Ali se kdaj počuti, da se po nekaj dneh (ali celo urah) vrnete na svoj e-poštni naslov in vidite, da je obseg neodgovorjenih sporočil že dosegel neobvladljive razsežnosti?
Nezadovoljen mapo s prejeto pošto se lahko počuti kot prevelika luknja, iz katere se ne boste nikoli izkopali. A ni nujno, da je tako! Z nekaj preprostimi koraki lahko organizirate mapo »Prejeto«, prevzamete nadzor nad dohodno pošto in resno zmanjšate tesnobo po e-pošti.
Počisti
Vem, da se bo to marsikomu zdelo zastrašujoče, vendar močno priporočam uporabo mape »Prejeto« samo za tisto, kar je namenjeno: novi pošti. O polžji pošti pomislite kot analogijo. Če bi vsak paket ali pismo, ki ste ga prejeli, odložili na svojo kuhinjsko mizo, ne da bi ga odložili ali vrgli ven, bi vaša kuhinja kmalu postala neobvladljiv kup papirjev. Vaša mapa »Prejeto« deluje na enak način - najučinkovitejša je, ko jo počistite.
Začnite z brisanjem vseh prejetih e-poštnih sporočil, do katerih nikoli več ne boste želeli imeti dostopa (denimo napoved o razprodaji tednov za lete na Maui - na žalost ne letos). Kljub temu bodite premišljeni in ne brišite elementov, ki jih morda želite zabeležiti (npr. Potrdilo o nakupu v Amazonu).
Nato poskusite shraniti e-poštna sporočila v ustrezne mape ali jih (za uporabnike Gmaila) arhivirati. Moj cilj je vedno, da lahko vidim vse e-poštna sporočila v moji mapi Prejeto, ne da bi se pomaknili navzdol ali kliknili na "stran 2." Zdi se mi, da sem manj pod stresom, ko lahko hitro pogledam vse, s čim se moram spoprijeti., vse na eni strani. In bodimo iskreni: če je e-poštno sporočilo na strani 2, ga verjetno tako ali tako ne bomo obravnavali.
Odjavi se
Največja zamašitev nabiralnika so stvari, ki jih redno dobivate. Niso krivi samo elektronska glasila - Facebook, Twitter in devet spletnih mest z vsakodnevnimi pogodbami, ki jih zdaj naročite, tudi polnijo vašo mapo s posodobitvami.
Torej, ko naslednjič shranite pol ducata e-poštnih sporočil, ne da bi jih sploh odprli, upoštevajte, kaj brišete. Če trikrat vržete e-poštna sporočila iz istega vira, ne da bi jih odprli, je čas, da se odjavite. Vaša mapa se vam bo zahvalila.
Združiti, utrditi, združiti
Vse pogosteje se ljudje spopadajo z več mapo »Prejeto«. Vašega delovnega naslova, vašega .edu naslova, vašega profesionalnega zvenečega [email protected], morda tudi tistega starega računa Hotmail, ki ga vaši srednješolski prijatelji ne morejo odstraniti iz svojih imenikov.
V večini primerov boste morali osebna in delovna e-poštna sporočila hraniti ločeno, če pa imate prožnost, vam bo zaradi konsolidacije več e-poštnih naslovov manj prostora za prijavo in upravljanje. Ena možnost je, da prekinete svoje starejše naslove, vendar se lahko odločite tudi za pošiljanje enega e-poštnega naslova na drugega - tako boste pokriti, ne glede na to, kam vam ljudje pošiljajo pošto, vendar boste lahko vse podatke vložili na istem mestu.
Naj bo vaša pošta prejeta
Ena mojih najljubših funkcij Gmaila je samodejno filtriranje: nabiralnik prejetih sporočil veš, kam poslati e-pošto in kako ga označiti. Vse, kar je od moje mame, je prijavljeno kot "Družina" in stvari, poslane na seznam mojih prijateljev s kolidža, se tudi ustrezno označijo. Tako sem, ko pozneje nekaj iščem, vedno najti.
Z Gmailom lahko uporabite tudi, da nekaj e-poštnih sporočil samodejno preskoči vašo mapo »Prejeto«. Če na primer plačate račun za kabel, kot sem ga, ga lahko samodejno arhivirate in dodate oznako »Finančno«. Nikoli vam je ni treba videti, če pa jo potrebujete, veste, kje najti to.
Načrt za "Pozneje"
Poznate tista e-poštna sporočila, za katera veste, da jih ne boste dobili pozneje, vendar se bojite, da boste pozabili? Zdaj je vtičnik z imenom Boomerang (trenutno na voljo za Gmail in Outlook), ki je kot nalašč za spopadanje z njimi. Lahko načrtujete, da bo e-poštno sporočilo izginilo in se vrnite pozneje - ko boste pripravljeni na to, da do takrat ostanejo nabiralniki jasnejši.
Boomerang ima tudi nekatere druge (precej življenjsko spremenljive) bonuse. Omogoča vam načrtovanje poznejšega pošiljanja e-poštnih sporočil, omogoča pa tudi nastavitev ponavljajočih se e-poštnih sporočil. Boomerang vam lahko tudi opomni, če se vam kdo ne vrne. Na primer, ko v ponedeljek pošljem Julie o poročilu, ki ga potrebujem za petek, lahko od Boomeranga zahtevam, da se ta e-poštna veriga ob 10:30 uri v četrtek vrne na vrh moje mape, če se še ni odzvala. In če se bo odzvala, Boomerang ve, da e-pošte ne bo vrnil v četrtek. Briljantno, kajne?
Pripravljeni za začetek? V tem tednu si privoščite nekaj časa, da popravite mapo »Prejeto«. Morda vam bo vzelo nekaj ur, vendar obljubim, da bo čas (in stres), ki ga boste prihranili na dolgi rok, svoj trud vreden.
