Ste že kdaj imeli enega tistih dni, ko po devetih urah, polnih jam, v pisarni še vedno niste vrgli glavnega predmeta s svojega seznama opravkov? Ko se počutite, kot da bi bili lahko produktivni - če bi le delali v tihi, brez motenj škatle in vas na vsakih 30 sekund niso bombardirali e-poštni sporočil, telefonski klici in drugi sodelavci?
Ampak to seveda ni tako. Večina od nas mladih strokovnjakov sedi v majhnih, zamašenih kabinah, obkroženih z desetinami drugih mladih strokovnjakov v majhnih, zamašenih kabinah in jih obdajajo z nenehnimi digitalnimi distrakcijami naših telefonov, računalnikov in robid.
Težko je najboljše okolje, v katerem bi lahko delali. Kako naj torej uredimo motnje v pisarni, zapognemo in dejansko opravimo stvari? Tu je šest preprostih rešitev.
1. Sprostite se od e-pošte
Ker vsak dan dobivate na tone e-pošte, še ne pomeni, da morate biti vezani na Outlook (ali Entourage ali Gmail). Pravzaprav vas lahko stalna e-pošta na zaslonu povzroči manj produktivnosti.
Ena enostavna sprememba: ne imejte e-poštnega naslova ves dan odprt na svojem monitorju. Namesto tega izklopite vsa opozorila in se usklajeno potrudite, da samo preverjate sporočila v načrtovanih časih (preverim svoje približno enkrat na uro). Če vas to vznemirja - če je šef pogosto pošiljatelj e-pošte ali imate stranko, ki potrebuje resnično takojšnje odzive - lahko prilagodite, kako vas Outlook opozori, tako da bodo pozorne le velike stvari.
2. Ne dvignite telefona
To, da zvoni, še ne pomeni, da mu morate odgovoriti. Če ste odložili eno uro, da odložite poročilo za svojega šefa in prejmete klic z neznane številke, pojdite na glasovno pošto. Če ne pričakujete klica, ni vredno prekiniti osredotočenosti. Zaupajte mi, če je pomembno, bo klicatelj pustil sporočilo in vedno ga lahko pokličete nazaj.
Prihranili boste tudi pred stresom, da niste pripravljeni na klic - če že eno uro drobite številke in vas prizorišče klic o pozni pošiljki, boste bolj zmedeni, če boste prevzeli zdaj, kot če se ustavite, se ponovno osredotočite in pokličite pozneje, ko izsledite podatke o pošiljki.
3. Signal vašim sodelavcem
Družbeno vzdušje je ena najboljših stvari pri delu v pisarni - vendar je tudi ena najbolj motečih. Eden od načinov za to je, da s sodelavci postavite sistem, da boste vsi vedeli, kdaj drug drugega ne motijo. To je enostavno, ko imate vrata za pisarno, ki jih lahko zaprete, če pa tega ne storite, oblikujte svoj lastni signal, ki pravi, da "prosim, ne prekinjajte me zdaj."
Lahko je preprosto tako, da si nataknete nekaj slušalk (tudi če ne poslušate glasbe) ali nalepite na vaš monitor najljubši dodatek za mizo. Upoštevajte, da to deluje le, če ste tudi sami dan na voljo - včasih ljudje potrebujejo vašo pozornost.
4. Bodite fizično organizirani
Zdaj vam ni treba hraniti svoje mize brez papirja ali barvne kode svojih map, če pa ste organizirani - kakorkoli vam ustreza - in lahko najdete stvari, boste bolj produktivni. (Moja pisalna miza je morda videti kot škatla z opombami, ki so eksplodirale po vsej površini, vendar imam sistem, prisegam!) Nihče ne mara zapravljati 10 minut, da bi iskal minule tedne sestankov, ko naj bi tipkali. ta tedenski dnevni red.
To je tudi mesto, kjer tehnologija resnično lahko pomaga. Veliko lažje vložim stvari v digitalni obliki, zato si želim vse skenirati in shraniti v skupni pogon mojega podjetja. Tako lahko, če bom s stranko telefoniral in moram še enkrat preveriti pogodbo, jo lahko samo povlečem na zaslon - ni treba, da bi jo zadrževal, medtem ko se kockam po svoji kabini desno mapo.
5. Moti se!
Ljudje se pogosto osredotočajo na odpravljanje motenj, kot so Facebook, spletna mesta za spletno nakupovanje in pretakanje medijev na delovnem mestu. Ampak kolikor bi bil vaš šef rad viden, da bi se kladali nad tipkovnico in strmeli v to preglednico v vseh osmih (ali več) urah na dan, to ne bo nič bolj produktivno.
Pravzaprav je nedavna raziskava pokazala, da "brskanje po spletu lahko dejansko osveži utrujene delavce in poveča njihovo storilnost v primerjavi z drugimi dejavnostmi, kot so klicanje osebnih klicev, besedila ali e-poštna sporočila, kaj šele, da bi delali naravnost brez počitka."
Torej, pojdite naprej: porabite 15 minut, da boste dočakali trakove Gawkerja, ali prebrskajte nove prispevke na JCrewu. Odmor vam bo naredil vse bolj produktivno, ko se osredotočite nazaj na naloge.
6. Vodite delovni dnevnik
Na koncu in kar je najpomembneje, ugotovite, kako osebno najbolje delate. Poskusite zapisati vse, kar počnete čez dan in koliko časa vam to traja - verjetno boste presenečeni.
Začel sem voditi delovni dnevnik, da sem lahko določil, koliko svojega dne sem zasedel administrativne naloge in koliko mi je ostalo nameniti dolgoročnim projektom. A tudi na koncu sem pokazala svoje vzorce dela - na primer, da imam največ opravka popoldne. Če se zavedam tega, mi je pomagalo določiti boljši urnik: Zdaj delam pozno, namesto da bi prišel zgodaj in ponavadi lahko veliko bolj produktivno zaprem v svoj dan.
Odvračanja motenj ni vedno enostavno, ampak le pomislite: bolj ko boste bolj produktivni, hitreje se boste odpravili iz kabineta v pisarno - kjer lahko zaprete vrata.
