Od peresa do prigrizkov do pisarniških tračev - ko sediš pet metrov stran od sodelavca, je vse, kar je v resnici, preprosto. In če ji pošljete e-sporočilo, da v 30 minutah razpravljate o zadnjih podrobnostih predstavitve, ki jo boste skupaj pripravili? S to sliko je nekaj narobe.
E-pošta, konferenčni klici, spletni koledarji in aplikacije za klepet nam pomagajo biti v stiku in slediti, ko smo daleč narazen. Vendar je orodje enako učinkovito kot roka, ki ga nosi. Če veste, kdaj uporabiti vsako od programov, ki so vam na voljo, in kako jih kar najbolje izkoristiti, pogosto pride do razlike med izgubljenimi urami in dobavljenimi izdelki.
V podjetju Blinkist si prizadevamo za bolj učinkovito branje in učenje, zato je racionalizacija v našem DNK. Ko smo opazili, da komunikacija postaja celo v naši majhni ekipi neučinkovita, smo začeli ugotoviti, kaj se dogaja, kar nas je preprečilo, da smo delali po svojih najboljših močeh. Ugotovili smo, da bi z optimizacijo načina uporabe svojih vsakodnevnih orodij lahko naredili veliko več.
Spodaj opredelimo štiri pogosta orodja, ki jih verjetno tudi vi zlorabljate, in kako lahko popravite obrazec.
1. E-pošta
The Fumble
Tako enostavno, kot je e-pošta, obstaja veliko načinov, kako se zmoti: uporaba e-pošte kot orodja za dolgo razpravo in za besedne odgovore, ki jih je mogoče za začetek uporabiti osebno in prenašati osebno. In kot mamljiva je uporaba vaše e-poštne verige kot prostora za obsežno argumentacijo z dokumentacijo, elektronska pošta ni mesto za kritične razprave o podrobnostih projekta. Kar počnete v vsakem od teh primerov, dodaja zaplete in zaostaja čas svojim dejavnostim in aktivnostim vaših prejemnikov.
Popravek
Za pomembna ali nujna opravila se srečujte osebno, da boste lahko odpravili težave in hitreje dobili odgovore. S tem, ko to počnete v živo, ne samo zaščitite svoj čas, temveč pomagate tudi svojim sodelavcem. Če vsi vedo, da nujne novice nikoli ne prispejo po e-pošti, ni razloga za nenehno osveževanje prejetih sporočil in ljudje se namesto tega lahko osredotočijo.
Razmislite o e-pošti kot načinu, kako začeti razpravo ali določiti dnevni red, tako da, ko sedite s svojo ekipo, da se čarovnija zgodi, se lahko.
2. Konferenčni klici
The Fumble
Konferenčni klici so lepi - lahko jih opravljate kadar koli in kjer koli - a ker se lahko počutijo bolj ležerno kot osebni sestanki, lahko povzročijo tudi težave z učinkovitostjo.
Prvič, ker se počutijo neformalne, je preveč ljudi, da bi se lahko vrgli noter. Rezultat je, da se vaša ekipa ujame na sestanek dvomljive uporabnosti, namesto da bi se lahko udeležili samo kritičnega dela, ki ga opravljajo le oni, ki ga lahko opravljajo.
Drugič, enostavno je spregledati, da lahko, čeprav se zdijo bolj priložnostne, zelo obdavčijo. Konferenčni klici zahtevajo pripravo in intenzivno poslušanje, kar vam močno prihrani vsakodnevno raven osredotočenosti. Načrtujte eno prezgodaj zjutraj in lahko se vam bo dan osredotočil. Omislite si ga po nekaj urah in ukvarjali se boste z dnem, ki ga je določil pričakovanje delovne seje.
Popravek
Najprej ne pozabite, da ni treba povabiti vseh. Namesto tega vključite ljudi, ki so obveščeni o projektu in so kritični udeleženci. Neka oseba na sestanku si zapiše zapiske in deli z ostalimi v ekipi, tako da se lahko ostali osredotočijo na delo.
