Tečete od srečanja do srečanja. Vaša mapa s prejetimi sporočili je napolnjena s špirovci (in tam ste že približno tukaj). Vsak dan preživite ure in ure, še vedno pa se ne počutite, kot da ste vdrli v seznam opravkov.
Razumemo. Bili smo tam. In vemo, da preprosto ne bo nikoli dovolj ur na dan. Tako smo sestavili seznam najboljših nasvetov o produktivnosti, ki nam pomagajo kar najbolje izkoristiti čas, ki ga imamo.
Od načrtovanja napada na dan do preprečevanja, da vas e-pošta prepreči, da bi se spopadli s tistimi motenji, ki se vedno zdijo, vam bomo pomagali narediti vse kar se da učinkovito, da boste končno imeli čas za druge stvari (npr. veste, spite).
Načrtovanje opravkov
- Ne precenjujte števila stvari, ki jih lahko opravite v enem dnevu. Namesto da ustvarite ogromen seznam opravkov (in se počutite frustrirani, ko ga ne končate), poskusite naš 1-3-5 seznam opravkov: Načrtujte eno veliko nalogo, tri srednje velike naloge in pet vsak dan opravijo majhne naloge.
- "Če sem že nekaj dokončal, si ga zapišem in preverim s seznama. Vedno je dobro videti, če se nekaj konča. " Michael Peggs, @michaelpeggs
- Poskusite s svojimi nalogami navezati čustva: Če opomnite, da se boste zaradi dokončnega preglasovanja pri stranki počutili "zmagoslavno" ali pa boste zajameli davčni obračun, vam bo "močno olajšal" morda le še večji zagon, ki ga potrebujete za to.
- Nikoli ne dodajte velikega projekta kot samo eno opravilo na svoj seznam. Namesto tega ga razdelite na manjše naloge, ki vam bodo pomagale slediti doseganju končnega cilja.
- »Zahvaljujoč Evernoteu se je moj organizacijski sistem iz nerodnega združevanja strani zvezkov, lepljivih zapiskov in datotek urejanja besedila spremenil v tesno prepleten integriran sistem Evernote, ki se sinhronizira prek mojega prenosnika, mobilnega telefona in tabličnega računalnika. Od beležk strank do osnutkov blogov do govornih skriptov, vse je tam. " Michael Terrell, @michaelterrell
- Medtem ko razmišljate o vseh stvareh, ki jih morate opraviti - tako v službi kot v življenju - razmislite, katere naloge lahko odstranite s plošče, tako da jih dodelite zunanjim izvajalcem.
- Najprej naredite tisto, kar želite narediti. To vas bo spodbudilo, da to opravite hitreje, da boste lahko prišli do opravkov, v katerih uživate več, preostanek dneva pa nekoliko boljši.
- Pred kosilom opravite eno pomembno nalogo. Če zgodaj odpravite eno veliko stvar, si lahko privoščite poživljajoč oddih za kosilo in začnete popoldan svež, ne da bi se pri tem spustil v paniko zaradi velikega opravila na svojem seznamu.
- "Vsako nedeljo pripravim seznam tega, kar moram narediti v tem tednu. Dan blokiram, da bom dokončal predmete. Zadnjih 30 minut vsakega delovnega dne prihranim za izdelavo načrta za naslednji dan s tremi prednostnimi nalogami. Zadnjih 30 minut uporabim tudi za zaključek opravil in preverjanje e-pošte. To olajša zgodnja jutra! ” Anna Runyan, @classycareer
- Zunaj je veliko sistemov za upravljanje nalog, zato na koncu gre za iskanje tega, kar deluje za vas, in njegovo držanje. Nenehno preizkušanje novih sistemov bo dolgoročno izgubljalo vaš čas, zato porabite mesec dni za eksperimentiranje in se nato obvezujte. Namig: Vaš končni sistem je morda kombinacija več!
Soočanje z e-pošto
- Če želite preveriti e-pošto samo ob določenem času čez dan in jo poskusite omejiti na samo 4-5 krat na dan. Če nimate skoraj toliko samokontrole, uporabite orodje, kot je Inbox Pause, da se e-poštna sporočila ne prikažejo v mapi »Prejeto«, dokler jih ne pripravite.
- Če vas e-pošta resnično zaniči, poskusite sistem Ninja Time Management samo preveriti dvakrat na dan.
- Morate odgovoriti na sporočila v naglici? Na dnu strani dodajte odličen podpis »Poslano iz mojega iPhone-a« - tudi če pošiljate e-pošto iz računalnika. Čeprav tega ne bi smeli početi nenehno, je hiter način, da izpišete nekaj enovednih odgovorov, ne da bi ljudje mislili, da ste nesramni.
- Pristopite do svojih e-poštnih sporočil glede na to, koliko časa vam bo odgovorilo nanje. Če bo trajalo manj kot tri minute, lahko to storite zdaj. Če bo trajalo več kot to, ga odložite. In potem, ko imaš velik kos časa, se najprej loti teh.
