Tam je epidemija slabe e-pošte.
To sem res spoznal, potem ko je približno petič moj šef komentiral e-poštno sporočilo, ki sem mu ga poslal, naj pogleda: "To je res dobro e-poštno sporočilo!" Nisem si mislil, da je nekaj posebnega, dokler nisem začel bolj pozorno spremljati e-poštna sporočila Sprejemal sem. Bilo je groznih slovničnih napak, neprijetnih črkovalnih napak, napačnih imen, emotikonov, pomanjkanja ustreznih pozdravov ali prijetnih navad in navadnega starega slabega pisanja. Lahko bi nadaljeval in nadaljeval.
Ne gre za to, da smo nekompetentni, ljudje. Previdnosti ne postavljamo v svoja e-poštna sporočila, ki si jih mnogi zaslužijo. Skrb, recimo, lahko urednik poda članek.
Torej, da nam pomagamo izboljšati komunikacijo na delovnem mestu, tukaj je urednikov vodnik za pisanje e-poštnih sporočil, ki vam bodo prinesli spoštovanje (in odzive). Upoštevajte te ideje, ko boste naslednjič prejeli mapo »Prejeto«, in si oglejte kakšen vpliv ima nekaj majhnih sprememb.
Upočasni
Vem, da smo vsi na tekmi, da pridemo do mape »Prejeto«. In zagotovo je v nekaterih primerih odpuščanje hitrega e-pošte smiselno: ko ste sredi dolge niti komunikacije s tesnim kolegom, ko samo odpustite dokument svojemu šefu in podobno.
Toda za večino dela je potrebna učinkovita komunikacija (in dobro pisanje). Potreben je čas, da oblikujete svoje misli, ugotovite, kaj pravzaprav poskušate povedati, in sporočilo napišete na jasen način. In konec koncev, to je tisto, kar je - oblika komunikacije. Ni naloga.
Torej, ko boste naslednjič morali nekomu napisati bolj poglobljeno e-pošto, mu namenite čas, ki si ga zasluži. Če želite, ga v koledarju blokirajte. In ne govorim pet minut na e-pošto - ni nič nenavadnega, da več kot 15 minut preživim na dobrem e-poštnem sporočilu, še posebej, če gre za prvo komunikacijo z nekom, ki ga želim narediti vtis. Dovolite si, da imate to čas in ne čutite, da ste počasni ali neproduktivni. Počutite se, kot da delate pravilno.
Prepričajte se, da ima začetek, sredino in konec
Ker živimo v svetu s 140 znaki, še ne pomeni, da bi morala biti vaša e-pošta takšna. Pravzaprav se bomo tu malo vrnili v srednješolsko angleščino in klasični esej v slogu hamburgerja; to pomeni, da vsak esej potrebuje uvod, telo in zaključek.
Razmislite o svojih e-poštnih sporočilih z isto strukturo. Vsak odsek ne sme biti dolg, zlasti v začetni komunikaciji bi moral biti tam. Kaj naj torej vsebuje vsak odsek?
Intro
Vedno začnite s pozdravom - morda se zdi, da je arhaičen, vendar resnično pomembno. Potem je uvodni odstavek, odvisno od narave vajinih odnosov, odličen kraj za prijazen pozdrav ( "Upam, da vam iskanje zaposlitve gre dobro!" ), Opomnik na kontekst vašega pogovora ( "Tako lepo se je dobilo klepetati s tabo prejšnji teden. " ) ali predgovor o tem, zakaj se dotikaš ( " Hotel sem se dotakniti baze o … " ).
Telo
Tu pridete do bistva svoje e-pošte. Najpomembnejša stvar, ki si jo je treba zapomniti, je, da svojim prejemnikom posredujete vse potrebne informacije, da sprejmejo vse ukrepe, ki jih od njih zahtevate. To vključuje podajanje poljubnih kontekstnih informacij, podrobnosti ali podatkov, ki so potrebni, in njihovo predstavitev na logičen, koheziven način. Če je e-poštno sporočilo poslano za posredovanje informacij ali odločitve (namesto da bi zaprosilo za uslugo), vključite obrazložitev ali razlago.
