Vsi vemo, da je vodenje podjetja ena najtežjih koncertov naokoli. Ne glede na to, ali vodijo majhno podjetje ali večnacionalno korporacijo, morajo izvršni direktorji upravljati s časom, viri in številnimi zahtevami, medtem ko najdejo čas in prostor za sprejemanje odločitev in načrtov strategij, ki bodo določile potek njihovega poslovanja.
Kar pomeni, da so razvili nekaj glavnih sistemov in trikov, da bi povečali svojo produktivnost.
Zakaj torej ne moremo ukrasti nekaj potez iz njihovih zvezkov? Ne glede na to, ali si prizadevate voditi svoje podjetje ali želite biti bolj produktivni pri svojem trenutnem delu, si oglejte ta seznam nasvetov s strani CEO, ki jih lahko uporabite na vseh področjih svojega življenja.
1. Naredite odmor vsakih 90 minut
Tony Schwartz, predsednik Energetskega projekta, predlaga, da si vsakih 90 minut vzamete odmore, da povečate svojo produktivnost. Razlog? Človeška telesa imajo energijski cikel, ki deluje v 90-minutnih intervalih čez dan. Kadar nekaj ure delamo uro ali pol ali dlje, je naravno, da se bo naša stopnja budnosti znižala, naša pozornost pa bo zbadala ali se bomo počutili zaspano (ali začeli preverjati Twitter ali Facebook).
Protiintuitivna skrivnost trajnostnega odličnega delovanja je živeti kot sprinter. V praksi to pomeni, da zjutraj delate z največjo intenzivnostjo, ne več kot 90 minut, nato pa si vzamete odmor.
Ko se naslednjič zaslepijo oči, namesto, da posežete po še eni skodelici kave, za nekaj minut odstopite od svojega dela. Morda boste presenečeni, koliko boste končali na dolgi rok.
2. Bodite včasih neprekinjeni
Nič bolj neprijetnega je, kot da bi končno prišli v cono in delali na velikem projektu - in potem, ko vas prekine sodelavec ali šef, ki stopi do vaše mize. Še huje, raziskave kažejo, da lahko traja do 25 minut, da se po prekinitvi vrnemo na sled.
In prav zato je Andrew Marsh, predsednik uprave Fifth Column Games, razvil sistem, ki zagotavlja, da lahko vsi v njegovi pisarni delajo, ne da bi ga prekinili. S postavitvijo "stožca tišine" na mize imajo zaposleni oprijemljiv simbol, ki sporoča, da jih ne bi smeli motiti, razen če gre za nujne primere.
Konus tišine uporabljam, ko delam na kompleksnem projektu, na katerega se moram osredotočiti. Sposobnost intenzivnega fokusiranja brez prekinitve je dragoceno orodje za produktivnost za vse na igrah petih stolpcev.
Ne glede na to, ali se morate nekaj ur na dan osredotočiti na intenzivne naloge ali delate na velikem projektu, boste s sistemom, ki ljudi o tem obvešča, dobili navado, da vam pošljejo e-pošto za nujna opravila namesto da bi šli za mizo.
3. Upravljajte s svojo energijo, ne le s svojim časom
Veste, da je pomembno pametno načrtovati svoj čas, vendar je dejansko učinkovitejše tudi upravljanje z energijo. Naša lastna izvršna direktorica, soustanoviteljica Muse Kathryn Minshew, je ljubiteljica optimizacije svojega delovnega dne, tako da v svojih največjih urah opravi svoje najbolj intenzivne naloge, tiste zlate ure, ko je njena raven energije najvišja. Po drugi strani so sestanki nekaj, čemur se izogiba v teh urah in prihrani za druge čase dneva.
Ugotavljam, da mi je neizmerno koristno, da sem pozoren na to, kdaj sem najbolj produktiven (kakšne ure in pod kakšnimi pogoji) in to čas agresivno čuvam za osredotočeno delo.
