Sestavljanje poročil o izdatkih se uvršča tam zgoraj s korenskimi kanali na moji zabavni lestvici. Kljub temu, da mi podjetje upravičeno dolguje velik denar, se skoraj vedno bojim, da bi moral vložiti ta poročila.
Verjetno ima to svoje korenine v moji prvi zaposlitvi na fakulteti, ko sem šefa prosila za nekaj napotkov o tem, kakšni stroški so primerni za prihodnjo poslovno pot. Preprosto je rekla: "Uporabite svojo najboljšo presojo."
Hm, hvala. Glede na to, da nikoli nisem bil na službeni poti, sem imel občutek, da se moja najboljša presoja verjetno razlikuje od njene.
Ampak, mislim, da je bil to smisel. Ko sem postal poslovodja in so mi zaposleni postavili isto vprašanje, sem zasledil enak nejasen odgovor. Želel sem preizkusiti svoje osebje, da vidim, kako se obvladujejo brez nadzora - če bi nekoč divjali in popivali na stotine dolarjev na pijači, bi lahko vprašal njihove spretnosti odločanja (in ja, morda bi jih prenesel tudi na napredovanje namesto osebe, ki je izziv obravnavala premišljeno).
Morala zgodbe? Ko vaš šef ob porabi denarja v podjetju reče "Uporabite svojo najboljšo presojo", to pomeni. Kako ravnate s svojimi stroški, bo veliko povedalo o vas kot zaposlenem, lahko pa vpliva tudi na vaš ugled pri vašem šefu.
Na srečo sem skozi leta razvil nekaj trikov - in ti prihajajo v pomoč, da se lahko preverim, ko prejemam potrdila.
Glejte in se učite
Najboljši način za oceno, koliko morate porabiti, je gledanje bolj izkušenih sodelavcev. Verjetno je, da boste jedli, pili in se zadrževali na istih mestih, tako da boste imeli veliko možnosti, da zastanete in vidite, kaj bodo najprej počeli.
Tu je primer: Ko se s sodelavci odpravite na večerjo, najprej naročite vse druge in bodite pozorni na stroške naročila vsake osebe. Ko je na vrsti, se prepričajte, da je vaš izbor najdražji ali v istem razponu kot naročila z nižjimi cenami v skupini. Ne, samo zato, ker vaš šef naroči filet mignon, ne pomeni nujno, da morate slediti temu. Ko pa popotniki veterani naročijo Cobbove solate, sledite njihovim vodstvom in vaš šef ne bo nikoli podvomil o ceni vašega obroka.
In kaj, če na vašem potovanju ne bo nikogar več? Poskusite vnaprej opraviti nekaj raziskav. Vprašajte druge sodelavce o stvareh, kot je »Odpotoval sem se v Chicago - ali lahko predlagate nekaj krajev za jesti?« Ugotovite, kje se ponavadi udeleži preostala ekipa, in imeli boste nekaj mest, za katere veste, da jih lahko zapravite.
Ne bodite pohlepni
To se verjetno zdi očitno, vendar vam lahko iz izkušenj povem, da je enostavno imeti občutek, da lahko malo živite, ko vas pisarna preletava, plačujete za hotel in vas pošiljate na domišljijske večerje s strankami. Medtem ko boste morda videli, da drugi ljudje živijo, ker vedo, da bo zavihek pobral nekdo drug, je boljša stava, da čim bolj zmanjšate svojo porabo.
Pravilo: Če ga ne bi kupili z lastnim denarjem, ga ne zapravljajte. Kozarec vina z večerjo? V redu. Kozarec vina, plus tri koktajle, nekaj aplikacij in sladica? "Potrebe" po tem ne bo enostavno utemeljiti.
Ne bodite poceni
Zdi se mi smiselno, da ne smete zapravljati stroškov za podjetje - kaj pa manj dragi predmeti? Ali lahko odpotujete jutranje latte in bagele, ko potujete v službo? Tehnično, seveda, lahko od svojega podjetja zahtevate, da vam povrne 4, 67 USD, ki ste jih plačali za majhno kavo in bagel, vendar zagotavljam, da ne boste osvojili nobene točke, ko bo vaš šef to videl v vašem podrobnem poročilu.
Na primer, en zaposleni je predložil poročilo o odhodkih za parkirnino v višini 1 USD s sestanka stranke. Se šalite? Vrnil sem ji dolar, toda od takrat sem se vedno počutil, kot da poskuša pregnati podjetje iz vsega, kar je lahko.
Da, vaše podjetje bi moralo plačati razumne stroške, ko ste zunaj in ko boste zastopali podjetje, vendar bodo zaradi nikljanja in zmanjšanja stroškov videti nestrokovni in nezreli, da ne omenjam nagajivega. Pred vami je dobra preizkušnja: Če gre za nekaj, kar si navadno kupujete na redni delovni dan, ga ne zapravljajte (vendar ohranite prejemke, razen če vaš šef ponuja priložnost, da plača tudi za malenkosti).
Vedno prosite za potrdila
Na tej opombi je poleg ohranjanja vaše porabe v razumnih mejah ohranjanje prejemkov najpomembnejše, kar si morate zapomniti, ko ste na delovnem mestu zunaj pisarne. Sploh ne morem prešteti, kolikokrat sem zaposlene predložil poročila o stroških, brez dokazov o izdatkih. Ne glede na to, koliko mislite, da vam šef zaupa, vam ne more samo reči, da ste porabili 256 dolarjev na zadnjem poslovnem potovanju.
Ko sem enega zaposlenega vprašal, zakaj ne vključuje prejemkov za razmeroma majhen strošek - enega, ki bi ga popolnoma odobril -, je priznala, da jo skrbi, da ne bom odobril predmeta, zato je "pozabila" zahtevati potrdilo. Bila je prav: nisem je odobril. A ne zato, ker sem nasprotoval nakupu - ker nisem imel dokazov, da se je dejansko zgodilo.
Hitri nasvet: iz sobe potegnite hotelski nepremični kuverti in ga hranite v torbici ali aktovki. Okoli denarnice zavijte velik gumijasti trak, da vas opomni, da zahtevate potrdilo o prejemu, nato pa ga takoj, ko ga prejmete, spustite v ovojnico. Če imate pri izdatkih kaj nenavadnega, ga napišite na zadnjo stran, preden ga oddate.
Vsako podjetje in vsak šef ima drugačen pristop k reševanju stroškov, kar pomeni, da ni trdega in hitrega pravila, ki bi veljalo za vsako situacijo. Vendar se držite teh smernic in vaš šef nikoli ne bo imel razloga, da bi podvomil o vaši najboljši presoji.