- Hitreje se odzovete, krajši je vaš odgovor - in manj časa morate zapraviti z razlagami "Žal mi je za zamudo odziva". Če se v 48 urah ne morete odzvati na e-poštno sporočilo, odgovorite vsaj s kratkim "Kmalu bom prišel!"
- Vsako četrtletje naredite veliko čiščenje prejetih sporočil in arhivirajte vsa sporočila, starejša od dveh do treh mesecev. (Resno, če bi jim odgovoril nanje, bi bilo to le nerodno.) Ko se bodo e-poštna sporočila, ki jih boste naročili, prejeli v mapo »Prejeto«, sprejmi takojšnjo odločitev o tem, ali jih dejansko preberete ali če se želite odjaviti.
- "Izogibajte se, da najprej preverite e-pošto zjutraj. Preprosto se je mogoče izogniti stranskemu odzivu na odzive na sporočila. Ko počakam, da bom izpolnila nekaj prednostnih postavk na svojem opravilnem seznamu, lahko več pozornosti namenim e-poštnim sporočilom in imam občutek, kot da sem tudi sama opravila svoje delo. " Hannah Morgan, @careersherpa
- Uporabite konzervirane odzive, da ne boste več tipkali istih stvari. Za vsako e-poštno sporočilo, ki ga redno pošiljate - ali celo samo del e-poštnega sporočila, na primer zavojni odstavek - ustvarite konzerviran odgovor, ki ga lahko vstavite, kadar koli ga potrebujete. Nikoli slišal odzivov v pločevinkah? Več o tem tukaj
- Nastavite samodejne filtre, da e-poštna sporočila takoj potegnete iz mape »Prejeto« in v desno mapo. (To je odlična možnost za stvari, kot so glasila, h katerim se želite vrniti sami.)
- Uporabite Boomerang, da e-poštna sporočila izvlečete iz mape »Prejeto«, dokler jih niste pripravljeni obravnavati. To je koristno iz dveh razlogov: Prvič, sporočilo dobi izpred oči in misli, da vam omogoči razmišljanje o drugih stvareh. Drugič, pozneje vas samodejno opomni na e-poštno sporočilo in vam tako omogoči, da sami skrbite za sledenje.
- Želite dobiti manj e-pošte v mapi »Prejeto«? Poskusite ustvariti samodejni odziv z odgovori na pogosto zastavljena vprašanja. Kadar je mogoče, vedno odgovarjajte na e-poštna sporočila z izjavami in ne z vprašanji, da se izognete preveč nazaj in nazaj.
Vodenje sestankov
-
Ne načrtujte več časa, kot ga potrebujete. Večina sestankov je predvidena za celo uro, ko naj bi trajala največ 20 minut, 30 minut ali 45 minut.
-
Ne načrtujte »sestankov za posodobitev« - dajanje posodobitev se skoraj vedno lahko zgodi po e-pošti. Če namen sestanka ni bodisi sprejeti odločitev ali dokončati dejanje skupaj, ga prekličite (ali lepo povejte svojemu šefu, da morda ne bo potreben).
-
Sestanke združite od zadaj nazaj, da se izognete prepogosti preklapljanju iz načina sestanka v delovni način ali pa se spopadate s neprijetnim časom med sestanki, kjer se vam zdi, da ne morete storiti ničesar. Še bolje, načrtujte dan brez sestankov, tako da boste imeli vsaj en dan, ko se boste lahko zares poglobili v osredotočeno delo.
-
Če se srečujete z nekom zunaj pisarne, razmislite, ali se morate resnično osebno srečati. Ali bi lahko svoj cilj dosegli s telefonskim klicem ali video konferenco?
-
Bodite neverjetno dejavni pri spremljanju sestankov. Vsem pošljite dnevni red za vsako srečanje, in če se pogovor izvleče iz teme, ne bojte se, da bi ga lahko ponovno začrtali. Preprost: »Naredimo si čas za razpravo o tem kasneje, če bo to koristno, saj nam ostane le še 10 minut, ”Deluje brezhibno.
-
Imate telefonski sestanek sam? Na skrivaj si prizadevajte, da ne bo manj kot 19 minut. Tako boste prijazni čit-klepet dosegli na minimumu in prišli neposredno do bistva. In če se pogovor nadaljuje in nadaljuje, dajte lep izgovor, zakaj se morate odložiti (na primer težko zaustavitev ali umirajoči telefon).
Obvladovanje upravljanja s časom
- Sestavite urnik na podlagi svojih najboljših časov za dokončanje stvari. Veste, da ste zjutraj na mestu? Ta čas odložite za osredotočeno delo in poskusite ga ohraniti brez sestankov ali motenj. Vedno zadišite zatišje okoli 15. ure? Tu vsak dan načrtujte uro za nespametna opravila.
- "Ne podcenjujte moči majhnih kosov časa, da se stvari uredijo. Namesto da zapravljate 15 minut med sestanki, si omislite seznam majhnih opravil, ki jih lahko končate v 15, 10 ali celo petih minutah: odgovarjajte na e-poštna sporočila, se obrnite na stik in si oglejte panogo. " Fast Company
- Niste prepričani, kam gre ves vaš dragoceni čas? Uporabite sledilnik, kot sta Rescue Time ali Toggl, da nadzirate, kaj počnete čez dan. Čez teden ali dva boste začeli spoznati, kaj so časni krivci - in lahko načrtovali napad, kako se jih boste znebili.
