E-pošta: Najde se v vsak kotiček našega življenja. Osebni e-poštni naslov. Delovni e-poštni naslov. Šolski e-poštni naslov. Drugi osebni e-poštni naslov (za neželeno pošto). Poslovni svet je vodilni gonilnik e-pošte, ki dnevno ustvari več kot 108 milijard e-poštnih sporočil.
Z e-poštnimi sporočili prevladujejo v pogovorih v vseh pogledih vašega življenja - predvsem v poklicnem življenju - vsak dan pošiljate veliko prošenj. Od tega, da bi kdo v računovodstvu zahteval, naj pripravi poročilo, do tega, da se v grafičnem oblikovanju strinjate z nekom drugim, ki vam bo pomagal oblikovati predlog, verjetno pošljete veliko e-poštnih sporočil, ki zahtevajo storitve.
Ko pa vaše zahteve ni osebno, prejemnik postane vse preveč enostavno, da bi vaše sporočilo prezrl, dokler ne izgine v pozabo dopisa - ali še huje, da ga v celoti izbrišete.
Ko torej potrebujete uslugo, kako napišete e-pošto, ki bo dobila odgovor? Kratek odgovor je: previdno. Tukaj je nekaj kazalcev, ki vam bodo pomagali oblikovati sporočilo, ki bo dejansko pritegnilo pozornost bralca - in odziv, ki ga potrebujete.
Uporabite vrstico predmeta na svojo prednost
Najprej: Najprej: Zadeva je z razlogom. Uporabite ga, da bo prejemniku jasno sporočil, zakaj ste pravkar dodali še eno e-pošto v njegovo mapo in prejeli, in takoj boste povečali možnosti, da jo bo dejansko odprl.
Nejasna tema (npr. "Vprašaj") ni v pomoč in lahko draži - in ne želite, da nekdo odpre e-poštno sporočilo v razdraženem stanju duha, ko nekaj potrebujete. Namesto tega bodite spoštljivi do časa prejemnika in mu sporočite, zakaj ste sporočilo poslali. Na primer: "Potrebujete pregled: Prilagoditve brošure o programu."
Potrebujete pomoč pri pisanju odlične tematike? Oglejte si te nasvete.
Pozdravite bralca, preden zahtevate
Pogosto prejemam e-poštna sporočila študentov, ki takoj sprožijo prošnjo, zahtevo ali vprašanje, ne da bi se najprej potrudili: "Dobro jutro" ali celo preprosto: "Živjo." zahteve, zato tudi ne storite tega po e-pošti.
Ni vam treba zagnati dolgega napitka, vendar ne boli, če se v svojo prošnjo spuščate v nekaj osebnega: "Živjo Randi! Kako je bilo 10K ta vikend? Mislil sem na vas v soboto in poslal dobre vibracije po svoji poti. "Ali pa:" Dobro jutro, Jacob. Kakšen je bil tvoj vikend? Bilo je krasno vrtnarsko vreme - upam, da ste ga lahko kar najbolje izkoristili! "
Ta voščila so kratka in preprosta, vendar kažejo lepo stopnjo resničnega zanimanja za prejemnike. Se spomnite, kaj sem že rekel o tem, da ne želite, da se vaš bralnik draži pri odpiranju e-pošte? Težko se obregniti na nekoga, ki komentira ali postavi vprašanje o nečem, kar je za vas pomembno. Konec koncev je vaš prejemnik človek z občutki in interesi zunaj pisarne. Včasih je najboljši način, da se z neko osebo povežeš in se z njo nekaj spraviš na krov, da je lepo.
Zapomnite si, kaj ste se naučili pri pouku angleščine
Če je vaša zahteva nujna, je lahko mamljivo sprožiti e-poštno sporočilo v naglici s besedilnimi okrajšavami, naglim napisanimi stavki in divjanjem odstavkov, brez vsakršnih smiselnih ločil. Če se znajdete v tem stanju, nehajte. Globoko vdihni. Ko prosite za pomoč, zadnje, kar želite storiti, je, da nekdo težko razume vašo prošnjo. Če vaš prejemnik ne more imeti smisla za vašo e-pošto, ste samo poškodovali možnosti, da dobite potrebno pomoč.
