Ali je v svetu preobremenjenosti e-pošte res presenečenje, da se naše osebnosti podajajo na način, kako se odzivamo na sporočila?
Mogoče se vaš šef, tisti, ki se sprašuje, ali je injekcijski espresso stvar, lahko v nekaj sekundah, ko odbijete "pošljete", odgovori nazaj, zaradi česar se boste spraševali, če je kdaj preživel trenutek brez priključka.
Čeprav imate radi neposrednost njegovih odzivov, pa tudi veste, da njegovega stila kljub vašim najboljšim namenom ne morete usvojiti. In to zato, ker ste metodična in vztrajna oseba - kar se pretvori v vašo osebno mapo s prejeto pošto.
Vas zanima, kje spadate v svet osebnosti e-pošte? Tu je pet najpogostejših vrst, na katere boste naleteli v kateri koli prejeti pošti. Morda se boste videli?
1. Demon hitrosti
Znani ste kot oseba, ki nikogar nikoli ne pusti, da visi - niti za eno uro (razen če ste seveda na kosilu, toda tudi takrat so vaše oči prilepljene na telefon). Takoj, ko pride e-poštno sporočilo, ste na njem in prepirate odgovor.
Čeprav je super, da ste na vrhu svojih sporočil, če ga uporabljate kot nadomestek za resnično delo, ki se mu izogibate, je to težava. Zadovoljiti je, da počistite čakalno vrsto, če pa se osem ur pozneje še vedno ujamete v mapo »Prejeto«, boste morda zasvojeni z lažjo nalogo odstranjevanja odgovorov, namesto da bi se potapljali v resnično delo, ki zahteva resnične možganske moči.
2. Duh
Oh, kako bi rad rekel, da "ghosting" obstaja samo pri zmenkih, resnica pa je, da je ta praksa precej pogosta tudi v strokovnih krogih; pravzaprav traja, dokler si dopisujemo med seboj. Zdaj pa z vsemi digitalnimi stvarmi in s tem takoj, ne morete kriviti pomanjkanja odgovora na manjkajoči poštni tovornjak ali celo slabe klicne povezave - to le niso zakoniti izgovori.
Krivite ste, če ste oseba, ki bi raje pustila e-poštna sporočila - zlasti tista, na katera niste prepričani, kako odgovoriti -, da bodo v mapi »Prejeto« odšli. Ne zavajajte se, če razmišljate, da bi kdo kupil vašo "slučajno sem jo pustil v mapi osnutkov".
Zato bom povedal, kar si verjetno želijo, da bi vam rekli vaši sodelavci: Vsak odziv, (pa skoraj vsak), je boljši od popolne radijske tišine. Tudi hitra opomba: »Sporočim svoje sporočilo, se ukvarjam s podrobnostmi!« Je bolje, kot da se vaš tim vpraša, ali je njihovo vprašanje padlo v popolno črno luknjo.
3. Vključilec nesreče
Vedno je nekaj v novicah o odzivih - vse, kar je katastrofalno. In če ste za to krivi enkrat ali dvakrat, nič hudega.
Ko pa svojo ekipo zavežete v vse, kar prejmete, ne da bi preverili, ali je dejansko pomemben za vaše sodelavce, tvegate, da ne le nadlegujete svoje sodelavce, ampak tudi izgubite ustreznost.
Medtem ko ste pridni in previdni, da ves čas poskušate vključiti vse, upoštevajte dejstvo, da bi veliko ljudi raje pozneje pripeljali do hitrosti, ko je to potrebno, da dejansko prispevajo.
4. Odsotnik
Mogoče vam je všeč, da imate nekaj skrivnosti glede svojega kraja. Lahko pa ste preprosto krivi, da ste pozabili vklopiti in izklopiti samodejni odzivnik. Ne glede na to, zaradi pogostih počitnic, bolniških dni ali nejasno opredeljenih odsotnosti so kolegi ljubosumni, frustrirani ali popolnoma naveličani. Ko sodelavci zagledajo samodejni odziv - spet! - bodo prisiljeni preskočiti, da prosijo za vaš prispevek, in se premakniti na naslednjo osebo.
Če želite povečati zaupanje in spoštovanje svojih sodelavcev, si naredite uslugo in dvakrat premislite, preden postavite odvečen odvečni odgovor. Mogoče je vaš popravek prilagoditev sporočila glede na vaše točno stanje in ohranjanje časovnega obdobja samodejnega odziva na absolutni minimum.
5. Napaka
»Ojoj, oprostite! Tukaj je priloga. "
Zveni znano? Mogoče ste le hitri in ne morete pomagati odpustiti e-poštnega sporočila, šele ko boste pozneje spoznali, da ste pozabili na pomemben korak, na katerega ste opomnili, ko vas šest sodelavcev pingira po drsni plošči, ki ste jo pozabili dodaj.
In pogosto se znajdete s 65 različnimi verigami e-poštnih sporočil, ker ste pozabili odgovoriti na dve od treh vprašanj svojega nadzornika ali zadnje vprašanje pustite v anketi HR.
Ko potrkate te odgovore, je treba preveriti potrebo po hitrosti na pregovornih vratih. Samo zato, ker poskušate izbiti vrata, še ne pomeni, da je treba hititi in nato odvrniti lahke odgovore. Ali sodelavci (in vaša pošta) prejemate uslugo in trikrat preverite, ali ste odgovorili na vsako vprašanje, in priložite vse ustrezne dokumente, preden pošljete odgovor.
Mogoče ste morda uspeli na tem seznamu in lahko za vsako vrsto imenujete sodelavca (ali šefa), ne pa tudi sebe. No, čestitke! Izognili ste se nekaterim bolj pogostim navadam in to je razlog, da se udarite po hrbtu.
Preden pa se popolnoma spustite, se ne pozabite na nekaj manjših stvari, zaradi katerih boste lahko videti nenamerno manj samozavestni ali bolj nesramni, kot nameravate. Nihče ne pričakuje, da boste superzvezdnik po e-pošti, vendar obstaja veliko razlogov, da se poskušate izboljšati, še posebej, ko opazite svoje napačne navade.
