Če imate v mapi »Prejeto« več kot en dan vredno sporočilo, »obravnava vsakega sporočila v trenutku, ko pride - pristop ne deluje zate.
Ni tvoja krivda. Ta pristop lahko deluje le za tiste, katerih edina naloga je čim hitreje odgovarjati e-poštnim sporočilom.
Na srečo nekoliko drugačen način omogoča neprekinjeno delo prek e-pošte, še vedno odgovorite v razumnem času, ne smete prekati e-poštnih sporočil po mesecih in se znebiti e-poštnega zaostanka.
Ostanite na vrhu e-pošte, tako da se ukvarjate z njim
Če želite dobiti oprijem na vaš e-poštni naslov:
- Vzemi si oči iz mape »Prejeto«.
- Prepričajte se, da sta samodejno preverjanje pošte in nova obvestila o pošti izklopljena.
- Obravnavajte vso pošto, ki je prispela včeraj, v toliko serijah, kot se vam zdi primerno.
- Čim manj serij, bolje. Če v eni od njih obravnavate vso včerajšnjo pošto, ste verjetno najmanjši čas in trud.
- Časovni razpored za obdelavo e-pošte.
- Obravnavajte sporočila v redu.
- Če sporočilo zahteva raziskovanje, razporedite to raziskavo za jutri, in pustite pošiljatelju vedeti, da se boste vrnili k njim. Če je potrebno več dela, razporedite v daljšem časovnem obdobju.
- Poskrbite, da boste našli izvorno sporočilo, ko bo delo opravljeno. Pošiljatelj in, kar je najpomembneje, datum, ki je naveden skupaj z nalogo, mora biti dovolj. V programu Mac OS X Mail lahko uporabljate tudi LinkABoo.
- Uporabite lahko pametno mapo, ki prikaže samo prispela sporočila včeraj, uporabite zastavice (npr. Dneve nalepk v izmenjanih barvah) ali pa se zanašajte na sortiranje po datumu prihoda.
- Časovno obdobje v medsebojnem poštnem sporočilu lahko preverite za vsa e-poštna sporočila, ki jih zahtevajo nujno ukrepanje.
Če vaše delo zahteva, obdelajte pošto pogosteje kot na dan, na primer trikrat dnevno. Kateri koli čas, ki ga izberete, je ključni element, da je seznam e-poštnih sporočil zaprt za nove vnose, medtem ko delate na njem.
Zakaj dnevna obdelava e-poštnega nabiralnika?
Razen če se pogosteje ukvarjate z e-pošto, vas vabim, da poskusite dnevno obdelati. Ima dodatne prednosti:
- Nihče ne zapusti precedenčnega odgovora, obveznosti, ki je ni mogoče izpolniti.
- Dnevni razpored je enostaven za shranjevanje in zapomniti.
- Za vsako vrsto sporočila lahko izberete popoln dnevni čas.
Ravnajte najprej z najpreprostejšimi e-poštnimi sporočili!
Tudi če to običajno ni vaš slog,
- poskusite najprej najti najpreprostejša sporočila.
Ko pridete do bolj zahtevnih e-poštnih sporočil, jih je stalen napredek že malo ublažil. Če ste hitro prebrali zapleteno, preden se odpravite z enostavno, ste nekaj časa preživeli z rešitvami.
Kaj če zamudim prazen prazen poštni predal?
Če zamudite nekaj dni zaradi potovanja ali praznikov, to ni nič takega.
- Obravnavajte e-poštna sporočila, kot če bi prišli včeraj.
Pogosto, skozi dva dneva ali celo teden e-pošte, ne porablja toliko časa in truda, kot je en dan.
Če je kup e-poštnih sporočil tako visok, da ga ne morete rešiti v enem dnevu, naj vam pomaga še ena strategija:
Kako izbrisati zaostanek e-pošte
Da se znebite zaostankov e-poštnih sporočil:
- Ustvarite novo mapo.
- Premaknite vsa izredna e-poštna sporočila iz mape »Prejeto« v to mapo.
- Vsak dan in pred karkoli drugega storite nekaj z vsaj eno od sporočil v zaostanku.
- Ni vam treba odgovoriti. Ni vam treba vložiti. Vendar storite nekaj. Poiščite spletno mesto, ki vam lahko na primer pomaga odgovoriti. Ali pa poiščite e-poštni naslov (ali številko) nekoga, ki bi vam lahko pomagal.
- V nekaj dneh boste to storili najmanj. Super! Na mnogih drugih boste v enem trenutku obravnavali kup sporočil. Super!
- Ravnajte z vsemi novimi sporočili, kot je opisano zgoraj.