Na primer, odmeven odstavek brez ustreznih vejic bo prisilil bralca, da prebere in na novo prebere razdelke, da se prepriča, ali razume ali kaj poskušate sporočiti. To traja dodatni čas in je lahko zelo frustrirajoče - dve stvari, ki se ji želite izogniti. Popravek je preprost: Napišite celotne stavke. Dolge odstavke razdelite na manjše odstavke. Uporabite vejice primerno.
In še zadnji nasvet ločil: Če se stavke končate z nizom klicajev, se ustavite. Razen če ne naznanite, da je vaša ekipa pravkar osvojila bajlijonski posel, za vaš stavek ni potreben niz klicajev.
Ne piši romana
Da, ko pošljete zahtevo po e-pošti, morate izvesti nekaj natančnosti z vključitvijo pozdrava, celotnih stavkov in ustreznih ločil. Toda te stvari je povsem mogoče izvesti in vložiti prošnjo v samo nekaj stavkih, ne pa v več odstavkih.
Nekateri karierni strokovnjaki menijo, da bi morala biti e-poštna sporočila pet stavkov ali manj. Obstaja celo orodje, ki vam lahko pomaga omejiti e-pošto na številko stavka po vaši izbiri.
Glede na zapletenost vaše zahteve se morda ne boste vedno držali petvladnega predloga, vendar bi morali napisati svoj prvi osnutek, nato pa razmislite, ali lahko razrežete kateri koli material, da boste lažje brali. Potem si oglejte končni izdelek in se pozanimajte, ali je zahteva jasna ali bi jo bilo mogoče učinkoviteje nasloviti po telefonu ali osebno.
Na primer:
Vidite? Poliran, ampak do potankosti. Namesto da bi napisala odstavke o razlogih, zakaj bi bila Randi idealna kandidatka, je avtorica dala jasno in jedrnato razlago, kaj želi, čemur je sledila prošnja za nadaljnjo razpravo.
Ne pošljite e-pošte
Vem - prav ste prebrali celoten stolpec o ustvarjanju učinkovitega vprašanja "po e-pošti" po e-pošti, zdaj pa vam pravim, da ne pošiljate pošiljanja. Kakšen je dogovor?
Vtipkanje tega e-poštnega naslova ni škoda. Včasih lahko tipkanje in urejanje zahteve pomagata, da razmislite o svojem sporočilu, tako da vam je jasno, kaj želite vprašati, kako boste podprli svojo zahtevo in kako lahko rešite vprašanja ali pomisleke, ki izhajajo iz zahteve. To je lahko dragocena vaja za pripravo prošnje iz oči v oči.
Nekatere zahteve so popolnoma primerne po e-pošti. Če pa imate pomembno prošnjo in neposreden dostop do osebe, ki vam lahko pomaga, se vprašajte, ali bi bil osebni pogovor bolj koristen kot elektronska zahteva. Po e-pošti ni konteksta, tona glasu, izraza obraza ali čustev. Včasih, če sedete nasproti človeka in ga pustite, da vidi vašo pristnost, občutke, nasmeh ali razočaranje - veste, zaradi katerih ste človek - lahko sporočilo proda precej bolje kot najbolj premišljeno oblikovano (vendar brez elektronske pošte.
Za zapisnik nisem antitehnologija. Pišem veliko e-poštnih sporočil in porabim preveč časa za lov na zajce po Twitterju. Če pa resnično potrebujem naročnino ali pomoč osebe, verjamem, da se lahko in moram potruditi, da dvignem telefon ali se sprehodim do njegove pisarne, da razložim, kaj hočem in zakaj mislim, da mi lahko ta oseba pomaga.
Zahteva naj bo natančna in natančno polirana - bodisi elektronska bodisi iz oči v oči - in imeli boste veliko boljše možnosti, da dobite potrebno pomoč.
