Pošiljanje e-pošte je najlažji in najmanj vsiljiv način pošiljanja zahtevkov v skupinah. A ravno zato, ker je elektronska pošta tako preprosta, da je lahko popolna izguba časa. Če izpustite nejasen e-poštni naslov, ki prejemnikom ne bo jasno povedal, kaj naj storijo ali zakaj je vaša zahteva pomembna, bo vsem ustvarilo več dela.
Najučinkovitejša e-poštna sporočila obravnavajo zadevo kot ID klicatelja in uporabljajo besede, ki pridejo do točke takoj.
Tukaj je nekaj doslov in ne dovoljenja za izbiro besed, ki bodo vaše sporočilo jasno prenesle in preprečevale, da bi vaši sodelavci motili (ali zmedli):
1. Ko je treba opraviti naloge
Ne piši: itd
Ali napišite: The, This ali These
Vaši učitelji v gimnaziji so imeli prav - bodite natančni! Tudi če je vaše e-poštno sporočilo po nedavnem pogovoru ali sestanku, ga boste verjetno prijavili pozneje. Ko je vaš prejemnik pripravljen prebrati, ogled „Nadaljnje spremljanje osebja itd.“ Ne bo v pomoč. Namesto tega bodite jasni, kaj potrebujete, in napišite: "Rešite ta vprašanja s sestanka osebja" ali "Poročilo, o katerem smo razpravljali na sestanku osebja." Razmislite o svoji temi, kot je, da predhodno napišete element seznama opravil, tako da je v tem polju enostavno da se preveri.
2. Ko delite drugo e-pošto
Ne napišite: "FWD:"
Ali napišite: Pomoč
Ta me vedno znova pomisli na 90. leta, ko je bilo običajno videti e-pošto, ki je šla nekako takole: "Fwd: fwd: fwd: fw: Pošljite to 10 ljudem in to bo vaš srečen dan!" pošiljate verižna pisma v službi (resno, ne), verjetno samo delite nekaj, kar je nekdo drug napisal, da želite, da vaš sodelavec nekaj prebere ali naredi. V tem primeru ji naredite uslugo in napišite "Ali mi lahko pomagate razvozlati?" Ali "Videti je, da stranka potrebuje pomoč." veliko boljše mesto, če želite, da ga hitro opazite.
3. Ko poskušate biti osebni
Ne piši: Hej
Ali napišite: Vi
Pošiljanje '' Hej '' v vrstici z naslovom e-poštnega sporočila je ista stvar kot pošiljanje sporočila "Moramo govoriti" prijatelju ali nekomu, ki ga poznate. Ne delaj! Prejemnika boste naredili sumljivega do tistega, kar bo sledilo, in morda boste na odgovor čakali nekaj časa, ker se morda nikoli ne odpre. Ker boste morda morali klepetati o nečem osebnem ali zasebnem, poskusite »Kdaj imate čas za 15-minutni klepet?« Ta pristop se odreže in daje prejemniku moč, da izbere čas, ki mu ustreza. .
4. Ko ga zdaj potrebujete
Ne piši: Nujno
Pišite: Danes
Ko je časa malo in je pritisk visok, je "nujna" beseda, ki lahko povzroči samo paniko. In panika je zadnja stvar, ki bi jo morala storiti oseba, odgovorna za neko nalogo. Če imate dovolj časa, da prepoznate potrebo in pošljete e-poštno sporočilo, imate tudi čas, da predhodno obvestite, da je "To mora biti vaša prva prioriteta danes." Če je to resnično nujno, se obrnite na telefonski klic ali osebni obisk. namesto tega.
5. In še en bonus bonus
Nenazadnje gre za besedno zvezo, za katero vsi govorimo, da prekine e-poštna sporočila, vendar jo lahko redko uporabimo za nagovor svojih sodelavcev: "Hvala." Kratko, preprosto sporočilo zahvale bo krepilo vezi med vami in člani vaše ekipe. Piše, da prepoznate njihov trud in cenite njihove vloge. In zagotovo premaga padec zaupanja.
