Noče se več noro nositi kavbojk na delovnem mestu ali po uru pograbiti pijače s šefom, toda ko gre za uporabo emojisov v e-pošti, linije postanejo nekoliko zamegljene.
Težko je krmariti po ocenah profesionalnega e-poštnega etiketa. Najverjetneje je to glavni način, kako se povežete s šefom in sodelavci (poleg tega veste tudi osebno). In to pomeni, da je vsako sporočilo, ki ga pošljete, priložnost, da naredite dober vtis … ali slabo.
Tukaj je devet pravil o delu, ki jih morate upoštevati - če želite ohraniti svoj spletni ugled nedotaknjen.
1. Začnite s trdno linijo predmeta
Če pošiljate e-pošto enemu od nadrejenih, ne pozabite, da ima v nabiralniku verjetno na stotine sporočil.
Kaj torej počne vaš šef z večino njih? Če jih želite izbrisati ali jih označite z zvezdico, jih pozneje (in jih dejansko nikoli ne preberite). To pomeni, da imate samo eno priložnost, da pritegnete njihovo pozornost: Zapeljiva vrstica lahko pomaga, da jo dejansko odprejo.
2. Pazi na svoje besede
Ste že kdaj prejeli besedilno sporočilo, ki se je končalo z obdobjem? Če je tako, ste verjetno mislili, da je oseba, ki vam jo je poslala, jezna na vas (čeprav so res samo poskušali uporabiti pravilno ločilo).
To je zato, ker vrste besed, ki jih uporabljate, lahko nekoga takoj pomirijo ali razburjajo. Izogibajte se uporabi besed, kot sta „hej“ ali „nujno“, in namesto tega uporabljajte „vi“ ali „danes“. (Zmedeno? Več obrazložitev spodaj.)
3. Pišite kot urednik
Morda ne pišete fakultetnega prispevka, vendar to ne pomeni, da se ne ocenjujete. Slaba slovnica, črkovalne napake in celo pomanjkanje uvoda, besedila in zaključka se slišijo, kot da poskušate priti v mapo »Prejeto«, ne pa biti odgovoren zaposleni.
4. Bodite vljudni s časom osebe
Če boste nekomu poslali e-poštno sporočilo, mu povejte, zakaj ga pošiljate.
Če na primer priložite predstavitev, jim natančno povejte, za kaj želite, da bodo naslednji koraki (Ali potrebujete njihovo odobritev? Ali želite, da dodajo diapozitiv?). Če greš nekoga v CC, mu povej, zakaj so bili vključeni.
5. Emojis uporabljajte previdno
Tukaj je nekaj o emojijih: niso jih vsi oboževalci. Tudi če delate v priložnostnem okolju, še vedno obstaja pomemben odstotek delovno aktivnega prebivalstva, ki jih gleda kot na neprofesionalne. Ne tvegajte, če niste prepričani, kako bo prejet.
6. Pritrdite prilogo
Zveni očitno, vendar smo bili vsi za to kršitev e-pošte krivi že večkrat.
Preverite, preden pritisnete send: Ali ste priložili prilogo, za katero ste rekli, da jo boste priložili? (Recite, da 10-krat hitro.)
7. Odjavite se z nohtov (brez običajnih "najboljših")
E-poštno sporočilo morate končati s podpisovanjem, vendar to ne pomeni, da morate na koncu vsakega sporočila reči "najboljše" ali "hvala" (zlasti če dejansko nimate za kaj hvaležni).
Namesto tega se odločite za pozdrav, ki je profesionalen in hkrati funkcionalen. Poskusite s spoštovanjem, »spoštljivo« ali »kmalu se pogovorim s tabo.«
8. Uporabite profesionalni podpis (tudi na telefonu)
Če ste pravkar ustvarili profesionalno, dobro napisano e-poštno sporočilo, zakaj bi ga želeli končati z napisom "Poslano iz mojega iPhonea"? Namesto tega izberite preprost, zanimiv podpis, ki vključuje vaš naslov, profile družabnih medijev, vaše spletno mesto in morda celo sliko vašega obraza.
9. Vedite, kdaj ne pošiljate e-pošte
Seveda, ne glede na to, kako dober je vaš etiket, je vse na nič, če pošljete po e-pošti nekaj, česar ne bi smeli biti.
Na primer, če potrebujete zelo hiter odziv nekoga, ga pokličite. In če želite od šefa zaprositi za povišico, načrtujte sestanek (tega pogovora ne želite imeti po e-pošti).
Dokler sledite tem devetim pravilom, boste skoraj vedno prebrali e-poštna sporočila in se nanje odzvali. In hej, lahko bi le naredil dober vtis na svojega šefa, ko ste na tem!
