Vsake toliko časa bom prejel eno od teh e-poštnih sporočil, zaradi katerih sem si rekel: "Ane?" Moj obraz se spremeni v izraz velike zmede in nisem povsem prepričan, kaj naj odgovorim. Iz dolžine ali vsebine e-poštnega sporočila lahko povem, da je potreben odgovor, vendar je nekaj o sporočilu celo začelo odziv na velik glavobol.
Za tiste dni, ko se srečujete s podobno zagonetko, je tu moj nasvet: Ne vtikajte se nečutnega e-poštnega sporočila in ga vrzite nazaj na sodišče druge osebe.
Da vam pomagam, sem sestavil svoje predlagane odgovore na štiri najpogostejše vrste zmede e-poštnih sporočil, ki jih prejmem.
1. Rambing Non-Ask
Ta vrsta e-pošte je najhujši prestopnik. Običajno precej dolg, z veliko podrobnostmi, je raztreseno e-poštno sporočilo, ki ne zahteva, pogosto nestrukturirano - in ni jasno, kaj pošiljatelj resnično išče. Ponovno ga preberete (nato ga ponovno preberete, potem ko spijete kavo) in se zavedate, da to niso vaši nejasni možgani - gre za neko resno nejasno komunikacijo.
Tvoj odgovor
3. Seznam perila
Ta vrsta e-poštnih sporočil pogosto vključuje nori seznam točk, akcijskih elementov, vprašanj in komentarjev - ter bo potreboval veliko časa, da ne le prebrodim, ampak odgovorim. Vaš pristop mora biti nekoliko drugačen, odvisno od tega, ali ima pošiljatelj pooblastilo, da vam delo dodelite ali ne, vendar tako ali tako prosite njega ali njo, naj prednostno razdeli in razdeli delo.
Vaš odgovor (če je nekdo tisti, ki vam lahko dodeli delo)
Vaš odgovor (če gre za nekoga, ki vam ne bi smel dodeliti dela)
4. Hladna e-pošta za nasvet
Ta vrsta e-pošte je tista, na katero pogosto želite odgovoriti, saj želite pomagati drugim, ki prosijo za pomoč, vendar nekateri bolje vprašajo za nasvet kot drugi. Kadar vas e-poštni naslov e-pošte naprosi, da vprašate za nekaj nejasnega ali še huje, če želite odgovoriti na več vprašanj kot na prijavo na fakulteto, pomislite, ali ga boste morali preučiti.
Tvoj odgovor
Skratka, ne delajte, da bi kdo drug sporočil svoje potrebe, naj vam več dela (ali stresa) pade na krožnik. Z malo natančnosti lahko breme razumevanja in določanja prednosti e-poštnih sporočil premaknete nazaj na sodišče pošiljatelja, s čimer skrajšate čas odziva in vam prihranite velik glavobol v postopku!
