Se kdaj počutite, kot da vpijete v črno luknjo, ko nekomu pošljete e-poštno sporočilo ali pustite glasovno pošto? Svojo prošnjo oddate v vesolje - in nato sedite za mizo s prekrižanimi prsti v upanju na pravočasen odziv.
Zahvaljujoč moji službi v PR-ju sem to že videl, ko gre za sporočila brez odgovora. Vodil sem dopisovanje s strankami generalnega direktorja (aka tudi stalno zaposlenimi), direktorjem in pravnimi skupinami strank mojih strank (aka tudi tistimi, ki menijo, da nisem pomemben) in mediji (aka tudi tistimi, ki ne se želijo ukvarjati s PR osebami). Na poti sem se naučil veliko o tem, kako dobiti odgovore, ko jih potrebuješ.
Ne glede na vzrok za zamudo, tu je nekaj nasvetov, kako se lahko tisti, ki so zaposleni (in da, moteči) počasi odzovejo, pozoreni.
Naredite povezavo
Najprej in predvsem, ko se povežete z drugo osebo, mu morate dati razlog, da vam želi pomagati.
Začnite z izogibanjem napakam, ki sprejemnik takoj odklopijo. Črkovanje njegovega imena je dober primer: vem, da je to osnovno, a ne morem vam povedati, koliko e-poštnih sporočil dobim za Ashely ali Ashleigh - in ko to storim, se takoj razburim in manj verjetno bom hitro odgovoril. Poskusite tudi, da ne zveni kot prodajna točka (na primer, "rad bi govoril s tabo o …") - nihče se ne želi ukvarjati s tem.
Namesto tega pritegnite pozornost svojega stika tako, da naredite vse, kar je zanj pomembno. Rad povem vse, kar je mogoče, z »ti« - na primer, namesto da bi rekel: »Moram pogledati te obrazce«, recimo: »Vaša stranka potrebuje odobritev teh obrazcev.« To je preprost, vendar učinkovit trik.
Ljudje se lahko pritožite tudi tako, da se igrajo na njihovo osebnost ali vroče gumbe. Na primer, nekdo, ki ima malo ega, se bo verjetno najbolje odzval na spoznanje, kako pomemben je (npr. "Zavedam se pomena vašega časa, zato predlagam, da se oglasimo v 10-minutnem klicu za razpravo. študija primera. ").
Olajšajte hiter odgovor
Tudi če je vaš stik zainteresiran za pomoč, nekdo, ki je zaposlen, ne bo imel časa, da bi se spogledoval po zapletenem e-poštnem sporočilu ali poslušal dolge, razburkane glasovne pošte. Zato poskrbite, da boste racionalizirali sporočilo in mu olajšali hitro odzivanje z naslednjimi taktikami.
Imejte informativno temo
Z zadevo takoj označite svojo potrebo in pomagajte prejemniku, da prednostno postavi zahtevo. Začenši z nečim, kot so "Za pregled", "Zahteva povratne informacije" ali "Prosim, odgovorite do torka", je hiter način, da se vaša pričakovanja iz klicev izbrišejo.
Pojdite naravnost do točke
Ne porabite veliko časa v sporočilu z nepomembnimi informacijami ali dobrotami. Bodite vljudni s hitrim, »Upam, da se danes zjutraj dobro obnese«, nato pa se potopite v uvod in razlog za sprejemanje sprejemnika. Naj bo tudi to preprosto (npr. "Vaša stranka X in jaz skupaj delamo na Y, in bil sem obveščen, da ste za Z najboljši stik").
Dajte roke za dodelitev
Da preprečite, da bi se vaš e-poštni ali glasovni poštni naslov nabiral v kup "kadarkoli pridem do njega", postavite določena vprašanja ali podajte dejanja in navedite časovnico, kdaj najraje odgovorite. Pri nekaterih projektih in strankah sem uspel z besedami: "Prosimo, pošljite povratne informacije do petka. Takrat bom posodabljal in pošiljal ta dokument preostali skupini v pregled. "Lep način je nakazati:" Če ne pridete pravočasno, ste v zadevi izgubili besedo. . "
Navedite priporočilo
Če iščete odgovor na vprašanje ali rešitev rešitve, vedno podajte nekaj različnih možnosti in svoje priporočilo. S tem mora oseba, s katero se obrnete, razmišljati manj in se lahko odzove s hitrim "Da, vaše priporočilo je v redu" ali "Pojdimo z možnostjo št. 1."
Pametno spremljajte
Torej ste prejemniku olajšali odziv in še vedno ne dobivate odgovora. Kaj pa zdaj? Čas je za nadaljevanje. V tej fazi je lahko težko uravnotežiti, da so koristni in moteči, vendar je mogoče, če sledite pravilni komunikacijski liniji.
Po prvem e-poštnem sporočilu naj vam sledi hitro spremljanje, ki je smiselno glede na vaš rok. To e-poštno sporočilo mora vsebovati vaš izvirni e-poštni naslov s kratkim stavkom na vrhu, ki opominja vaš stik na prvotno zahtevo in rok. Pazite tudi, da ponovno pritrdite vse potrebne materiale.
Drugo e-poštno sporočilo in še vedno ne dobivate odgovora? Čas za telefonski klic. (Počakajte vsaj 24 ur po pošiljanju nadaljnjega e-poštnega sporočila, razen če prej kaj nujno potrebujete.) Ne glede na to, ali osebo sprejmete po telefonu ali pustite glasovno pošto, bodite kratki. Spomnite ga na izvirno e-poštno sporočilo, kdo ste in kaj potrebujete.
Ne glede na to, kako spremljate, vedno pustite, da je naslednji korak v vaših rokah - "Sledil bom še jutri" ali "Če se do konca dneva ne slišim od vas, bom ki vključuje preostale povratne informacije in pošiljanje stranki. "
Ne pozabite spremljati vseh poskusov vzpostavitve stika z osebo - če se s sklicevanjem nanjo obrnete na nujnost in se lahko izkaže za koristno, če boste prisiljeni vnesti varnostno kopijo, da vam pomaga.
Izvlecite velike puške
Če ste že večkrat poskusili vzpostaviti stik z nekom, brez uspeha, poskusite kopirati druge stranke na vaše zahteve. Odgovorite na izvirno e-poštno sporočilo (znova), dodajte spodnji e-poštni naslov »Samo želel se je prijaviti. Ste imeli priložnost …? “In kopirati svojega šefa, stranko ali koga drugega, za katerega mislite, da ga bo spodbudil. To mi ni najljubše početje in boste morda nekoliko dražili sprejemnik, a zagotovo boste dobili odziv v ščepec.
Vaša zadnja možnost je, da poiščete drug stik, ki lahko odgovori na vaše vprašanje ali pritisne na originalnega sprejemnika, da odgovori. To je lahko notranji stik, s katerim imate dober odnos ali nekdo z večjo močjo. Caveat: Ko se v tej situaciji obrnete, nikoli ne želite kriviti prvotnega stika. Namesto tega si to zamislite tako: "Moram dobiti ta premikajoči se čimprejšnji kruh - mi lahko pomagate?"
Kdo je vedel, da je e-poštno sporočilo ali glasovna pošta lahko tako zapleteno? Ne glede na to, v kateri panogi se ukvarjate, je dopisovanje z drugimi skoraj vedno nuja in na žalost bodo počasi prihajali vedno. Toda s temi nasveti bi morali dobiti pravočasne odgovore (ali vsaj v nekem trenutku). Zdaj pojdite ven in poiščite nekaj odgovorov!
