričajte, da res potrebujete sestanek. Ali je to mogoče odpraviti z 10 minutami po telefonu ali po e-pošti?
Vsak sestanek mora imeti namen: ali se morate odločiti ali skupaj dokončati dejanje. Posodobitev se skoraj vedno lahko zgodi po e-pošti.
Ne načrtujte več časa, kot ga potrebujete. Večina srečanj je predvidena za celo uro, ko naj bi trajala 20 minut, 30 minut ali 45 minut - največ .
Začni pravočasno. Ne čakajte na strahote - to jih le spodbuja.
Konča se pravočasno. Ko rečem: "Vem, da imamo vsi veliko dela, zato poskusimo to držati manj kot 30 minut, " bo ljudi spomnil, da si želite učinkovitega srečanja prav toliko kot oni.
Povabite samo ljudi, ki nujno potrebujejo tam. Več ljudi na sestanku, manj se jih naredi.
Vsak sestanek mora imeti nekoga, ki je pred časom jasno dodeljen, da ga vodi. Če niste vi, poimenujte nekoga drugega (in se prepričajte, da oseba ve, da je on glavni).
Začetek nekaj minut za klepetanje na začetku srečanja. Ljudje smo ljudje, ne roboti, in gradnja stikov s sodelavci pomaga podjetju potekati bolj gladko.
Če želite, da ljudje nekaj preberejo pred časom, je pošiljanje vsaj tri ure pred časom dobro, dan prej pa je bolje. Pošiljanje 20 minut prej je neuporabno.
Rezervirajte prostor za sestanke pred časom ali pa si privoščite 10 minut pred sestankom. Potepanje po dvoranah z vsemi, ki se vlečejo, zapravlja čas za vse.
Določite dnevni red in ga delite na začetku seje, da boste vsi ostali na tekočem.
Če želite, da bodo ljudje pozorni, jim na začetku sestanka ne dajte več napotkov. Začeli bodo listati po njih in se bodo motili.
Ne preverjajte telefona ali e-pošte med sestankom. Vsi lahko povedo, kaj počnete, in začeli bodo isto.
V nadaljevanju sestanka spremljajte naslednje korake. Vse akcijske predmete je treba po sestanku poslati kot opomnik.
Akcijski element, ki mu ni dodeljen nekdo, je brez vrednosti. V večini primerov je potreben tudi rok.
Če nekdo preveč govori, ga odreži (lepo). Če nekdo govori premalo, ga poskusite angažirati.
Če pogovor ne pride v poštev, je sprejemljiv in potreben, da ga ponovno vključite. Preprost: "Naredimo si čas za razpravo o tem kasneje, če bo to koristno, saj imamo le še 10 minut časa", deluje brezhibno.
Če je sestanek dolg več kot uro, načrtujte čas za odmore in obvestite udeležence o njih pred časom. Če se boste v 45 minutah lahko prepričali o svoji e-pošti, jih boste zdaj osredotočili.
Pazi na govorico telesa. Zlahka lahko ugotovite, ali je ljudem dolgčas, odklopljen ali imate občutek, kot da zapravljajo njihov čas, dokler ga iščete.
Po potrebi dodelite uporabniku opomb, da se boste lahko osredotočili na vodenje sestanka.
Redno ocenjujte, ali so ponavljajoči sestanki v vašem koledarju sploh potrebni, in če je odgovor pritrdilen, če oblika, dolžina in udeleženci prispevajo k njihovi učinkovitosti. Če ne? Spremeni se!