Če ste jutranji človek, najprej opravite svoje najpomembnejše naloge in dolgočasne, nespametne naloge shranite za poznejši dan, ko vam energija upada. Niste prepričani, kakšne so vaše največje ure? Preizkusite energijsko preslikavo in tako izkoristite svoj delovni dan.
4. Ne bodite suženj e-pošte
Gina Trapani, ustanoviteljica podjetja ThinkUp, je ljubiteljica preverjanja e-pošte samo ob določenem času dneva. Zakaj? Namesto da bi imeli občutek, da se morate odzvati na e-poštna sporočila v trenutku, ko bodo prejeli mapo »Prejeto«, lahko prihranite čas in ostanete osredotočeni tako, da določite urnik za preverjanje in odgovarjanje na e-pošto (na primer enkrat zjutraj in enkrat ob koncu dneva ).
Izklopite Outlook, izklopite nova e-poštna obvestila na vašem BlackBerryju in storite vse, kar morate storiti, da zaustavite prekinitev e-pošte.
Glede na vaš položaj to morda ne bo videti, še posebej, če se vaš šef ali kolegi za vas hitro zanesejo. Morda pa boste presenečeni nad tem, kako podporni bodo ljudje glede vaše nove strategije produktivnosti, ko jim jo razložite. Tim Ferriss, avtor četrturnega delovnega tedna , predlaga sodelavcem po e-pošti, naj jih opozorijo na vaš novi urnik e-poštnih sporočil, in razloži, da je razlog za to povečanje vaše produktivnosti, in prosi, da vas pokličejo po nujnih zadevah. Prav tako lahko nastavite samodejni odzivnik s sporočilom, v katerem razloži, kdaj boste znova preverjali e-pošto in kako lahko ljudje stopijo v stik z vami, če je to medtem pomembno.
5. Naj bodo vaša e-poštna sporočila kratka in sladka
Direktorji nimajo časa za branje novih e-poštnih sporočil - ali pa jih tudi pišejo. Andrew Torba, soustanovitelj Kuhcoona, celo gre tako daleč, da včasih napiše e-poštna sporočila z eno besedo in predlaga, da se vaša e-poštna sporočila obravnavajo, kot da imajo enako omejitev s 140 znaki na Twitterju.
Izzivajte, da kritično in učinkovito razmišljate pri povezovanju po e-pošti ali kateri koli drugi obliki komunikacije.
S tem, da bodo e-poštna sporočila kratka in natančna, boste ne le prihranili veliko časa za pisanje, temveč boste sodelavcem prihranili tudi veliko časa za branje. Če je vaša težava zapletena za kratek e-poštni naslov, je lahko načrtovanje kratkega (5–10 minutnih) telefonskih klicev veliko bolj učinkovito kot dolgotrajna izmenjava e-poštnih sporočil.
6. delegat, delegat, delegat
Preprosto vas prevzame občutek, da morate vse narediti sami. Odstopanje pa je eden najboljših načinov za upravljanje vašega časa. Prenos projektov drugim članom ekipe vam olajša obremenitev in vam omogoča, da se osredotočite na projekte, ki jih najbolje opravljate. Podjetnik Daniel Tan Kh naredi ta korak naprej in svetuje, da ne samo prenese naloge, ampak resnično zaupa, da bo novi lastnik prevzel vso odgovornost za njihovo izvedbo.
Delegacija je najpomembnejše gorivo za produktivnost.
Razveljavitev ne pomeni, da bi se radi izognili svojemu delu - če pa imate preveč na svojem krožniku, lahko prenos ene od nalog na drugega člana vaše ekipe pomaga posvetiti več pozornosti vašim bolj perečim projektom. Nimate sodelavca, ki bi lahko prevzel vašo nalogo? Matt DeCelles, serijski podjetnik, predlaga, da svoje strašne naloge odda zunanji izvajalec na Fiverr.com.
Obravnava seznama opravil se včasih zdi nemogoča, toda če poskušate te majhne spremembe narediti od mojstrov, boste presenečeni nad tem, koliko lahko dosežete med delovnim dnem.
