Če bi vprašali karieriste, kaj si mislijo o svoji nabiralnici, bi večina rekla, da gre za črno luknjo, ki sedi po duši, nadaljnjih sporočil, motečih dopisov osebja in glasila ali sporočil za javnost do vazoa. In če bi te ljudi tudi vprašali, če bi sploh lahko videli, da se vsak dan prebijajo skozi celotno mapo »Prejeto«, bi se večina zasmehovala nad tako nemogočim podvigom.
Prejšnji teden pa sem se odločil, da bom izzval večino profesionalcev: sklenil sem pakt, da bom vsako noč pred spanjem prišel v nič.
Torej, sem to storil? Odgovor je pritrdilen. Je bilo lahko? Hudiča št.
Medtem ko vsak dan v življenju ne bom mogel priti do ničle, sem se na poti naučil nekaj pomembnih lekcij, ki mi bodo pomagale pri boljšem upravljanju prejetih sporočil.
Največji? Nobena stvar, ki mi je najbolj pomagala, ni bila prelomna. To so bile strategije, ki jih vedno znova slišim od strokovnjakov za produktivnost in e-poštnih možganov - samo stvar njihovega izvajanja in sledenja.
Na tej opombi naj vam delim nekaj stvari, ki jih morate dejansko narediti, da bo vaša mapa »Prejeto« manj grozna.
1. V svoj urnik vstavite "Odgovori na e-pošto"
O tem sem že pisal, a ena izmed stvari, ki so se mi zdele najučinkovitejše, ko sem vsak večer poskušala priti do mape »Prejeto«, ni bila nenehno preverjanje moje pošte. Namesto tega bi vsak dan blokiral določene koščke časa, ki bi jih posvetil e-pošti: zame je bilo 30–60 minut zjutraj, na kosilu, pozno popoldne pa je bilo dovolj časa, da se stvari raztrgajo.
Zdi se mi kontratuktivno (zagotovo sem bil skeptičen), vendar sem se, ko sem se osredotočil na to eno nalogo in nič drugega, skozi mapo »Prejeto« uspel veliko hitreje kot običajno. Ker me je časovnica tudi spodbudila k hitrejšemu prenašanju e-poštnih sporočil, namesto da bi namerno podvajala tisto, na katerega se mi ni zdelo, da bi odgovarjala ali se motila zaradi nepomembnega sporočila, namesto da bi ga samo izbrisala.
Poleg tega se mi je z odgovarjanjem na e-poštna sporočila v določenih delih časa zdelo, da je manj neskončnega opravila in bolj kot le še ena stvar na mojem opravilnem seznamu, do katere je bilo veliko lažje priti. Pred tem tednom nisem vedel, da je moja mapa »Prejeto« vedno v zadnjem trenutku in ves dan sem bil v strahu, ko sem ves dan prestraševal svoj e-poštni račun. Ker je to postalo del mojega urnika kot vse drugo, se nisem spraševal, kdaj sem moral poslati svoje naslednje e-pošto; Pravkar sem si dala čas za to.
Prav tako je bilo lepo, da se "odjavim" na koncu seje in ne skrbi, kaj se dogaja v svetu kibernetskega prostora.
2. Takoj odgovorite na večino e-poštnih sporočil
Osebno približno 65-70% e-poštnih sporočil v mojem prejetem sporočilu zahteva hitre odzive, ki jih potrebujem manj kot minuto ali dve. Prepogosto imam slabo navado, da jih pustim v mapi »Prejeto« in si rečem: »Eh, to je enostavno. Do njih bom prišel pozneje. "Toda kot sem spoznal, mi je v resnici vzelo več časa in energije, da jih preberem, obdelam jih dovolj, da se odločim, da so dovolj preprosti, da jih odložim do pozneje, nato pa se vrnem pozneje in obdelam spet se odzovejo.
S tem, ko sem se pravzaprav prisiljal, da sem takrat in tam odgovarjal na te dopise, sem v času mojega dragocenega časa "odgovarjanja na e-pošto" uspel več stvari spraviti iz mape »Prejeto« in prekiniti svoj um - ter se približati tej neizbežni ničli prejetih sporočil.
3. Druga e-poštna sporočila vstavite v strateški čas
Prejšnji teden sem končno namestila aplikacijo Boomerang na Gmail, potem ko je moj zelo zaposlen prijatelj vztrajal, da ga dobim ("To je reševalec!" Je še vedno govorila). In moram priznati: imela je prav.
Preprosto preprosto, Boomerang vam omogoča, da ponovno načrtujete, kdaj se e-poštna sporočila prikažejo v mapi »Prejeto«. Čeprav se morda sliši kot varanje, če želite vse načrtovati za pozneje ("Nocoj sem prispela v mapo» Prejeto «, tako da jutri zjutraj prikažem 45 e-poštnih sporočil, ki bodo prikazana v mojem prejetem sporočilu!), Je strateško gledano, kako jo uporabljate.