Zaključek
Zaključek e-poštnih sporočil je nekoliko drugačen od zaključka esejev. Namesto, da povzamete, o čemer ste že govorili, bi ga morali zaviti z akcijskimi koraki. Če vas zanima kava, predlagajte datum in uro. Če dobivate prispevek za projekt, opomnite kolega, kaj točno potrebujete in kdaj. In če samo posredujete informacije, opozorite svoj stik, da je dobrodošel, da pride k vam s kakršnimi koli vprašanji. Končno, vsaj v svojem začetnem e-poštnem sporočilu, vedno zaključite s pozdravom in celotnim podpisom.
Morda se zdi veliko, ampak kot sem rekel, ni treba dolgo. To je na primer e-poštno sporočilo, ki ga lahko pošljem nekomu, s katerim želim pograbiti kavo:
Hej Dave!
Tako lepo te je spoznati! Bilo je tako krasno klepetati z Alexom in ko je omenila, da te pozna, sem skočil nanj.
Všeč mi je, kar počnete v vaši družbi, in čudno bi bilo klepetati z vami o tem, kako razmišljate o spletnem založništvu, o vašem nedavnem preoblikovanju in drugih stvareh o delu, ki ga oba preživimo.
Ali menite, da bi imeli v prihodnjih tednih še malo časa za srečanje? Z veseljem bi švignili po vaših pisarnah ali popili kavo - kar je za vas najbolj prikladno!
Najboljši in vesel ponedeljek.
Erin
Toliko bolje kot "Hej Dave, hočeš kdaj privoščiti kavo?" prav?
Lektoriranje in preverjanje dejstev
Ko končate z vnašanjem e-pošte, je ne bi smeli samo pošiljati na svet. Vedno preberite e-poštna sporočila, vsaj enkrat. Poleg samo preverjanja osnovnih črkovalnih in slovničnih napak, preverjate tudi stvari, kot so črkovanja z imeni, dogodki, ki jih omenjate, ali datumi, ki jih omenjate. Naslavljanje na e-poštno sporočilo »Hej Jon«, ko bi moralo biti »Hej John«, se morda zdi majhna stvar, vendar bo vaš stik opazil - in prvi vtisi so zelo pomembni.
To je tudi dobra točka, da razmislite o tonu vaše e-pošte. Se sliši preveč poslovno, ko samo poskušaš biti prijazen? Ste preveč navdušeni nad klicaji in emotikoni na račun profesionalnosti? Poskusite stopiti korak nazaj in razmislite, kako bo nekdo prvič prebral e-poštno sporočilo nanj - in temu ustrezno prilagodite. Za posebno pomembna e-poštna sporočila tudi prosim nekoga drugega, naj ga pogleda po mojem - dodatni sklop uredniških oči še nikoli nikogar ni poškodoval.
Pomislite, kako bi se počutili, če bi šli v javnost
Preden začnete s pošiljanjem, razmislite, kako bi se počutili, če bi to e-poštno sporočilo prebral kdo, razen oseba, ki ji jo pošiljate. Kaj pa, če je nekako pristal v nabiralniku vašega šefa? Kaj pa, če se objavi na spletu? (Hej, zgodi se.) To je odlična končna kontrola črevesja, da se prepričate, da so vaša e-poštna sporočila zvesta spoštljiva in profesionalna ter da na koncu predstavljajo, kako želite sebe predstavljati svetu.
Vem, zveni veliko dela v enem e-poštnem sporočilu. Toda s številom slabih e-poštnih sporočil, ki jih dobimo vsak dan, bodo ljudje res opazili razliko, ko dobra oseba pristane v nabiralniku. In to bi lahko bila razlika med tem, da se prezreš in dobiš, kar hočeš.
