Srečanja so draga. Pa ne zato, ker ljudi (očitno) zaračunavate, da se udeležujejo, ampak zato, ker uporabljajo čas ljudi; čas, ki bi ga lahko porabili za veliko drugih stvari, ki prinašajo dohodek. V resnici je ena študija ugotovila, da je ponavljajoče se srečanje menedžerjev na srednji ravni stalo eno podjetje 15 milijonov dolarjev na leto.
15 milijonov dolarjev na leto!
Da ne omenjam, upoštevati morate tudi čas priprave in čas preklopa v kontekst. Profesorica Gloria Mark na kalifornijski univerzi Irvine je ugotovila, da traja povprečno 25 minut, da se delavec po prekinitvi vrne na prvotno nalogo.
Poznavanje teh statistik pomeni, da se ob razpravi, ali moram sklicati sestanek, vprašam, kaj je vredno (dobesedno). Je to najboljša uporaba časa za vse, tudi mojega? In ne tako redko, je odgovor "ne".
Kaj torej storiti? Preprosto! Pošljite preprosto, a kritično elektronsko sporočilo, da boste vsi obveščeni in na tekočem.
Kaj vključiti
Obstajajo tri ključne stvari, ki jih morate pokriti:
- Logistika : zakaj je sestanek odpovedan in, če gre za ponavljajoč se sestanek, kaj pričakovati naslednjič
- Ukrep : vsi kritični ukrepi, ki so izpolnjeni ali v teku
- Informacije : kakršne koli posodobitve ali splošne leteče naložbe za skupino
Opomba: Ne sodite v past zadnjega delovanja akcij in logistike. Če imate najpomembnejše informacije višje navzgor, je vidno, ko kolegi prelistajo svojo e-pošto. Oh, in še bonus nasvet za vas: Vpišite imena ljudi krepko, če morajo kaj storiti, da se trikrat prepričajo, da opazijo.
Vzorec e-pošte Kako spremeniti sestanek v e-pošto
- Za povratne informacije o modelih se obrnite na pet strank
- Končni časovni načrt trženja pošljite v odobritev - Jason
- Marketinška kopija je zaklenjena
- Dopolnjen je ožji izbor stranke
- Prošnja za proračun je poslana finančni skupini
- Datum predstavitve je potrjen (14. november!)
Morda se zdi preprosto, toda dodajanje e-poštnega sporočila, ki ga je sestanek spremenil v vašo profesionalno ponudbo trikov, je odličen način za povečanje osredotočenosti in produktivnosti v vaši skupini. Ko spoštujete čas drugih ljudi in vedno zagotovite, da so naslednji koraki jasni, bolj verjetno počnejo tudi drugi okoli vas. In kdo ne ljubi niti ene ure nazaj, da bi delal v napornem dnevu?