In ne pozabite, da izberete čas klica pametno. Kadar je le mogoče, ne načrtujte konferenčnih klicev najprej zjutraj ali pozno ponoči. Če najdete čas vmes, boste zaščitili svoj fokus.
3. Klepet
The Fumble
Medkancelarijski klepet, zlasti za podjetja, ki se nahajajo v več kot enem nadstropju ali na različnih lokacijah, je zelo koristen nadomestek za iz oči v oči: zgodi se v realnem času, omogoča takojšen prenos datotek in olajša spontanost. A kot pri konferenčnih klicih, so tudi njegove vrline klepeta.
Glavna težava pri pisarniškem klepetu je v tem, da se ljudje počutijo svobodnejše, če pišejo vprašanja na preprogi, ker tehnično ne motijo - prejemnik lahko še vedno izbere, ali bo odgovoril ali ne. Stvar je v tem, da smo reaktivna bitja in menimo, da moramo ustaviti to, kar počnemo, in se udeležiti ljudi, ki nas pingujejo. Čeprav je vaš namen stika s klepetom nevsiljiv, imate malo nadzora nad tem, ali je delo kolega prekinjeno. Če bo videla obvestilo o sporočilu, obstaja velika verjetnost, da jo bo poiskala. Tudi če ne odgovori naravnost, se bo del pozornosti zdaj preusmeril z vašo pripombo ali vprašanjem.
Popravek
Na splošno je treba klepet uporabljati samo za hitra vprašanja, ki preprečujejo nadaljevanje vašega dela, ali za določitev časa s sodelavcem za pogovor o večjem vprašanju. Karkoli drugega, dajte v e-poštno sporočilo, da ne boste motili kolegov.
In če ste na koncu prejema preveč klepetov? Izklopite obvestila tako kot pri e-pošti. Številne storitve klepeta uporabniku omogočajo tudi nevidnost, kar je lep način, da ostanejo vpleteni (zlasti če ste del nenehno posodobljenega skupinskega klepeta), ne da bi se morali odzvati.
4. Koledarji
The Fumble
Zloraba # 1, ki jo ljudje naredijo s svojimi koledarji, obravnava kot seznam opravil. Če si ogledate svoj koledar in opazite kar koli, kar spominja, "poberite mleko" ali "načrtujte frizuro", je čas, da premislite, kako ga uporabljate.
Druga napaka v koledarju je, če ga ne uporabljate za zaščito svojega časa, ne pa da ga samo organizirate. Ko se obrnete na predlog novega projekta in vam koledar pove, da ga lahko umestite, ne pozabite, da to ne pomeni nujno, da bi ga morali. Pomembno je, da si najprej ogledate svoje cilje in vrednote.
Popravek
Prizadevajte, da bo vaš koledar sveti prostor za sestanke in dogodke, ki so vezani na določen datum in čas ali vključujejo ljudi, ki niso samo vi. Koledar lahko začnete spreminjati s seznamom opravil za naloge, kot je poklic zdravnika ali nabiranje rož. Če prečrtamo majhne naloge, je neizmerno zadovoljivo in če jih uvrstite na seznam, ki jih je mogoče obvladovati, bodo prevzeli drugačen značaj - tisti, ki vam omogoča, da jih vidite, kako se prilegajo med pomembne dogodke, namesto da postanejo dogodki sami sebi.
In ne pozabite, da vedno prilagajate nove priložnosti svoji vlogi in svojim ciljem. Vse, kar se tukaj in zdaj ne ujema ali po vaši želji za prihodnost, ne sodi na dno (ali v vaš koledar).
Z nekaj preprostimi popravki lahko z orodji, s katerimi razpolagate, dosežete več. Delite te nasvete po pisarni in celotno delovno mesto bo veliko bolj učinkovito, preden boste vedeli!
