Kako zmanjšati sestanke v službi - muza

Kot vi, sem zaposlen profesionalec. Tako sem vedno na preži za novimi strategijami upravljanja časa, da ocenim in izboljšam, kako preživljam dneve.

V nedavnem intervjuju za Slate je Dave Gilboa, soustanovitelj in souredni direktor Warbyja Parkerja, delil odlično tehniko, ki služi kot orodje za razmislek in spodbudo za prihodnje ukrepanje:

Na koncu vsakega tedna poskušam pogledati svoj koledar in pregledati vse sestanke, ki sem jih imel teden, in jih ocenim na nič, eno ali dve. Zero pomeni, da sem čas porabil zares, in če bi moral to storiti še enkrat, se tega srečanja sploh ne bi udeležil. Dva sta odlična poraba časa - želim več časa preživeti na takih srečanjih. In ena je nekje vmes. Potem pa se povežem s svojo asistentko in poskrbim, da bo razumela, katera od teh srečanj si želim več in katera bi se lahko odfiltrirala, tako da bo, upam, čez čas moj urnik vedno bolj produktiven.

Zdaj ne potrebujete pomočnika, da bi ta nasvet deloval - namesto tega natisnite svoj urnik iz preteklega tedna in ocenite sestanke. (Ali pa ste v pisarni brez papirja, jo preprosto vrzite v Wordov dokument.)

Odlična stvar te tehnike je, da vam omogoča sledenje vrednosti časa, ki ste ga preživeli na sestankih. Ali večinoma dobivate dvojice ali večinoma ničle? Če ste na slednje odgovorili, si zastavite nekaj vprašanj in preverite, ali lahko najdete vzorec (ali dva):

• So bili ponavadi veliki ali majhni?
• Je bil predhodno poslan dnevni red?
• Je bil jasen vodja?
• Je to potekalo zjutraj, popoldne ali zvečer?
• Je bilo to osebno?
• Ali gre za tedenski posodobitveni sestanek?
• Ali je bilo naknadno sporočilo, ki je doseglo več?

Trendi se lahko pojavijo tam, ko opazite, da so vam srečanja z večjimi skupinami manj koristna; ali če kadar koli ste se srečali pred 10. uro, niste ničesar obdržali; ali da je vaš tedenski sestanek s sodelavcem privedel le do razprav o pisarniških tračevih.

S temi spoznanji si lahko prizadevate, da prilagodite svoj urnik naprej in kar najbolje izkoristite svoj čas v pisarni. Pravzaprav se lahko celo zgodi, da boste preklicali prihodnja sestanka, če boste ugotovili, da nikoli ne bodo dodali nobene vrednosti. Če pa se počutite resnično eksperimentalni, poskusite nekaj novega - na primer samostojno srečanje ali preprosto pošljite e-poštno sporočilo namesto srečanja iz oči v oči.

Naslednjih nekaj tednov bom poskušal videti, kako deluje - in tudi vi! Obvesti me na @acav s svojimi rezultati.

(Oh, PS, če vam je všeč zvok tega, kar je rekel Gilboa, najem Warbyja Parkerja!)