Na primer, kot soustanovitelj priljubljene spletne strani za sprejem na fakultete mi zaposleni v srednjih šolah nenehno pošiljajo osnutke esejev o fakultetah, da jih uredim. Vendar ni zabavno, če ti osnutki dneve naenkrat sedijo v moji mapi Prejeto in jih nimam časa urejati, ko se pojavijo. Namesto tega sem uporabil Boomerang, da sem jih načrtoval, da se bodo vrnili, ko bom imel več časa za njihovo urejanje (v mojem primeru je to v petek popoldne).
Da sem lahko načrtoval, kaj je prišlo v mojo mapo »Prejeto«, ko sem močno spremenil svojo produktivnost in koliko sem lahko naredil.
Za drug način, genij za pošto v pošti Alex Cavoulacos je tukaj pisal o sistemu za strateško upravljanje e-poštnih sporočil, ki zahteva različne stopnje napora z uporabo nalepk in map. Ko že govorimo o:
4. Uporabite nalepke ali mape
Označi moje besede: Ne uporabljaj mape »Prejeto« kot neke vrste odlagališča, če želite izstaviti vsa vaša e-poštna sporočila; uporabite nalepke, zavihke ali mape (ne glede na to, kako jih pokliče vaš ponudnik e-pošte), da pravilno organizirate in vložite vse, kar prejmete.
Na e-poštnem računu imam več kot 30 različnih nalepk, in čeprav to morda zveni obsesivno ali specifično, mi pomaga, da hitro poiščem sporočila, ki jih potrebujem, in pošljem stvari, ko končam z njimi, zato se moja mapa s prejeto pošto zdi precej manj strašljiva.
Trenutno imam na primer nekaj prepisovanj za nazaj in z nekaterimi zaposlenimi iz podjetja Prospect . Namesto da ves čas puščam ta tekoča e-poštna sporočila v moji mapi Prejeto, jih vložim v njihove mape, povezane s prospektom, tako da se pokažejo le, če je novo sporočilo. To fizično izbriše mojo poštno sporočilo o stvareh, s katerimi sem se že ukvarjal, zaradi česar se druge stvari posledično zdijo veliko bolj obvladljive.
5. Odjavite se s seznamov e-pošte
Ta nasvet je precej samoumeven: znebite se vseh puhov. Ali greste naravnost do ikone koša za smeti v mapi »Prejeto«, ko pridejo določena glasila? Samo odjavite se. In niti ne potegnite izgovora »Ampak to bi lahko prebral pozneje!«. Moje pravilo je, da če trikrat zapored izbrišem glasilo, se odjavim na kraju samem.
Osebno sem prebral ogromno biltenov za različne koncerte, zato sem se s pomočjo bumeranga poiskal bolj priročne čase za glasila, ki so mi bila všeč, da se pojavljajo v moji mapi Prejeto, in odjavil sem se od vsega drugega.
S tem ko sem se spustil s teh e-poštnih seznamov, sem se v bistvu zadrževal od prejemanja več deset e-poštnih sporočil vsak dan. Pred tem sem se počutila, kot da sem polovico časa prejetih sporočil porabila samo za brisanje biltenov in drugih množičnih e-poštnih seznamov, zaradi katerih mi ni treba več skrbeti. Zdi se mi, kot da moja mapa »Prejeto« govori o osebnem e-poštnem sporočilu, ki je posebej namenjeno meni, in glasila, ki sem jih hranila, so stvari, ki jih pravzaprav veselim.
Če pogledam nazaj na moj eksperiment, ali se je splačalo vsak dan poskusiti priti do ničle?
Mislim, da je kratek odgovor ne, ne bi smeli premakniti neba in Zemlje, če bi vsak večer pred spanjem v Gmailu videli tisto tako ljubek pas “No new mail!”. Vendar pa se mi je s tem poskusom izkazalo, da mi ni bilo treba imeti v moji mapi prejetih več deset (če ne celo sto) e-poštnih sporočil; obstajali so načini, kako zmanjšati sporočila in s tem zmanjšati raven stresa, ki ga povzroči e-pošta. Zdaj se bolj zavedam, da odgovarjanje na e-poštna sporočila ne bi smelo biti večna naloga - to je le še eno zarezo na mojem dnevnem seznamu opravkov, zaradi česar se zaradi tega počutim manj zaskrbljeno.
S spremembo e-poštnih navad sem celoten postopek prejemanja in pošiljanja e-poštnih sporočil precej olajšal sam - in tako sem prihranil čas, ki to počne. Kdo tega ne ljubi?
