Včasih morate pisati ostra e-poštna sporočila.
Povratne informacije morate deliti z nekom v drugi pisarni ali se ne strinjati z zainteresiranimi stranmi ali povedati nekomu, ki so ga zmešali - in vzpostavitev klica ali osebnega sestanka bi bila pretirana reakcija (in tvegate, da bo položaj še večji.) .
Glede na to, ko je mogoče najbolj benigne opombe napačno razlagati, so vložki še večji, če imate kaj kritičnega povedati.
Kot nekdo, ki deluje na daljavo - ljudem stalno pošiljam povratne informacije. In čeprav sem to storila že stokrat, mi še vedno pride do majhne jame v trebuhu, ko pišem, da neko delo potrebuje veliko sprememb.
Toda ljudje pogosto reagirajo veliko bolj pozitivno, kot bi si predstavljal. Zaslužim za formulo, ki jo uporabljam, zaradi česar so ostri e-poštni sporočil čim bolj prijazni in koristni.
Tukaj je razčlenitev:
1. vrstica: Povejte nekaj prijazno
Ko pišete uvodno vrstico (po pozdravu, torej), si lahko koristno predstavljamo, da gre za pogovor. Če bi kdo stopil do vas in se postavil v njihovo točko, bi vas odložili.
Zato je vrstica, kot je bil tvoj vikend? ali upam, da se vam bo ta zapis dobro znašel , saj je odveč, kot se morda zdi, pripomogel k temu, da stvari začnete pravilno.
2. vrstica: Hvala njemu ali njej
Če je primerno, je lepo upoštevati prizadevanja druge osebe. Ne želite se potopiti v to, kar so storili narobe, ne da bi priznali čas, ki so ga porabili za vse, kar so vam poslali.
Tako enostavno kot: Najlepša hvala za to.
3. vrstica: poudarite nekaj pozitivnega
Nihče se ne želi počutiti kot idiot (ali kot mislite, da so neumni). Čeprav se ne želite premagati okoli grma, je pomembno, da si vzamete čas in poudarite eno moč dela druge osebe.
Poskusite, vidim, kam bi vodila na primer. Lahko bi povedali v neposrednem poročilu, da lahko vidite, kako bi strategija, ki jo izvajajo, pripomogla k boljši uspešnosti ekipe. Lahko pa kolegu poveste, da so se odlično odrezali in se lotili glavne skrbi stranke.
Seveda je pomembno, da je ta komentar iskren. Omeniti morate nekaj, kar je pravzaprav koristno, in ne bi smeli tako obsežno hvaliti, da preostalo sporočilo prejemnika popolnoma zaslepi.
Telo e-pošte: Sprehodite se skozi spremembe (in rezultate)
Verjeli ali ne: Ljudje cenijo, če veste, zakaj ste se odločili za stvari drugače. To je kontra intuitivno (ker kdo hoče slišati, kako so se podrobno zmešali?), V resnici pa kaže, da o njih imate visoko mnenje.
To kaže, da se z njimi ne bi strinjali samo zaradi tega. Poleg tega kaže, da mislite, da so dovolj pametni, da se lahko učite iz povratnih informacij in uresničujete pričakovanja.
Da se ne bi preveč ukvarjali s tem, kaj je šlo narobe, se omejite na stavke, ki sledijo obliki …. In če imate več kot eno spremembo, uporabite naboje.
Takole izgleda:
Ali pa:
- Videli boste, da smo na podlagi povratnih informacij vodstvene ekipe naredili nekaj sprememb na igrišču.
- V skladu s tem bi rad videl tiste spremembe, ki se izvajajo v drugih vidikih predstavitve, saj bi si želeli, da bi bile dosledne.
Zadnja vrstica
Vedno končajte z vprašanjem, če bi lahko kaj pojasnili ali odgovorili na katerokoli vprašanje.
Prosim, obvestite me, če lahko odgovorim na kakršna koli vprašanja, vendar se lahko zdi očitno, vendar služi svojemu namenu. Zaradi tega je celoten duh vaše e-pošte bolj sodelovalni.
Kar naenkrat gre od besede "tukaj so spremembe - obdobje" do "tukaj so spremembe - ali me obvestite, če katera od njih nima smisla?" Pokaže, da še vedno cenite mnenje druge osebe.
Potem je vse, kar vam preostane, odjava - vsak standardni izpis (najboljše, iskreno, hvala!) Bo storil.
Vse skupaj
- Primer spremembe in kako bo prinesel pozitiven rezultat
- Če je primerno: primer spremembe dveh in kako bo prinesel pozitiven rezultat
- Če je primerno: primer spremembe tri in kako bo prinesel pozitiven rezultat
Zdaj, ko ste sestavili resnično konstruktivne povratne informacije, si vzemite nekaj minut za razmislek o svoji temi. Mogoče je vse, kar potrebujete, da odgovorite, vendar lahko majhna sprememba vpliva na celoten ton. (Ali ste vedeli, da je "danes" bolje kot "nujno"? Več o tem - in drugih besedah, ki se jim morate izogibati - tukaj.)
Vsako sporočilo, ki ga pošljete, ne bo polno pohval - in to je v redu. Če si vzameš čas, da ga napišeš premišljeno, bo šlo daleč.
