Skupni poštni predal svojim strankam, dobaviteljem in drugim omogoča pošiljanje e-pošte na osrednji naslov, kjer lahko vsi v ekipi vidijo in odgovarjajo na ta sporočila.
Kaj je poštni predalo v skupni rabi v storitvi Office?
Eden izmed najučinkovitejših načinov za skupno rabo e-poštnih sporočil s skupino ljudi je nastavitev skupnega nabiralnika Office 365. S skupnim poštnim nabiralnikom ima vsaka oseba, dodeljena poštnemu nabiralniku, popoln dostop do sporočil. Preberejo vhodna e-poštna sporočila, odgovorijo na sporočila, posredujejo sporočila in si ogledajo, kako so se drugi odzvali na dohodno pošto.
Ko se član skupine odzove na e-poštno sporočilo iz skupnega nabiralnika, se e-poštno sporočilo pošlje z naslova skupnega poštnega predala, ne z njenega e-poštnega naslova. Prejemnik e-poštnega sporočila vidi le naslov deljenega poštnega nabiralnika. S tem posamični e-poštni naslov vašega zaposlenega ostane zaupen in svojim podjetjem daje strokovni videz.
Vaša organizacija lahko ustvari toliko poštnih predalov, kot jih potrebujete. V skupnih nabiralnikih nimate uporabniških imen ali gesel. V skupni poštni predal ne potrebujete licence za Office 365, vendar mora imeti vsak uporabnik, ki je dodeljen nabiralniku, naročnino za Office 365.
Zakaj uporabljati Office Shared Mailbox?
Dobri primeri učinkovite uporabe skupnega nabiralnika so službe za podporo strankam, človeške vire ali trženje, ki želijo odgovoriti na naslednja razpoložljiva članska ekipa. Vsaka oseba, ki je dodeljena skupnemu nabiralniku, lahko vidi in odgovori na vsako sporočilo v tem nabiralniku.
Delo s skupnim poštnim nabiralnikom Office 365 ni le e-pošta. Gre za pomoč ljudem v vaši organizaciji za učinkovitejše delo. Skupaj s skupnim poštnim nabiralnikom bodo vaše ekipe imele dostop do skupnega seznama stikov in skupnega koledarja. S skupnim seznamom stikov imajo vsi v skupini dostop do pomembnih e-poštnih naslovov. Z deljenim koledarjem lahko člani skupine vnesejo sestanke na osrednji lokaciji, ki jo lahko vidijo vsi v skupini.
Nastavite skupni nabiralnik
Administrator vaše naročnine v Officeu lahko nastavi samo skupne poštne predale za Office 365.
Upoštevajte ta navodila za nastavitev skupnega nabiralnika:
- Prijavite se v skrbniško središče Office 365 s svojim skrbniškim računom.
- Izberite Skupine> Skupni nabiralnik.
- Izberite Dodajanje nabiralnika.
- Na strani Dodaj pošto vnesite ime za skupni nabiralnik v polje Ime. Alias vzdevek se samodejno ustvari v polje Email, vendar ga lahko spremenite na drugačen. Ko poimenujete skupni nabiralnik, izberite Dodaj ustvariti nabiralnik.
- V naslednjem koraku izberite Dodajte člane v ta poštni nabiralnik.
- Na strani s člani v skupni poštni predal izberite Dodaj člane.
- Postavite kljukico poleg tistih, ki bodo imeli dostop do skupnega nabiralnika. Če na seznamu ne vidite imena osebe, vnesite svoje ime v polje za iskanje. Ko končate, izberite Shrani.
Shrani poslano e-pošto v skupni nabiralnik
Ko nekdo pošlje e-poštno sporočilo iz skupnega nabiralnika, se kopija tega sporočila shrani v mapo Poslani predmeti, ne pa v skupni nabiralnik. Če želite, da se ta e-poštna sporočila shranijo v skupni nabiralnik, uredite nastavitve skupnega nabiralnika.
To storite tako, da shranite poslana e-poštna sporočila v skupni nabiralnik:
- Izberite Skupine> Skupni nabiralnik.
- Izberite skupni nabiralnik.
- Izberite Uredi poleg nastavitve Poslani predmeti.
- Na strani Poslani predmeti premaknite drsnik v položaj On (Vključeno), če želite kopirati predmete, ki so bili poslani kot ta poštni nabiralnik in Kopiraj elemente, poslane v imenu tega nabiralnika. Ko končate, izberite Shrani.
Uporabite skupni nabiralnik v Outlook 2016, Outlook 2013 in Outlook 2010
Ko skrbnik vaše organizacije nastavi skupni poštni predal, svojim uporabnikom ni treba storiti ničesar, da bi prikazali skupni poštni predal v namizni različici programa Outlook. Skupni nabiralnik se bo samodejno prikazal v podoknu mape.
Če želite poslati e-poštno sporočilo iz skupnega nabiralnika:
- Odpri Outlook.
- Izberite nova elektronska pošta ustvariti novo sporočilo.
- Izberite Od in izberite skupni nabiralnik.
- Vnesite sporočilo in izberite Pošlji.
Dostopajte do skupnega nabiralnika v Outlooku na spletu
Če želite v spletnem brskalniku delati s skupnim poštnim nabiralnikom, ga boste morali dodati ročno.
Dodajanje skupnega nabiralnika v spletno različico Outlooka:
- Prijavite se v svoj račun Office 365 in izberite Outlook app.
- V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite ime nabiralnika in izberite Dodaj skupni mapi.
- V Ljubljani Dodaj skupni mapi v pogovornem oknu vnesite e-poštni naslov v skupni poštni predal in nato izberite Dodaj.
Shared Mailboxes in Outlook Mobile App
V aplikaciji za mobilne naprave Outlook se ne prikažejo poštni predali v skupni rabi. To pomeni, da če želite, da od svojega pametnega telefona dostopate do skupnega nabiralnika, boste morali odpreti brskalnik in uporabiti Outlook na spletu.
Opazili boste majhno razliko v tem, kako delate z vašim posameznim e-poštnim računom v programu Outlook in v skupni poštni predal. S skupnim poštnim nabiralnikom boste vi in vaši člani skupine delali bolje skupaj, da bi odgovorili na e-poštna sporočila vaših strank, dobaviteljev, prodajalcev in drugih.