- Ne bi smeli delati ves vikend, ampak poskusite poiskati nekaj ur, da očistite mapo »Prejeto«, izpišete manjše, nespametne naloge in začnete z vsemi nadomestnimi projekti. To lahko naredite med gledanjem filma v nedeljo zvečer, to je odličen način, da to storite, ne da bi imeli občutek, da opravljate preveč dela.
- Uporabite roke in roke v svojo korist. Tudi če tehnično nimate roka za nalogo, si ga določite zase. Če imate na voljo le dve uri, boste lahko poskrbeli, da ne boste zapravili niti ene ure na internetu.
- Sliši se kontratutivno, vendar poskrbite, da boste čez dan načrtovali veliko odmorov. Najbolj produktivni smo, ko imamo koščke osredotočenega dela, ki mu sledijo kratki odmori. Poskusite s spletnim merilnikom časa, da se spomnite, da vstanete s stola, si privoščite prigrizek ali malo vode ali se nekaj minut poklepetajte s sodelavcem, preden se vrnete na mlinček.
- Proračun omejen čas za vaše najljubše moteče. Vedeti, da boste morali nekaj ur preživeti na Instagramu, ko boste nekaj ur delali, vam lahko pomaga, da ne boste zapravljali časa za to. Poleg tega lahko s pomočjo tega kot nagrado za trdo delo ostanete motivirani.
- "Če imate težave pri projektu, začnite s pomišljajem. Z drugimi besedami, določite nekaj časa ali nekaj dela na projektu, ki ga morate opraviti, preden se premaknete na kaj drugega. " 43 Mape
- "Vedno imejte varnostne naloge. Včasih bodo življenje poskušale izničiti vašo produktivnost: oseba, s katero se morate pogovarjati, ni na voljo, internet je propadel ali se preprosto ne morete osredotočiti na nalogo, ki je na voljo. Vedno obstajajo druge možnosti, da boste lahko nekaj naredili, tudi ko ne morete dokončati svoje glavne naloge. " Time Management Ninja
Obvladovanje motenj
- »Izklopim računalnik in pustim telefon na čudnih mestih, kar mi preprečuje, da bi ga takoj našel. To zagotavlja, da sem prekinjena in v celoti prisotna. In resnica je, da vem, da so moji možgani potrebni odmora, sicer bo moje podjetje trpelo. " Christie Mims, @revolutionsclub
- Potrebujete hiter počitek, da vaši sodelavci ne bodo motili? Pojdi v slušalke. To ni brez predrznosti, vendar se ljudje veliko manj verjetno obrnejo na vas z nepomembnim vprašanjem ali tračami, če ste videti vtaknjeni in opravljeni.
- Ko naletite na zanimive članke, ne dovolite, da jih branje zdaj ovira pri vaši produktivnosti. Namesto tega uporabite storitev, kot je Pocket ali Instapaper, in jih shranite, da jih boste pozneje prebrali, ko boste imeli več časa (na primer, morda na poti).
- Vsak teden določite čas brez interneta. Medtem ko se veliko našega dela zanese na internet, še vedno obstajajo stvari, ki jih moramo storiti brez tega - in to so pogosto osredotočene naloge, ki se jim največ izognemo. Vsak teden izklopite Wi-Fi za nekaj ur, da se potopite v ta opravila.
- Bodite agresivni glede uporabe socialnih medijev pri delu. V idealnem primeru ga sploh ne bi smeli uporabljati. Če morate, ga omejite na določen čas "odvračanja pozornosti" in onemogočite samodejno prijavo, tako da boste imeli oviro vsakič, ko pridete na Facebook. Morate biti agresivni? Preizkusite aplikacijo, kot je SelfControl, da blokirate dostop med delavnikom.
- Nehajte poskušati večopravilnosti! Resnično nismo narejeni za to, in čeprav se lahko zdi, da ste še bolj dokončani, vam bo na koncu vse trajalo dlje. Če vam je to težko, porabite teden ali dva agresivno mono-opravilo.
- »Tako kot večopravilnost, nered preobremenjuje vaše čute in otežuje, da se stvari lotite. Torej, če imate težave s fokusiranjem, se ozrite na svoji mizi (in namizju računalnika), da preverite, ali kdo od njih potrebuje malo pospravljanja. " Ooomf
- Če potrebujete osredotočen čas, se lahko zaprete pred sodelavci. Če uporabljate notranji klepetalni sistem, vstavite sporočilo "Ne moti" in ljudem sporočite, da nekaj delate in kdaj boste spet na voljo. In če imate dejansko pisarno z vrati? Zaprite, z lepo noto na sprednji strani, ki pojasnjuje isto stvar.
- Za končni fokus se prepričajte, da vas nobena naprava ne bo pingkala, ko pridejo nova sporočila. Tudi nekaj majhnega, kot je buzz iz vašega telefona, je lahko dovolj za uničevanje produktivnega pretoka.
